Офис-менеджеры часто контролируют сотрудников, а также ведут учет и контролируют работу, которая обычно выполняется в офисе. Навыки, включенные в примерное резюме офис-менеджера, включают предоставление упорядоченного оперативного руководства и административной поддержки творческим консультантам из 40 сотрудников, а также разработку, внедрение и управление процедурами безопасности. В то время как сертификат или степень младшего специалиста часто требуются в резюме офис-менеджеров, большинство работодателей обычно предпочитают степень бакалавра.
Офис-менеджер
Работал вместе с деловыми партнерами, чтобы сформировать успешный малый интернет-бизнес.
- На пике бизнеса объем продаж составлял один миллион долларов в год.
- Наемные и управляемые сотрудники.
- Налажены деловые отношения с поставщиками и транспортными компаниями.
- Занимался всеми закупками, инвентаризацией и заключением договоров с поставщиками.
- Управление потребительскими продажами и коммерческими продажами.
- Создание и контроль рекламных кампаний в Интернете.
- Разработан и поддерживается веб-сайт, интернет-магазин и система обработки заказов.
Офис-менеджер
Обрабатывал более 200 счетов с кредиторской задолженностью, чтобы гарантировать, что они были оплачены своевременно
- Еженедельный расчет заработной платы более 100 сотрудников.
- Гарантия того, что клиентам и поставщикам было комфортно при входе в здание, отвечая их потребностям и ожиданиям.
- Запланированные встречи с поставщиками и направление их в соответствующие области
- Помощь в выполнении обязанностей отдела кадров, включая новые пакеты найма
- Ответил на многоканальную телефонную систему и заказал канцелярские товары, чтобы обеспечить достаточный запас
- Помощь отделу продаж с различными задачами по мере необходимости
Офис-менеджер
Контролировать работу офисных и административных сотрудников для обеспечения соблюдения стандартов качества, сроков и надлежащих процедур
- Обеспечивал эффективное и профессиональное административное и канцелярское обслуживание коллег и руководителей; обеспечивает отличное обслуживание внешних и внутренних клиентов
- Инвентаризация оборудования, плановое техническое обслуживание, ведение переписки с клиентами.
- Управлял положениями контрактов, счетами-фактурами и предоставлял сметы клиентам
- Предоставление сотрудникам рекомендаций по решению трудных или сложных проблем или разрешению эскалированных жалоб.
Обязанности и ответственность офис-менеджера
Хотя повседневные обязанности офицера-менеджера определяются его работодателем, с этой ролью связано много основных задач. Судя по спискам, которые мы проанализировали, эти обязанности являются общими:
Управление персоналом
менеджеры операционного офиса контролируют все аспекты работы офиса. Это включает в себя контроль, наставничество, обучение и инструктаж административного персонала, а также делегирование заданий для обеспечения максимальной производительности.
Обеспечить административную поддержку
Офис-менеджер обычно отвечает за обслуживание, организацию почтовых отправлений и отгрузок, заказ расходных материалов и оборудования и другие задачи. Они также могут планировать встречи и создавать презентации для руководителей по мере необходимости.
Управление политиками офиса
Менеджеры офисов обычно отвечают за разработку и внедрение политик офиса, устанавливая процедуры и стандарты для управления операциями.
Надзор за бюджетом офиса
Руководители офиса обеспечивают достижение финансовых целей путем подготовки годовых бюджетов, планирования расходов, анализа отклонений и внесения любых необходимых исправлений.
Управление объектами
Важной частью роли офис-менеджера является общее содержание объекта. Они регулярно проверяют здание на безопасность, проверяют двери и проверяют, работают ли такие устройства, как камеры и мониторы. Они могут устранять простые проблемы самостоятельно, но для решения более сложных проблем необходимо обращаться к соответствующим техническим специалистам.
Навыки и квалификация офис-менеджера
Офис-менеджеры любят помогать другим. Они энергичны, ориентированы на детали и имеют опыт руководства и надзора за другими. Работодатели отдают предпочтение кандидатам, обладающим следующими способностями:
- Коммуникативные навыки— управление объектом требует взаимодействия и слаженной работы с большой командой вспомогательного персонала. Офицеры-менеджеры должны быть сильными и умелыми коммуникаторами, особенно при разрешении конфликтов. Сильные письменные коммуникативные навыки также важны для этой роли, особенно при разработке изменений в процессах и офисных политиках.
- Внимание к деталям— многие административные задачи, возлагаемые на офис-менеджеров, требуют высокого уровня детализации и организации; им также должно быть комфортно работать в многозадачном режиме, даже если внимательно следить за мелкими деталями.
- Адаптивность— офис-менеджеры являются центральными членами нескольких команд и поэтому должны быть гибкими, адаптируемыми и удобными для работы в матричной среде.
- Навыки решения проблем— работа офис-менеджера заключается в решении проблем на рабочем месте, поэтому они должны быть в состоянии исследовать, решать вопросы и решать их эффективно.
Обучение и подготовка офис-менеджеров
Степень младшего специалиста обычно требуется для офис-менеджеров. Некоторые работодатели предпочитают степень бакалавра, но она не всегда обязательна. Большинство работодателей также предпочитают предыдущий опыт работы офис-менеджером или на аналогичной должности. Практически всегда работодатели предлагают практическое обучение, особенно для конкретных процессов и программного обеспечения, используемого нанимающей компанией.
