Каждый крупный рабочий проект проходит пять этапов. Длина и детали могут варьироваться от проекта к проекту, но все они по-прежнему будут следовать одной и той же базовой структуре. В то время как некоторые проектные методологии, такие как гибкие подходы, сжимают или повторяют следующие этапы в более быстрых итерационных циклах, работа каждого этапа видна и различна в каждом проекте.
Пять стадий
Формальные этапы проекта следующие:
- Инициация: формирование проектной команды, определение проекта и запуск проекта.
- Планирование: окончательная доработка объема проекта, определение подробной разбивки работ, оценка рисков, определение потребностей в ресурсах, завершение графика и подготовка к фактической работе.
- Исполнение: выполнение фактической работы, требуемой определением и объемом проекта.
- Мониторинг и контроль: фактическое управление, отчетность и контроль ресурсов и бюджетов на этапе выполнения.
- Закрытие проекта:сдача проекта, оценка извлеченных уроков, приостановка проектной группы.
Менеджер проекта последовательно проведет свою команду через эти пять этапов — независимо от размера проекта — до тех пор, пока проект не будет завершен. Для гибких или итеративных проектов типа разработки планирование и выполнение происходят короткими рывками или спринтами, при этом этапы повторяются до тех пор, пока проект не будет завершен к удовлетворению клиента.
Рассмотрим эти этапы более подробно.
Инициация
Твердое начало проекта не только настроит ваш проект на успех, но и заложит основу для всех будущих этапов. Во время инициации вы назначите членов команды проекта, проинформируете их об общих целях проекта и зададите клиенту или владельцу проекта как можно больше вопросов, чтобы вы могли эффективно спланировать проект. Это также прекрасное время для того, чтобы вызвать у команды энтузиазм по поводу проекта и собрать все последние сведения, которые могут повлиять на планирование проекта. Дополнительные шаги включают в себя:
- Анализ заинтересованных сторон
- Назначение исполнительного спонсора
- Разработка уставных документов и коммуникация
- Официальная стартовая встреча
Планирование
После того, как вы инициировали проект и собрали всю необходимую информацию, вы начнете планировать свой проект. Этап планирования зависит от размера вашего проекта, объема информации, которую вы должны систематизировать, и размера вашей команды. Результатом планирования должен стать четкий план проекта или график, из которого каждый будет следовать поставленным задачам.
Использование программы планирования проекта, такой как Microsoft Project или Basecamp, чрезвычайно полезно при планировании проекта. Есть и другие бесплатные варианты, доступные онлайн. Тем не менее, несмотря на то, что использование программы планирования проектов полезно, это не всегда необходимо. Использование Excel и Word для создания плана и передачи его команде одинаково эффективно.
Конкретные задачи на этапе планирования включают:
- Создание плана коммуникации для различных вовлеченных заинтересованных сторон
- Разработка подробной структуры декомпозиции работ
- Определение критического пути
- Нанесение ресурсов на план проекта и уточнение последовательности работ на основе зависимостей проекта и ограничений ресурсов
- Разработка подробного расписания
- Оценка рисков и разработка плана приоритизации рисков и смягчения их последствий
Исполнение
Теперь, когда у вас есть четкий план проекта, команда может приступить к выполнению проекта в соответствии с поставленными задачами. Это этап, когда все начинают работать. Вы захотите официально начать этап выполнения с личных встреч, чтобы убедиться, что у каждого есть то, что им нужно, чтобы приступить к выполнению своей части проекта. Правильное начало работы команды является неотъемлемой частью успеха проекта, поэтому четко сформулируйте график и план коммуникаций.
Мониторинг и контроль
Пока проект находится на этапе выполнения, вы начнете отслеживать и контролировать его, чтобы убедиться, что он движется по плану. Существует множество способов мониторинга и управления проектом. Эффективны случайные встречи с руководителями команд, организованные ежедневные «стоянки» или более официальные еженедельные совещания по статусу. Информация, поступающая от этих встреч или каналов связи, будет информировать о цикле обратной связи и, в конечном итоге, о любом перепланировании и корректировках, которые могут быть необходимы для проекта.
Дополнительные важные мероприятия на этом этапе включают в себя:
- Соблюдение вашего заранее установленного плана коммуникаций, чтобы обеспечить осведомленность заинтересованных сторон о статусе проекта.
- Мониторинг рабочих групп и рабочих операций на критическом пути
- Выявление возможностей улучшить выполнение расписания за счет ускоренного отслеживания или параллельного выполнения действий или, при необходимости, сбоя расписания путем добавления ресурсов.
- Мониторинг фактических и запланированных затрат
- В некоторых случаях мониторинг, расчет и отчетность по освоенному объему для плана проекта
- Мониторинг и снижение рисков и уточнение плана рисков по мере необходимости
Закрытие проекта
Как только все детали и задачи вашего проекта будут завершены и одобрены клиентом или владельцем проекта, вы можете, наконец, закрыть свой проект. Это может показаться формальностью, но закрытие проекта так же важно, как и его инициация, планирование и выполнение.
Хороший руководитель проекта задокументирует всю информацию о проекте и аккуратно упорядочит ее, чтобы при необходимости можно было вернуться к ней. Это также хорошее время, чтобы провести анализ проекта, чтобы все члены команды могли подумать о том, что было сделано правильно или неправильно во время проекта. Все важные примечания к проекту также должны быть задокументированы, чтобы результаты могли быть переданы другим участникам проекта и сохранены в папке истории проекта. Наконец, важно официально закрыть проектную команду, предоставив обратную связь и оценку эффективности, как указано в политике вашей фирмы.
