«Действительно ясно, что самый ценный ресурс, который у нас есть, — это время».
— Стив Джобс
Трудно спорить с утверждением легендарного Стива Джобса выше.
Каждое действие, от самой обыденной задачи до самого грандиозного предприятия, требует определенного количества времени для выполнения. Но в современном быстро меняющемся обществе время стало ресурсом, которого многие ощущают в дефиците, особенно на работе.
Из-за частых графиков совещаний, большой рабочей нагрузки и бесчисленного количества поступающих электронных писем легко отстать или сбиться с пути. Вот где в игру вступают навыки тайм-менеджмента, которые могут оказать сильное влияние на вашу профессиональную жизнь.
В этой статье мы расскажем, почему (и как) вы должны использовать навыки тайм-менеджмента в своей карьере или поиске работы.
Давайте не будем терять ни секунды!
Важность тайм-менеджмента
В эпоху многозадачности тайм-менеджмент стал важным навыком, позволяющим оставаться организованным, эффективным, продуктивным и результативным.
Вот некоторые из немедленных, конкретных преимуществ, которые можно получить благодаря разумному управлению временем:
Вы будете более сосредоточены
Когда вы хорошо управляете своим временем, вы всегда будете знать, на какую задачу/проект направить свое внимание в любой момент. Ваш ум не будет рассеян всеми остальными делами в вашем списке дел.
Вы будете работать эффективнее
Благодаря повышенной концентрации/четкости, описанной выше, вы сможете выполнять действия, не отвлекаясь.
Вы будете организованы и будете в курсе
Успешный тайм-менеджмент включает в себя упреждающее планирование и систематическое составление графиков, которые помогут вам поддерживать сжатые сроки выполнения работ, назначать встречи и укладываться в сроки.
Вы почувствуете себя менее уставшим
Когда вы жонглируете многими вещами одновременно, легко стать перегруженным. Оттачивание навыков тайм-менеджмента поможет структурировать хаос, что, в свою очередь, поможет вам успокоиться.
Теперь, когда мы изучили преимущества, давайте взглянем на некоторые конкретные навыки, которые входят в понятие «управление временем».
Примеры навыков тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент не является чем-то особенным. Скорее, это набор привычек и процессов, образующих единое целое.
Вот 4 основных элемента эффективного тайм-менеджмента:
- Расстановка приоритетов. Чтобы правильно распределить свое время, вам необходимо оценить относительную важность каждого пункта действия в вашем списке. Это поможет вам установить «иерархию задач», которая затем поможет вам планировать свою деятельность.
- Принятие решения. Иногда очень ясно, какие из ваших задач имеют высокий приоритет и должны иметь приоритет. Но часто может казаться, что ваши действия имеют одинаковый уровень важности. В таких случаях вам нужно быть решительным, иначе вы потеряете время на размышления.
- Планирование. Четко составленный график — залог успешного тайм-менеджмента. К счастью, технологии снабдили нас широким спектром приложений и программного обеспечения, которые помогают нам планировать и назначать встречи.
- Решение проблем. Если вы занятый человек, вы определенно сталкивались с этой проблемой раньше: конфликты в расписании. Перекрывающиеся задачи и встречи могут создать серьезную проблему, и вам нужно будет сочетать расстановку приоритетов, принятие решений и стратегическое мышление, чтобы решить эту проблему.
До сих пор мы рассмотрели, что влечет за собой тайм-менеджмент и почему это важно. Теперь давайте рассмотрим, как вы должны сообщить об этом ценном навыке в своем резюме…
Выделение навыков тайм-менеджмента в вашем резюме
Как вы, вероятно, поняли из вышеизложенного, тайм-менеджмент — это ключевой навык на рабочем месте, и работодатели признают это.
Так что, если навыки тайм-менеджмента являются одной из ваших сильных сторон, вы обязательно должны стремиться продемонстрировать это в своем резюме.
Но как?
Вот общее практическое правило, которое поможет вам: когда дело доходит до написания резюме, всегда лучше показывать, чем рассказывать.
Другими словами, вы должны стремиться описать реальные примеры сценариев, в которых вы применяли свои навыки и сильные стороны.
Чтобы проиллюстрировать это, давайте рассмотрим два гипотетических примера резюме ниже:
Пример тайм-менеджмента №1 (слабый)
-Отличный тайм-менеджмент.
— Высокая организованность, четкое соблюдение сроков.
— Опытный многозадачник, хорошо работающий в условиях стресса.
Пример тайм-менеджмента №2 (сильный)
— Разработан улучшенный рабочий процесс, который сократил время выполнения работ на 20%.
— Удерживал команду в соответствии с графиком через 3 запуска высокоприоритетных продуктов, успешно завершая все результаты до установленных сроков.
Обратите внимание, как во втором примере упоминаются конкретные, конкретные достижения (в отличие от общей саморекламы в первом примере).
Эта концепция «Показать, а не рассказать» не ограничивается вашим резюме — она также применима к собеседованиям при приеме на работу, что приводит нас к следующему разделу…
Как описать навыки тайм-менеджмента во время собеседования
Продолжая вышеизложенное, собеседование — это отличная возможность покопаться и получить еще больше конкретики, чем позволяет одностраничное резюме.
Следуя принципу «Покажи, а не говори», вы должны использовать интервью, чтобы рассказать истории из своей трудовой биографии, которые ясно демонстрируют ваши сильные стороны (например, навыки тайм-менеджмента).
Например, если был критический момент, когда вы продемонстрировали навыки тайм-менеджмента на своей последней должности, вы можете использовать эту историю как осязаемое доказательство своих способностей.
Часто интервьюеры задают ситуационные вопросы (например, «расскажите мне о времени, когда…»), что является прекрасной возможностью погрузиться в интересную историю.
*Совет: ключом к тому, чтобы ваши ответы на интервью были успешными, является подготовка. Если вы готовитесь к собеседованию, обязательно ознакомьтесь с 7 основными вопросами для собеседования.
Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента, чтобы добиться успеха на работе
В этой статье мы подчеркнули важность навыков тайм-менеджмента и то, как вы должны подчеркивать эти навыки в своем резюме (и на собеседованиях).
Но что, если вы чувствуете, что вам не хватает «отдела тайм-менеджмента»? Не беспокойтесь — как и любой навык, разумное управление временем можно развить при усердии и усилиях.
Вот 4 проактивных совета, которые помогут вам улучшить свои навыки тайм-менеджмента:
Совет №1. Определите время дня, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивным. Может быть, вы ранняя пташка, может быть, вы ночная сова — или, может быть, вы получаете прилив энергии около полудня. Постарайтесь построить свой график таким образом, чтобы ваши самые сложные задачи совпадали со временем, когда вы чувствуете себя наиболее бодрым.
Совет №2. Когда вы создаете график или крайний срок, придерживайтесь его. Быть гибким часто бывает хорошо. Но когда дело доходит до тайм-менеджмента, необходима некоторая жесткость. Если вы постоянно перестраиваете свой график или переносите сроки, это подорвет эффективность всего процесса.
Совет №3. Знайте свои самые распространенные отвлекающие факторы (и избегайте их). Мы все отвлекаемся — это часть человеческого бытия. Но у нас часто есть определенные «приманки», которые особенно заманчивы. Вы проверяете Instagram каждые 20 минут? Используйте блокировщик приложений при работе над важной задачей. Любите перекусить? Установите таймер и запретите себе есть, пока время не истечет. Удаление таких мелких отвлекающих факторов сэкономит массу времени, сохраняя при этом концентрацию.
Совет № 4: Используйте технику Помидора для выполнения задач из вашего списка дел. Этот проверенный и надежный метод, первоначально предложенный Франческо Чирилло, был принят людьми во всем мире для повышения их производительности и улучшения их навыков управления временем. Подробнее о том, как использовать технику Помидора, см. ниже.
Как использовать технику помидора
Технику Помодоро можно применять в любой ситуации, требующей умственной концентрации и выполнения задачи. Все, что вам нужно, это таймер и немного самодисциплины! Вот как это делается:
- Назовите задачу, которую вы хотите выполнить.
- Установите таймер на 25 минут.
- Полностью сосредоточьтесь на этой задаче (не отвлекаясь и не отвлекаясь) в течение 25 минут.
- Когда время на таймере истечет, сделайте небольшой перерыв и сделайте отметку на листе бумаги.
- Для первых трех галочек сделайте себе 3-5-минутный перерыв.
- На каждую четвертую галочку делайте себе 15-30-минутный перерыв.
- Повторяйте, пока задание не будет выполнено!
Варианты Помидора для рассмотрения
Стандартная версия Техники Помидора требует 25-минутных интервалов работы. Для среднего человеческого внимания это относительно идеальное соотношение концентрации и времени перерыва. Тем не менее, это не жесткое правило, и вы можете найти один из следующих вариантов более подходящим:
- 60 или 90-минутные интервалы. Если у вас от природы высокая концентрация внимания, вам может быть удобно работать без перерыва более 25 минут. Если да, то это здорово! Попробуйте 60-минутные интервалы для начала и 90 минут, если вы чемпион по концентрации!
- Интервалы состояния потока. Чтобы определить индивидуальный интервал, который подходит вам лучше всего, отслеживайте количество времени, в течение которого вы сосредотачиваетесь на задаче, когда чувствуете себя «в своей тарелке». Затем используйте этот период в качестве интервала Помидора. Чтобы соответствующим образом настроить перерывы, примените соотношение 1-5 для коротких перерывов и 1-1 для длинных перерывов.
Советы по продуктивности и резюме (продолжение)
Для занятых профессионалов оптимальное управление временем — немалый подвиг. Но, используя приведенные выше советы, вы будете лучше подготовлены к более эффективным и продуктивным рабочим дням, что в конечном итоге будет способствовать большему успеху как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе!
Продолжая эту заметку, для получения дополнительных советов по повышению производительности обязательно ознакомьтесь с моими статьями о том, как сохранить мотивацию на работе и повысить производительность и как создать план на 30-60-90 дней, который будет поддерживать вашу мотивацию!
