Сотрудники административной поддержки помогают руководителям в их повседневной деятельности и следят за тем, чтобы бизнес-операции были хорошо организованы. Их обязанности канцелярские и административные, и они также могут нести ответственность за внедрение новых процедур. Судя по нашим образцам резюме, наиболее востребованными активами административной поддержки являются навыки межличностного общения и общения, владение компьютером, знакомство с офисной работой, проактивное отношение и внимание к деталям. Те, кто хочет работать в роли административной поддержки, должны иметь возможность отображать в своих резюме степень делового администрирования или иметь образование в смежной области.
Административная поддержка
Работал временным работником, выполняя различные задания в нескольких компаниях по мере необходимости. Помощь в отделе кадров, отделе льгот и других административных должностях.
Полученные результаты:
- Обработка всех новых кадровых документов и ведение кадрового делопроизводства.
- Ведение точного учета посещаемости, отпусков и отпусков для всех сотрудников.
- Расчетное количество часов, отработанных два раза в неделю, для всех не освобожденных сотрудников со сверхурочной работой.
- Подготавливал и печатал всю корреспонденцию общего характера в приемлемом деловом формате. Проверка занятости и работа крытого коммутатора в отсутствие администратора.
- Создал автоматический ежедневный статистический отчет, который уменьшил неточности и предоставил руководству важный инструмент для принятия решений.
- Быстро стал доверенным помощником офис-менеджера и заработал репутацию человека, поддерживающего позитивный настрой и обеспечивающего высокое качество работы. Нанят на постоянную работу.
Ведущий специалист по клинической административной поддержке
Повышен до руководителя отдела клинической поддержки в клинике гематологии и онкологии желудочно-кишечного тракта, чтобы помогать директору практики в реструктуризации работы отделения. Сотрудничал с директором практики для выявления проблем и повышения эффективности операционных и административных процессов отдела.
- Курировал группу из восьми специалистов клинической административной поддержки и выступал в качестве связующего звена между персоналом и высшим руководством.
- Обучил всех новых сотрудников административной поддержки и оказывал постоянную поддержку в развитии моей команды. Помощь в проведении собеседований и подборе нового административного персонала.
- Управляемая система планирования гематологии и желудочно-кишечного тракта, работающая в тесном сотрудничестве с другими отделениями для планирования сложных протоколов и планов лечения пациентов.
- Ежедневно встречайтесь с координатором клинической медсестры, чтобы оценить количество пациентов, ресурсы медсестер и клиники, а также определить, как наилучшим образом удовлетворить растущие потребности клиники.
- Разработал и поддерживал отношения с врачами и медсестрами, выступая в качестве ресурса для любых административных или оперативных потребностей.
- Обеспечивал превосходное обслуживание клиентов разнообразной группы пациентов, а также всех членов команды и руководящего персонала.
- Учет и заказ расходных материалов отдела.
Специалист административной поддержки
Получал, проверял и распределял почту, документы и другие материалы в соответствии с общим знанием операций рабочего подразделения и ключевого персонала.
- Помогал общественности понять политику и процедуры или законы департамента и города, связанные с услугами, предоставляемыми подразделением.
- Исследовал информацию через файлы, записи, ресурсы и электронные носители
- Запланированные комнаты, встречи, поездки и т. Д., А также ведение календарей для сотрудников программы или руководителей отделов.
- Подготовлен широкий спектр документов, включая переписку, отчеты, меморандумы; копировать, сопоставлять, отправлять по факсу, электронной почте и распространять информацию в различных форматах
- Обработка бухгалтерских, закупочных и бюджетных материалов по отделу, включая кредиторскую и дебиторскую задолженность
Обязанности и ответственность административной поддержки
Тип организации, в которой работает административная поддержка, будет определять точные роли и обязанности, которые они берут на себя. На основании проанализированных нами списков вакансий обязанности административной поддержки обычно включают:
Ответы на телефонные звонки и электронные письма
Работники административной поддержки часто являются точкой контакта для заказчиков, клиентов или внешних компаний, поэтому они имеют дело с телефонными звонками и любой корреспонденцией, поступающей в бизнес, от электронных писем и писем до факсов и служебных записок.
Создание отчетов
Наряду с обычными административными обязанностями, административные вспомогательные работники также отслеживают и регистрируют поток офисной работы и готовят отчеты для руководства.
Организация встреч
Ключевой частью этой роли является организация совещаний и конференций, организация поездок, а также управление и координация графиков со старшими сотрудниками, чтобы гарантировать отсутствие конфликтов с назначениями.
Ведение отчетов о расходах
Сотрудники административной поддержки ведут учет любых расходов компании и регулярно представляют или сверяют отчеты о расходах. Затем они используются в конце финансового года для расчета налогов.
Заказ канцелярских товаров
Работники административной поддержки следят за канцелярскими товарами, такими как стационарное и компьютерное оборудование, и размещают заказы, когда их количество становится низким или требуется новое оборудование или программное обеспечение.
Административная поддержка Образование и обучение
Минимальным требованием для того, чтобы стать сотрудником административной поддержки, обычно является степень младшего специалиста, хотя многие работодатели предпочитают, чтобы соискатели имели степень бакалавра в области делового администрирования или в аналогичной области. Кандидаты на эту роль должны иметь доказательства сильных навыков набора текста, работы с электронными таблицами и базами данных, в то время как для некоторых отраслевых ролей также может потребоваться административная поддержка для изучения терминологии, связанной с этой областью. Большая часть обучения для этой роли проходит на рабочем месте у более опытных коллег.
