Административные помощники должны обладать несколькими административными навыками, чтобы добиться успеха в своей карьере. Некоторые из наиболее распространенных навыков, необходимых помощникам по административным вопросам, включают бухгалтерский учет, коммуникативные навыки и организационные навыки. Здесь мы рассмотрим, что такое административные навыки, примеры популярных административных навыков, востребованных работодателями, как вы можете использовать эти навыки на работе и как выделить эти навыки в своем резюме, сопроводительном письме и во время собеседования, чтобы помочь вам получить работу..
Что такое административные навыки?
Административные навыки связаны с ведением бизнеса или поддержанием порядка в офисе и необходимы для различных должностей, от офисных помощников до секретарей и офис-менеджеров.
Сотрудникам практически во всех отраслях и компаниях необходимы сильные административные навыки. Эти навыки легко передаются, а это означает, что те же навыки, которые используются в компании, специализирующейся на недвижимости, будут актуальны и необходимы и в технологической компании.
Люди с административными навыками предлагают поддержку, которая позволяет компаниям преуспеть в их основной миссии, будь то обслуживание клиентов или продажа виджетов. Технические навыки, такие как умение использовать такие программы, как Microsoft Office, важны для административных должностей. Но то же самое можно сказать и о мягких навыках, таких как коммуникативные и организаторские способности.
Определение административных навыков
Административные навыки — это навыки, необходимые помощникам по административным вопросам и другим административным специалистам для успешного выполнения своей работы. Большинство этих навыков связаны с эффективным управлением различными офисными и деловыми задачами, такими как планирование встреч, ответы на телефонные звонки, помощь сотрудникам в выполнении административных задач и управление базами данных. Помощники по административным вопросам играют важную роль в управлении компанией, поэтому работодатели часто ищут потенциальных кандидатов, обладающих несколькими подтвержденными административными навыками.
Есть несколько типов сотрудников, которым могут понадобиться эти навыки, в том числе:
- Административные помощники.
- Секретари.
- Помощники в офисе.
- Офис-менеджеры.
- Исполнительные помощники.
- Администраторы офиса.
- Администраторы.
Примеры административных навыков
Существует широкий спектр административных навыков, и точные навыки, необходимые административному специалисту, будут варьироваться от компании к компании. Некоторые из наиболее популярных административных навыков, которые работодатели ищут в интервьюируемых, включают:
Навыки общения
Коммуникация является основным компонентом практически любой административной работы, поэтому владение этим навыком необходимо при работе помощником по административным вопросам. Эти специалисты взаимодействуют с самыми разными людьми, включая персонал, работодателей, менеджеров и клиентов. Они часто общаются в различных формах, например, по электронной почте, по телефону и лично. Общие коммуникативные навыки, необходимые для администрирования, включают:
- Навыки письменного общения.
- Навыки активного слушания.
- Навыки вербального общения.
- Деловая переписка.
- Межличностные навыки.
- Презентационные навыки.
- Публичное выступление.
- Навыки редактирования.
Организаторские способности
Еще одним важным навыком для административных ролей являются организационные навыки. Этим специалистам часто приходится координировать и контролировать различные задачи, а также управлять календарями руководителей и / или руководителей. Например, помощник по административным вопросам может отвечать за планирование праздничной вечеринки компании и должен знать, как организовать мероприятие.
Важные организационные навыки, необходимые помощникам по административным вопросам, включают:
- Внимание к деталям.
- Навыки многозадачности.
- Бухгалтерия.
- Навыки назначения встреч.
- Навыки ведения календаря.
- Навыки подачи.
- Навыки ведения записей.
- Навыки планирования мероприятий.
Навыки управления временем
Администраторы также должны обладать сильными навыками тайм-менеджмента, чтобы все делалось каждый день. Административные помощники часто несут ответственность не только за свои собственные графики и рабочие задачи, но и за организацию и установление графиков руководителей. Например, администратор может запланировать каждую встречу для руководителя компании и должен быть в состоянии обеспечить достаточное количество времени для каждой встречи в расписании руководителя.
Вот общие навыки тайм-менеджмента, необходимые административным специалистам:
- Расстановка приоритетов.
- Постановка целей.
- Планирование.
- Принятие решения.
- Делегация.
- Стресс-менеджмент.
- Стратегическое планирование.
- Управление ресурсами.
Технологические навыки
Административным специалистам необходимы сильные технологические навыки для выполнения различных обязанностей в течение рабочего дня, таких как работа с Microsoft Word или использование факсимильного аппарата. Например, административному помощнику может потребоваться использовать программу QuickBooks для выполнения бухгалтерских обязанностей в рамках своей работы.
Общие технологические навыки, которыми должны обладать администраторы, включают:
- Пакет Microsoft Office.
- Факс.
- Быстрые книги.
- Офисная техника.
- Распространенные операционные системы.
- Управление базами данных.
- Навыки работы с электронной почтой.
- Социальные сети.
- Вордпресс.
Навыки решения проблем
К администраторам часто обращаются за решениями различных офисных проблем. Например, помощнику руководителя может потребоваться изменить график руководителя, когда возникает незапланированное событие. Помощник руководителя должен будет определить, какие задачи можно перенести на более поздний срок, а также как руководитель примет во внимание непредвиденное событие.
Хорошие навыки решения проблем, которыми должен обладать административный профессионал, включают:
- Решение конфликта.
- Навыки критического мышления.
- Отношения работников.
- Поиск проблемы.
- Навык работы в команде.
- Мозговой штурм.
- Навыки творческого мышления.
Навыки обслуживания клиентов
В зависимости от рабочего места административным специалистам также могут потребоваться сильные навыки обслуживания клиентов для взаимодействия с клиентами, решения проблем клиентов и обеспечения их удовлетворенности. Например, от помощника по административным вопросам может потребоваться отвечать на входящие звонки от клиентов, и он должен знать, как эффективно отвечать на вопросы, устанавливать ожидания, выслушивать опасения клиентов и общаться в понятной форме.
Дополнительные навыки обслуживания клиентов, необходимые для некоторых административных ролей, включают:
- Внимательность.
- Сочувствие.
- Знание продукта/услуги.
- Ответная реакция.
- Дружелюбие.
- Терпение.
- Уверенность.
- Адаптивность.
Как выделить свои административные навыки в процессе найма
Есть несколько возможностей подчеркнуть свои административные навыки в процессе найма, в том числе в резюме и сопроводительном письме, а также во время собеседований. Вот способы, которыми вы можете выделить свои административные навыки в каждом из них:
В вашем резюме
Вы можете указать свои административные навыки в своем резюме как в разделе навыков, так и в описаниях ваших предыдущих мест работы. Решая, какие навыки включить в свое резюме, сначала просмотрите список вакансий для должности, на которую вы претендуете, и отметьте основные административные навыки, которые ищет компания. Не забудьте упомянуть любые навыки, которыми вы обладаете в отношении списка вакансий в вашем резюме, особенно при описании вашего опыта работы. Вы также можете включить отдельные навыки и пример каждого в отдельный раздел навыков.
В сопроводительном письме
Выберите два или три административных навыка, которыми вы обладаете и которые наиболее важны для работы, на которую вы претендуете, и укажите их в сопроводительном письме. Вы включаете эти навыки в текст сопроводительного письма и приводите конкретные примеры использования этих навыков на рабочем месте.
На собеседовании при приеме на работу
Демонстрируя свои административные навыки на собеседовании, вы можете вернуться к основным навыкам, перечисленным в объявлении о вакансии, и упомянуть о каждом из них интервьюеру. Убедитесь, что вы можете привести примеры этих навыков, и потратьте некоторое время на отработку вопросов, связанных с административным собеседованием, прежде чем идти на собеседование.
Кандидаты на работу с сильными административными навыками пользуются большим спросом практически во всех отраслях.
Люди с этими навыками помогают поддерживать бесперебойную работу офиса, одновременно поддерживая усилия своих руководителей и заинтересованных сторон. Без них компания может быстро стать хаотичной, снижая производительность и приводя к недовольству сотрудников. Лица, занимающие административные должности, должны иметь возможность одновременно справляться со многими движущимися частями и сложными ситуациями.
Если вы хотите открыть себя для повышения и продвижения по службе, будет разумно развить экстраординарные административные навыки.
Типы административных навыков
Баланс
Взгляните на следующий список важных административных навыков, которые большинство работодателей ищут в кандидатах. Он также включает подсписки соответствующих административных навыков.
Развивайте эти навыки и подчеркивайте их в заявлениях о приеме на работу, резюме, сопроводительных письмах и собеседованиях. Демонстрация того, что у вас есть конкретные навыки, которые ищет компания, поможет вам получить работу и продвижение по службе.
Коммуникация
Вербальная коммуникация
Коммуникация является важным административным мягким навыком. Административным работникам часто приходится взаимодействовать с работодателями, сотрудниками и клиентами лично или по телефону. Важно, чтобы они говорили четко и громко, сохраняя позитивный тон.
Прослушивание
Быть хорошим коммуникатором также означает быть хорошим слушателем. Вы должны внимательно слушать менеджеров, других сотрудников и вопросы и проблемы клиентов.
Письменное сообщение
Навыки письменного общения также чрезвычайно важны. Большинство административных должностей предполагают много письменной работы. Административных сотрудников часто просят написать различные документы, в том числе служебные записки для их работодателей, копии для веб-сайта компании или сообщения электронной почты для сотрудников или клиентов. Они должны уметь писать четко, точно и профессионально.
Другие коммуникативные задачи и навыки включают в себя:
- Отвечая на звонки
- Деловая переписка
- Звонки клиентам
- Отношения с клиентами
- Коммуникация
- Переписка
- Обслуживание клиентов
- Направление клиентов
- Редактирование
- Электронное письмо
- Подача
- Приветствие клиентов
- Приветствие сотрудников
- Приветствие посетителей
- Межличностный
- Прослушивание
- Устное общение
- Презентация
- Связи с общественностью
- Публичное выступление
- Портье
- Стенография
- Работа в команде
- Письмо
- Письменное сообщение
Технологии
Административные сотрудники должны работать с различными технологическими инструментами, от Microsoft Office Suite до WordPress и программ онлайн-планирования. Им также приходится использовать и часто обслуживать офисное оборудование, такое как факсы, сканеры и принтеры.
Вот список других технических знаний или навыков, необходимых для административных сотрудников:
- Компьютер
- Настольная издательская система
- Управление документами
- Факс
- Интернет
- Ведение офисных записей
- Microsoft Office
- Оргтехника
- Заказ канцелярских товаров
- Обработка заказа
- Перспектива
- QuickBooks
- Бухучет, ведение учета, делопроизводство
- Исследовательская работа
- Работающие офисные машины
- Программное обеспечение
- Таблицы
- Время и оплата
- Транскрипция
- Ввод
- Печатать под диктовку
- Подготовка к видеоконференции
- Голосовая почта
- Обработка текстов
Организация
Административная работа всех видов требует сильных организационных навыков для выполнения многих задач. Вспомогательный административный персонал должен управлять различными календарями, планировать встречи и обеспечивать эффективную работу офиса.
Вот организационные навыки, необходимые для административных должностей:
- Точность
- Настройка встречи
- Внимание к детали
- Выставление счетов
- Бухгалтерия
- Календарь и ведение документации
- Канцелярский
- Эффективность
- Подача
- Инвентарь
- Юридическая осведомленность
- Многозадачность
- Офис администрации
- Офис-менеджмент
- Сортировка и доставка почты
- Тайм-менеджмент
- Организация поездок
Планирование
Еще одним важным административным навыком является способность планировать дела заранее. Это может означать управление чьими-то встречами, создание плана на случай болезни сотрудников или разработку офисных процедурных систем. Администратор должен иметь возможность заранее планировать и готовиться к любым потенциальным офисным проблемам.
Вот другие навыки, связанные с планированием, которые требуются для административных должностей:
- аналитический
- Общение
- Оценка
- Координация мероприятий
- Постановка целей
- Реализация действий
- Назначение встреч
- Планирование встречи
- Действия по мониторингу
- Организованный
- Предсказание
- Расстановка приоритетов
Решение проблем
Навыки решения проблем и критического мышления важны для любой административной должности. Администраторы часто являются теми людьми, к которым сотрудники и клиенты обращаются за помощью с вопросами или проблемами. Они должны уметь слышать различные проблемы и решать их, используя критическое мышление.
Вот необходимые навыки решения проблем и критического мышления:
- Напористый
- Отношения с клиентами
- Совместный
- Критическое мышление
- Принятие решения
- Трудовые отношения
- Целенаправленный
- Реализация
- Решение проблемы
- Посредничество
- Координация офиса
- Исследовательская работа
- Надзор
- Командная работа
- Обучение
- Исправление проблем
Больше административных навыков
Вот дополнительные административные навыки для резюме, сопроводительных писем, заявлений о приеме на работу и собеседований. Требуемые навыки будут различаться в зависимости от должности, на которую вы претендуете, поэтому также ознакомьтесь с нашим списком навыков, перечисленных по должностям и типам навыков.
- Динамический
- Обращение с оборудованием
- Подача
- Гибкость
- Поддерживать фокус
- Организационный
- Пациент
- Приятный
- Профессионализм
- Находчивость
- Самомотивация
- Стратегическое планирование
- Взять инициативу
- Письменное сообщение
