Оформление делового письма имеет большое значение. Правильно структурируйте свое письмо, и оно будет легко читаемым и профессиональным. Это поможет вам донести свое сообщение и произвести хорошее впечатление на коллег.
Узнайте, как отформатировать деловое письмо на странице, в том числе, что включить в ваше письмо, как отформатировать каждый абзац и какой шрифт, приветствие и закрытие выбрать. Кроме того, просмотрите краткие советы по орфографии, грамматике и тону, чтобы улучшить свое письмо.
Шрифт и интервал букв
- Правильно размещайте макет деловых писем, которые вы пишете, с пробелами между заголовком, приветствием, каждым абзацем, заключением и вашей подписью.
- Сделайте однострочное письмо и оставьте пробел между каждым абзацем. При отправке машинописных писем оставляйте два пробела до и после вашей письменной подписи.
- Выровняйте письмо по левому краю, чтобы контактная информация, дата, письмо и подпись были выровнены по левому краю.
- Используйте простой шрифт , например Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri или Verdana. Убедитесь, что размер используемого вами шрифта достаточно велик, чтобы вашему читателю не нужно было тянуться к очкам — стандартный размер шрифта для этих шрифтов составляет 10 или 12 пунктов.
Если вы отправляете деловое письмо в очень консервативную организацию, лучше всего использовать традиционный шрифт Times New Roman размером 12 пунктов. Ни при каких обстоятельствах не используйте обычные шрифты, такие как Comic Sans, или рукописные шрифты, такие как Lucida, в деловой переписке.
Этикет и тон делового письма
Если вы привыкли к более неформальной переписке, рекомендуется освежить в памяти обязательные разделы (например, приветствие) и тон (профессиональный) делового письма, прежде чем составлять собственное.
Приветствие
По-прежнему является стандартным использование титула получателя (мистер, миссис, мисс, доктор, профессор, судья) перед его фамилией в приветствии в официальной деловой переписке (пример: «Уважаемый мистер Смит»). Слово «Уважаемый» всегда должно предшествовать имени получателя; не используйте их имя само по себе, как вы могли бы делать в обычной переписке.
Точно так же избегайте начинать деловую переписку такими словами, как «Здравствуйте», «Привет» или «Доброе утро». Деловые письма всегда должны начинаться со слов «Уважаемый [должность и имя получателя]». Исключение составляют случаи, когда вы используете приветствие «Для кого это может касаться», когда вы не знаете имени получателя.
Закрытие
Ваше закрытие должно ошибаться на стороне консерватора. Приемлемые окончания для использования включают: «Искренне ваш», «Искренне ваш», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «Спасибо», «Спасибо за ваше внимание», «С уважением» и «С большим уважением» (это часто сокращенно «В/Р» в военно-деловой переписке).
Не используйте случайные окончания, такие как: «Позже», «Ура», «С уважением», «Спасибо!», «TTYL» или «Тепло».
Выбор слов и грамматика
Хотя ваш выбор слов для деловых писем не должен быть слишком высокопарным, цветистым или витиеватым, вам также следует избегать использования сленга, аббревиатур/акронимов, смайликов или текстовой речи. Не используйте фрагменты предложений, которые обычно используются в текстовых сообщениях. Вместо этого используйте полные предложения и следите за запятыми (где два полных предложения соединяются запятой). Внимательно проверьте текст на орфографические и грамматические ошибки.
Отправка бумажного письма
Если вы составляете печатную копию официального делового письма, а не электронное письмо, бумага, которую вы используете, должна быть стандартной белой высокосортной бумагой приличного веса.
Не используйте красочные или яркие канцелярские принадлежности, которые могут быть использованы в рекламе «нежелательной почты». Можно разместить простой логотип компании в верхней части листа.
Пример макета делового письма
Вот пример каждого компонента делового письма и того, как их форматировать.
Ваша контактная информация
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, почтовый индекс штата
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Дата
Контактная информация получателя
Имя
Должность Адрес
компании Город, штат Почтовый индекс
Приветствие
Уважаемый господин/госпожа. Фамилия:
Основная часть письма
Первый абзац вашего делового письма должен объяснить, почему вы пишете.
Затем в следующих абзацах предоставьте дополнительную информацию и подробные сведения о вашем запросе.
В последнем абзаце следует повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за рассмотрение вашего запроса.
Закрытие
С уважением,
Подпись
Собственноручная подпись (для распечатки письма)
Просмотрите образец делового письма
Ксавье Лау
123 Business Rd.
Бизнес-Сити, Нью-Йорк 54321
555-555-5555
[email protected]
1 сентября 2021 г.
Порция Ли
Владелец
Acme Travel
321 Metropolis Ave.
New City, NY 12345
Уважаемая г-жа Ли:
Я пишу вам сегодня от имени Happyland Helpers. Мы небольшая организация, которая помогает семьям с низким доходом, нуждающимся во внешкольном уходе за своими маленькими детьми. Мы предлагаем гранты семьям и бесплатный транспорт для их детей, чтобы они могли посещать один из местных центров продленного дня.
Каждый год мы проводим мероприятие по сбору средств: карнавал Happyland в средней школе Флойда Роуздейла. Я надеюсь, что вы можете быть заинтересованы в пожертвовании на наш тихий аукцион и розыгрыш.
Мы ищем такие предметы, как подарочные корзины, товары для дома, игрушки и другие полезные предметы. Денежные пожертвования также приветствуются, если вы предпочитаете. В этом году все вырученные средства пойдут на покупку нового микроавтобуса, необходимого для перевозки детей.
Если вы заинтересованы в пожертвовании, сообщите мне по электронной почте [email protected] или по мобильному телефону (555-555-5555), если у вас есть какие-либо вопросы.
Искренне,
Подпись (письмо на бумажном носителе)
Ксавьер Лау
