Что такое навыки тайм-менеджмента и почему они важны на рабочем месте? Сотрудники, которые хорошо управляют своим временем, более продуктивны, эффективны и с большей вероятностью уложатся в сроки. Они сосредотачиваются на самых важных и срочных задачах и ограничивают количество времени, затрачиваемого на второстепенные обязанности.
Навыки тайм-менеджмента, как и другие социальные навыки, такие как организаторские способности, пользуются большим спросом. Работодатели будут оценивать вашу способность управлять своим временем и эффективность вашей команды для достижения целей отдела.
Узнайте о навыках тайм-менеджмента, поймите, почему они ценны на рабочем месте, рассмотрите различные типы навыков тайм-менеджмента и посмотрите примеры того, как они используются на работе.
Что такое навыки тайм-менеджмента?
Тайм-менеджмент включает в себя как управление своим временем, так и временем других людей. 1 Тайм-менеджмент означает эффективную работу, и работодатели в каждой отрасли ищут сотрудников, которые могут оптимально использовать время, доступное им на работе. Экономия времени экономит деньги организации и увеличивает доход.
Эффективное управление временем требует, чтобы сотрудники анализировали свою рабочую нагрузку, расставляли приоритеты и сосредотачивались на продуктивных усилиях.
Сотрудники, которые отлично планируют время, могут устранить отвлекающие факторы и заручиться поддержкой коллег для достижения своих целей.
Типы навыков тайм-менеджмента
Расстановка приоритетов
Может оказаться невозможным выполнить каждую мельчайшую задачу, которую от вас ожидают. Вы также можете захотеть сделать все сразу. Но вы должны расставить приоритеты, чтобы иметь возможность выполнять самые важные задачи в разумном порядке. При назначении приоритета учитывайте такие факторы, как время выполнения каждой задачи, сколько времени это может занять, насколько это может быть важно для других в организации, что может произойти, если задача не будет выполнена, и может ли какая-либо задача быть прервана. узкими местами в процессе.
- Распределение
- Управление ожиданиями
- Предотвращение отходов
- Приоритизация просьб и требований
- Деятельность с высокой ценностью (HVAs)
- Обзор производительности
- Постановка целей
Планирование
Планирование важно, потому что некоторые задачи должны быть выполнены в определенное время. Планирование влияет на ваш день, вашу неделю, ваш месяц, а также на рабочий процесс других людей. У большинства есть определенное время дня, когда они более или менее продуктивны в зависимости от уровня энергии и потребностей дня. Расписания также могут быть хорошим способом избежать прокрастинации.
- Программное обеспечение для планирования
- преднамеренность
- Пунктуальность
- Разбивайте общие цели на этапы
- Разбивка вех на проекты
Управление задачами
Списки дел (правильно расставленные по приоритетам и интегрированные в ваше расписание) — отличный способ не забыть что-то важное. Это также отличный способ не тратить весь день на размышления обо всем, что вам нужно сделать. Запоминание задач требует энергии, а размышления обо всем, что вы должны сделать всю неделю, могут быть утомительными и подавляющими. Разделите все необходимые задачи на список на каждый день, и вам не придется беспокоиться обо всем сразу. Просто выполняйте свои задачи один день за раз.
- Активный
- Дозирование
- Создание ежедневных, еженедельных и ежемесячных списков дел
- Многозадачность
- Тщательность
- Организация
- Управление электронной почтой
Управление рабочей нагрузкой
Темп вашей работы, хотя это может показаться странным называть навыком, является важной концепцией тайм-менеджмента. Хотя многочасовая работа или пропуск перерывов иногда могут повысить производительность в краткосрочной перспективе, ваше истощение позже приведет к тому, что ваша общая производительность действительно снизится. За исключением редких чрезвычайных ситуаций, важно сопротивляться искушению переработать. Включите в свое расписание необходимые перерывы и разумное время выхода.
Знание и соблюдение оптимальной рабочей нагрузки для себя обеспечивает постоянство вашей работы и предотвращает выгорание. Работодатели хотят иметь возможность рассчитывать на вас в долгосрочной перспективе.
- Управление процессом
- напористость
- Устранение отходов
- Перерывы
Делегация
В зависимости от того, какой тип работы вы выполняете, вы можете делегировать некоторые задачи. Знание того, что и когда делегировать, является важным навыком. Некоторые люди сопротивляются делегированию либо потому, что хотят сохранить контроль, либо потому, что хотят сэкономить деньги, не нанимая помощников. Оба подхода в конечном итоге снижают производительность и повышают затраты.
Помните, однако, что если вы усердно практикуете тайм-менеджмент и все еще не можете успеть все, возможно, вы пытаетесь сделать слишком много. Лучше преуспеть в нескольких задачах, чем попытаться и потерпеть неудачу во многих.
- Обращение за помощью к эксперту
- Модерация встреч
- Презентация
- Командная работа
- Лидерство
- Сотрудничество
- Мотивация
Дополнительные навыки тайм-менеджмента
Вот больше тайм-менеджмента для резюме, сопроводительных писем, заявлений о приеме на работу и собеседований. Требуемые навыки будут различаться в зависимости от должности, на которую вы претендуете, поэтому также ознакомьтесь с нашим списком навыков, перечисленных по должностям и типам навыков.
- Аудиторская проверка
- Уход за собой
- Открытость
- Программное обеспечение для повышения производительности
- Коммуникация
- Адаптивность
- Высокая стрессоустойчивость
- Надежность
- Внимание к детали
- Дедуктивное мышление
- Индуктивное мышление
- Критическое мышление
- Оценка
- Постоянное улучшение
- Управление рисками
- Исправление проблем
- Гарантия качества
- Управление проектом
- Управление конфликтами
- Проницательность
- Согласие
- Артикуляция
- Мозговой штурм
- Эффективность
- усердие
- Чувствительность к проблеме
Примеры тайм-менеджмента на рабочем месте
В этом списке приведены примеры эффективного управления временем на работе.
А — Е
- Адаптация планов к изменяющимся обстоятельствам.
- Выделение времени на конкретные задачи.
- Анализ процессов и выбор наиболее простого способа выполнения задачи.
- Просит о помощи, когда перегружен требованиями.
- Уверенность в отказе от неуместных требований, отвлекающих от основных обязанностей.
- Приступайте к более сложным задачам, когда у вас самая высокая энергия и самая острая концентрация.
- Аудит того, как тратится время.
- Избегайте чрезмерных светских разговоров с коллегами.
- Избегание прокрастинации; действовать вместо того, чтобы беспокоиться.
- Разбивайте более широкие цели на более мелкие части и сосредотачивайтесь на одном шаге за раз.
- Разбивка проектов на управляемые части.
- Создание ежедневных, еженедельных и ежемесячных списков дел.
- Создание расписаний.
- Делегирование более рутинных задач сотрудникам более низкого уровня.
- Хорошо питайтесь для поддержания энергии.
- Устранение пожирателей времени.
- Упражнения и участие в других мероприятиях по снижению стресса в свободное время, чтобы максимизировать энергию на работе.
Ф-Я
- Проведение эффективных совещаний; соблюдение временных рамок для встреч.
- Группировка похожих задач вместе для ограничения времени перехода.
- Поддержание организованной рабочей зоны.
- многозадачность ; плавно переключаться с одной задачи на другую.
- Открытость к более эффективным способам ведения дел.
- Организация цифровых файлов для легкого поиска.
- Планируйте свой день накануне вечером или первым делом с утра.
- Приоритизация просьб и требований.
- Приоритизация списка проектов и сосредоточение внимания на более важных задачах с более короткими сроками.
- Пунктуальность.
- Отложите сотовые телефоны в сторону, чтобы не отвлекаться на личные сообщения, если это не требуется для работы.
- Анализ эффективности и устранение отклонений от приоритетов.
- Постановка ежедневных, еженедельных и ежемесячных целей.
- Устанавливать реалистичные стандарты качества и избегать перфекционизма.
- Установка определенного времени для ответа на электронную почту.
- Делайте короткие перерывы для восстановления энергии.
- Прикоснитесь к каждому листу бумаги или прочитайте каждое электронное письмо только один раз, когда это возможно.
