Вас интересуют советы о том, как добиться успеха в вашей организации? В то время как методы и подходы к анализу производительности различаются от организации к организации, существуют универсальные принципы того, как говорить с сотрудником о его или ее производительности.
Будь то обзор производительности, совещание по корректировке заработной платы или реализация плана повышения производительности (PIP), эти советы помогут вам более уверенно вести совещание.
Эти советы применимы в ваших ежедневных беседах с сотрудниками. Они также имеют решающее значение на ваших периодических официальных встречах с сотрудниками для обсуждения рабочих целей и производительности. Эти десять советов помогут вам сделать обзоры производительности позитивными и мотивационными. Они улучшат, а не снизят вашу способность взаимодействовать с подчиненными.
Советы по обзору производительности
Сотрудник никогда не должен впервые слышать о положительной производительности или производительности, нуждающейся в улучшении, на вашем официальном собрании по обсуждению производительности, если только это не новая информация или вдумчивое понимание. Эффективные менеджеры регулярно обсуждают как положительные результаты, так и области для улучшения, даже ежедневно или еженедельно, с подчиненными. Стремитесь к тому, чтобы в содержании обсуждения обзора производительности вновь подчеркивались критические моменты.
Обзор производительности рекомендуется на регулярной основе
В целях обеспечения регулярной обратной связи обзоры эффективности не проводятся ежегодно. Рекомендуется проводить ежеквартальные встречи с сотрудниками. В одной компании среднего размера планирование и оценка работы происходят два раза в год. Планирование развития карьеры для сотрудников также запланировано два раза в год, поэтому сотрудник официально обсуждает свою работу и карьеру со своим руководителем не менее четырех раз в год.
Постановка целей — важный компонент
Какими бы ни были компоненты вашего процесса оценки эффективности, первым шагом является постановка целей. Крайне важно, чтобы сотрудник точно знал, чего от него ожидают. Ваши периодические обсуждения производительности должны быть сосредоточены на этих важных частях работы сотрудника.
Вам необходимо задокументировать этот рабочий план: цели и ожидания в формате рабочего плана или рабочих ожиданий, или в формате вашего работодателя. Без письменного соглашения и общей картины целей работника успех работника маловероятен.
Уточните, как вы будете оценивать производительность
Во время подготовки и постановки целей вам нужно четко определить, как вы будете оценивать работу сотрудника. Опишите, чего именно вы ждете от сотрудника и как именно вы будете оценивать его работу. Обсудите с сотрудником его или ее роль в процессе оценки. Если процесс оценки эффективности вашей организации включает самооценку сотрудников, поделитесь формой и расскажите о том, что влечет за собой самооценка.
Совместное использование формата обзора производительности
Убедитесь, что вы также предоставили сотруднику формат оценки эффективности, чтобы он или она не были удивлены окончанием периода времени оценки эффективности. Важным компонентом этого обсуждения оценки является обсуждение с сотрудником того, как ваша организация будет оценивать производительность.
Сотрудник должен понимать, что если он или она сделает то, что ожидается, он будет считаться эффективным сотрудником. В некоторых организациях, которые ранжируют сотрудников, это эквивалентно трем по пятибалльной шкале. Сотрудник должен делать больше, чем просто работать, чтобы считаться выдающимся сотрудником.
Документооборот в течение года
Избегайте эффекта рогов и ореола, когда все, что обсуждается на собрании, связано с положительными и отрицательными недавними событиями. Недавние события влияют на ваше суждение о работе сотрудника. Вместо этого вы несете ответственность за документирование положительных событий, таких как завершенные проекты, и отрицательных событий, таких как пропущенный срок, в течение всего периода времени, охватываемого обзором эффективности. Вы должны делать эти записи в течение года, чтобы объективно оценить работу сотрудника.
В некоторых организациях они называются критическими отчетами об инцидентах. Попросите сотрудника сделать то же самое, чтобы вместе вы разработали всесторонний взгляд на производительность сотрудника за период времени, охватываемый вашим обсуждением.
Запрашивать обратную связь
Получите обратную связь от коллег, которые тесно сотрудничали с сотрудником. Иногда это называют 360-градусной обратной связью, потому что вы получаете обратную связь для сотрудника от его начальника, коллег и любого подотчетного персонала, вы используете обратную связь, чтобы расширить информацию о производительности, которую вы предоставляете сотруднику.
Начните с неформальных бесед, чтобы получить обратную связь. Рассмотрите возможность разработки формата, чтобы обратную связь было легко усвоить и поделиться с менеджером. Если в вашей компании используется форма, которую вы заполняете до собрания, перед собранием дайте сотруднику оценку эффективности. Это позволяет сотруднице переварить содержание до того, как она обсудит детали с вами. Этот простой жест может убрать много эмоций и драматизма с собрания по оценке эффективности.
Подготовка к обсуждению
Подготовьтесь к разговору с сотрудником. Никогда не приступайте к обзору производительности без подготовки. Если вы это сделаете, обзоры производительности провалятся. Вы упустите ключевые возможности для обратной связи и улучшений, а сотрудник не будет воодушевлен своими успехами. Документация, которую вы хранили в течение периода оценки эффективности, хорошо помогает вам при подготовке к оценке эффективности сотрудника.
Практикуйте подходы с HR
При необходимости отработайте подходы с вашим персоналом отдела кадров, коллегой или вашим руководителем. Делайте заметки с основными моментами обратной связи. Включите пункты, которые четко иллюстрируют то, что вы планируете донести до сотрудника. Чем больше вы сможете определить закономерности и привести примеры, тем лучше сотрудник поймет обратную связь и сможет действовать в соответствии с ней.
Встреча с сотрудником
Когда вы встречаетесь с сотрудником, уделите время положительным аспектам его работы. В большинстве случаев обсуждение положительных составляющих деятельности сотрудника должно занимать больше времени, чем обсуждение отрицательных составляющих.
Для ваших сотрудников с эффективностью выше среднего и ваших эффективных сотрудников положительная обратная связь и обсуждение того, как сотрудник может продолжать повышать свою производительность, должны составлять большую часть обсуждения. Сотрудник найдет это полезным и мотивирующим.
Ни один сотрудник не может быть полностью отрицательным — если да, то почему он все еще работает в вашей организации? Но не пренебрегайте и областями, которые нуждаются в улучшении. Говорите прямо с неэффективным сотрудником, не стесняйтесь в выражениях. Если вы не будете прямолинейны, сотрудник не поймет серьезности ситуации с производительностью. Используйте примеры из всего периода времени, охваченного обзором производительности.
Разговор — ключ к продуктивному совещанию
От того, в каком духе вы подойдете к этому разговору, будет зависеть его эффективность. Если ваше намерение искренне помочь сотруднику стать лучше, и у вас с ним хорошие отношения, разговор будет проще и эффективнее.
Сотрудник должен верить, что вы хотите помочь ему улучшить свою работу. Сотрудник должен услышать, как вы говорите, что уверены в его способности совершенствоваться. Это помогает им поверить, что у них есть возможность и поддержка, необходимые для улучшения.
Разговор — это ключевое слово, когда вы определяете собрание по обзору производительности. Если все говорите вы сами или встреча превращается в лекцию, оценка эффективности будет менее эффективной. Сотрудник будет чувствовать, что на него кричат и обращаются несправедливо. Это не то, что вы хотите, чтобы сотрудники чувствовали, оставляя отзывы о своей работе.
Задайте вопрос, чтобы сделать встречу мотивационной
Вам нужен сотрудник, который мотивирован и воодушевлен своей способностью продолжать расти, развиваться и вносить свой вклад. Стремитесь к совещаниям по оценке эффективности, на которых сотрудник говорит более половины времени. Вы можете поддержать этот разговор, задавая вопросы, подобные этим.
- Что, по вашему мнению, будет самым сложным в ваших целях на этот квартал?
- Какую поддержку может оказать вам департамент, чтобы помочь вам достичь этих целей?
- Каковы ваши надежды на ваши достижения в нашей компании в этом году?
- Как я могу быть лучшим менеджером для вас?
- Как часто вы хотели бы получать обратную связь?
- Какой график мы можем составить, чтобы вы не чувствовали себя микроуправлением, но при этом я получал необходимую мне обратную связь о вашем прогрессе в достижении ваших целей?
- Какая повестка дня была бы полезной для наших еженедельных встреч один на один?
Заключение
Если вы примете эти советы по оценке эффективности близко к сердцу и будете практиковать их на собраниях по оценке эффективности, вы разработаете важный инструмент для своего набора управленческих инструментов. Анализ производительности может улучшить ваши отношения с сотрудниками, повысить производительность вашей организации и значительно улучшить взаимодействие между сотрудниками и менеджерами, что является благом для клиентов и рабочих отношений.
