Административные задачи — это обязанности, выполняемые административными специалистами, такими как помощники по административным и исполнительным вопросам, на рабочем месте. Эти задачи сильно различаются, но чаще всего включают в себя такие обязанности, как ответы на телефонные звонки и их направление, хранение информации и управление потребностями в канцелярских принадлежностях. Здесь мы рассмотрим, что такое административные задачи, и некоторые из наиболее распространенных административных обязанностей, выполняемых административными специалистами на рабочем месте.
Что такое административные задачи?
Административные задачи — это обязанности, связанные с поддержанием обстановки в офисе. Эти обязанности широко варьируются от рабочего места к рабочему, но чаще всего включают в себя такие задачи, как планирование встреч, ответы на звонки, приветствие посетителей и поддержание организованных файловых систем для организации. Для выполнения административных обязанностей требуется несколько специалистов, в том числе офисные помощники, административные помощники, помощники руководителей, секретари и офис-менеджеры.
Наиболее распространенные административные задачи по категориям
Ниже приведены наиболее востребованные административные задачи, разделенные по категориям:
Коммуникация
Административные работники должны обладать сильными коммуникативными навыками, чтобы эффективно выполнять свои должностные обязанности. От ответов на телефонные звонки до написания электронных писем и взаимодействия с сотрудниками и менеджерами — профессионалы должны уметь четко и лаконично передавать информацию другим. Вот общие административные обязанности, связанные с общением:
- Прием и перевод телефонных звонков
- Прием телефонных сообщений от клиентов
- Отправка писем клиентам
- Пересылка писем от клиентов соответствующему получателю
- Работа с проблемами и жалобами клиентов
- Деловая переписка
- Встреча посетителей в офисе
- Отправка писем
- Выполнение задач обслуживания клиентов, таких как размещение заказов для клиентов и объяснение продуктов и услуг
- Написание стенографией
- Общение с вышестоящим руководством
- Общение с другими сотрудниками
Планирование
Планирование является еще одним важным компонентом рабочих обязанностей административного специалиста. Многие помощники по административным вопросам отвечают за рабочие графики менеджера или нескольких менеджеров, и им необходимо будет уметь успешно организовывать и планировать график каждого человека таким образом, чтобы это было эффективно и позволяло все сделать с достаточным количеством времени для каждого пункта. расписание. Ниже приведены наиболее распространенные задачи планирования, в которых может участвовать административный сотрудник:
- Координация мероприятий, таких как планирование корпоративных вечеринок или ужинов с клиентами
- Назначение встреч для клиентов
- Назначение встреч для руководителей и/или работодателей
- Совещания группы планирования или общекорпоративные встречи
- Планирование общекорпоративных мероприятий, таких как обеды или тимбилдинги вне офиса
- Бронирование маршрутов поездок для руководства, сотрудников или кандидатов на работу
- Планирование конференц-залов или конференц-залов для встреч в офисе
Онбординг
Некоторые административные специалисты также могут участвовать в адаптации новых сотрудников. Они могут работать вместе с отделом кадров или входить в состав отдела, например, в роли помощника по кадрам. Общие обязанности, которые подпадают под категорию адаптации для административных сотрудников, включают:
- Приветствуйте новых сотрудников в офисе и показывайте им все вокруг, чтобы они могли ознакомиться с рабочим пространством.
- Предоставление новым сотрудникам всей необходимой документации, такой как справочник сотрудника, документы, которые необходимо заполнить в первый день приема на работу, а также информацию о политике и процедурах офиса и льготах для сотрудников.
- Помощь новым сотрудникам в заполнении документов, необходимых для подачи заявления на такие льготы, как медицинское страхование и планы 401 (k)
- Представление нового сотрудника другим сотрудникам и руководству, особенно тем, кто войдет в непосредственную команду нового сотрудника.
- Показ новому сотруднику, где можно найти все канцелярские товары и как запросить дополнительные материалы, если это необходимо
- Демонстрация того, как используется программное обеспечение в офисе и где найти соответствующие записи и файлы, которые потребуются для должности сотрудника.
- Помощь новому сотруднику в настройке корпоративной электронной почты
Бухгалтерия
Некоторые люди, занимающие административные должности, будут нести ответственность за решение задач бухгалтерского учета. Это особенно актуально для небольших офисов, где нет отдельного сотрудника, основная роль которого заключается в контроле за бухгалтерией организации. Бухгалтерские задачи, за которые может нести ответственность административный специалист, включают:
- Запись ежедневных входящих и исходящих транзакций
- Обновление офисных учетных записей с помощью онлайн-программ, таких как QuickBooks.
- Обработка платежей от клиентов
- Согласование финансовых отчетов
- Составление финансовых отчетов еженедельно или ежемесячно
- Отслеживание поступления офисных расходов или расходов, понесенных менеджерами или руководителями
- Предоставление компенсации работникам расходов, связанных с работой
- Создание счетов для клиентов
- Выполнение задач по расчету заработной платы
Организация
Организация является основным фактором в повседневных обязанностях многих помощников по административным вопросам. Эти специалисты должны быть в состоянии успешно справляться с различными встречами, календарями, встречами и другими событиями эффективным образом, чтобы обеспечить эффективную работу офиса. Общие административные обязанности, подпадающие под категорию организации, включают:
- Ведение календарей для руководителей и высшего руководства
- Сортировка и доставка почты соответствующим получателям в офисе
- Регулярная инвентаризация канцелярских товаров
- Организация офисных файлов таким образом, чтобы сотрудники могли легко получить к ним доступ и понять их.
- Хранение различных документов как на компьютере, так и в картотеках
Компьютерные технологии
Большинство административных специалистов будут регулярно использовать компьютер и различные типы технологий и программного обеспечения для выполнения своих обязанностей. Они также должны знать, как использовать несколько типов офисного оборудования, такого как принтеры и факсимильные аппараты. Вот несколько административных обязанностей, связанных с компьютерами и технологиями:
- Использование программ из пакета Microsoft Office, таких как Word и PowerPoint.
- Обслуживание оргтехники, включая сканеры, факсы, принтеры и телефоны
- Использование программного обеспечения для публикации, такого как WordPress, для обновления веб-сайта или блога компании.
- Заказ канцтоваров, когда запасы заканчиваются
- Проведение исследований онлайн
- Использование программного обеспечения для выставления счетов и учета рабочего времени для ввода информации о клиентах и/или сотрудниках
- Диктовка заметок о встрече
- Подготовка к онлайн-конференциям с использованием программного обеспечения для видеоконференций
- Расшифровка различных форм информации и сохранение ее в компьютерном файле
- Управление различными типами офисной техники, такой как факсимильные аппараты, копировальные аппараты и принтеры.
- Ведение офисной документации с помощью программного обеспечения для документирования на компьютере.
Другие административные обязанности
Дополнительные административные задачи, за которые может нести ответственность административный специалист, включают:
- Завершение исследовательских проектов для высшего руководства, связанных с различными вопросами, такими как конкуренты, правила и законы, а также сведения о профессиональных ассоциациях.
- Ведение аккаунтов организации в социальных сетях
- Помощь при увольнении сотрудника, например, проведение выходного собеседования
- Сбор и оформление документов на всех сотрудников
- Обновление внутренних документов организации, таких как справочники сотрудников
- Рассылка корпоративных писем
- Настройка переговорных комнат для предстоящих встреч
