Деловое письмо — это официальный документ, который, например, часто отправляется из одной компании в другую или из компании своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам. Деловые письма используются также для профессиональной переписки между физическими лицами.
Хотя электронная почту взяла на себя в качестве наиболее общей формы переписки, распечатанной из деловых писем до сих пор используется для многих важных, серьезных видов корреспонденции, в том числе рекомендательных писем, проверки занятости, предложений о работе и многом другом.
Совет: Написание эффективного, безупречного делового письма может оказаться легкой задачей, если вы будете придерживаться установленных правил в отношении верстки и языка.
Помните, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и будет отдавать предпочтение хорошо написанным письмам, не содержащим опечаток и грамматических ошибок.
Что включить в письмо
Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац. Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.
Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов. Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.
Совет: Если вы намерены каким-то образом убедить получателя, будь то инвестирование денег, предоставление вам рекомендации, найма вас, сотрудничества с вами или решения проблемы, создайте убедительные аргументы в пользу своего дела.
Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительное мероприятие, определите любое совпадение с благотворительными целями их компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодна, и вы увеличите свои шансы заручиться их поддержкой.
Разделы делового письма
Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и информации получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.
Ваши Контактные Данные
- Твое имя
- Ваша должность
- Твоя компания
- Ваш адрес
- Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс
- Твой номер телефона
- Ваш электронный адрес
Дата
- Дата, когда вы пишете переписку
Контактная информация получателя
- Их имя
- Их название
- Их компания
- Адрес компании
- Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс
Приветствие
- Используйте «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
- Используйте формальное приветствие: «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [Фамилия] », если вы не знаете получателя.
- Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас неформальные отношения с получателем.
Тело
- Используйте одинарные строки с дополнительным пробелом между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
- Выровняйте букву по левому краю (по левому полю).
Заключительное приветствие
Заключительный абзац должен состоять из двух предложений. Просто укажите причину написания и поблагодарите читателя за рассмотрение вашего запроса. Вот несколько хороших вариантов закрытия:
- С уважением
- Искренне Ваш
- Сердечно
- С уважением
Если ваше письмо менее формальное, рассмотрите возможность использования:
- Всего наилучшего
- Лучший
- Спасибо
- С Уважением
Ваша подпись
Напишите свою подпись сразу под закрытием и оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и введенным полным именем, титулом, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить. Используйте следующий формат:
Ваша собственноручная подпись
Введено полное имя
Заголовок
