Административные навыки: Определение и 50 примеров для резюме

Если вы хотите увидеть фокус, посмотрите, как способные сотрудники могут стать беспомощными, когда администратор офиса уходит в двухнедельный отпуск. Внезапно клиенты гневно ждут документов, авансовые отчеты накапливаются, коммуникация обрывается.

Ясно, что административные навыки необходимы для хорошего управления офисом. Но что именно является наиболее важными административными навыками? И как их можно поставить в резюме, чтобы устроиться на работу в любую контору?

Через секунду мы покажем вам примеры административных навыков, но… Возможно, вам не помешает опередить конкурентов…

Когда вы ищете работу, особенно административную, например помощника руководителя или офис-менеджера, вы можете заметить, что работодатели ищут административных специалистов. И не зря: без них бизнес не может работать. «Сосредоточение внимания на административных навыках может превратить средние компании и сотрудников в выдающихся».

Но что такое административные навыки? Кому они действительно нужны? (Короткий ответ: все.) Как вы улучшаете свои? И как вы показываете работодателям, что они у вас есть в поиске работы?

Что такое административные навыки и почему они важны на работе?

Административные навыки — это способности, необходимые для выполнения задач, поддерживающих работу любого типа бизнеса. «Они являются базовыми инструментами, которые помогут вам выполнять свои должностные обязанности», — говорит карьерный коуч Muse Энн Келли. Другими словами, административные навыки позволяют вам выполнять задачи, которые помогают вам выполнять свою работу. Например, планирование встреч, написание электронных писем и поддержание уровня канцелярских принадлежностей — все это административные навыки.

Административные должности, конечно, полагаются в первую очередь на административные навыки, но каждая работа требует использования административных навыков в той или иной степени. Например, чтобы завершить работу над дизайном, графическому дизайнеру может потребоваться общаться с клиентами, планировать встречи с заинтересованными сторонами, использовать программное обеспечение для управления проектами, планировать, как они собираются распределять свое время на данной неделе, и организовывать несколько мероприятий. версии дизайна на своем компьютере. Если вы пытаетесь определить, когда вы используете административные навыки в своей работе, подумайте о тех задачах, которые вам нужно выполнить, а не обязательно о тех, которые вы хотите сделать, говорит Келли.

Административные навыки полезны не только для того, чтобы хорошо выполнять свою индивидуальную работу, но и для обеспечения успеха вашей команды и организации в целом. Они «создают структуру, чтобы компания и ее сотрудники могли функционировать», — говорит Раффеллини. «Система, которую они создают, помогает всему (и всем!) работать на самом высоком уровне».

Примеры административных навыков

Любой навык, который помогает поддерживать вашу собственную работу или работу вашей компании, может быть административным навыком, но вот некоторые из наиболее распространенных категорий административных навыков — и примеры, подпадающие под каждую категорию.

Навыки коммуникации

Коммуникативные навыки — это все способности, которые помогают вам делиться информацией с другими людьми как внутри, так и за пределами вашей компании. Они гарантируют, что каждый (включая вас) обладает знаниями, необходимыми для выполнения своей работы, информирован о любых изменениях, может давать и получать отзывы и может выполнять ряд других жизненно важных профессиональных функций. Навыки административного общения могут использоваться в вербальной, невербальной, письменной и визуальной формах общения и необходимы практически на каждой работе.

Вот несколько примеров:

Возможность давать и получать обратную связь
Активное слушание
Прием и направление звонков
Осведомленность о языке тела
Холодные звонки
Выбор способа связи
Обслуживание клиентов
Редактирование и корректура
Электронная почта
Эмпатическое слушание
Делать заметки
Представление
Убеждение
Пишу

Организационные навыки

Организационные навыки помогут вам организовать свое физическое и цифровое пространство, а также свое время, ресурсы и умственную работоспособность, чтобы выполнять задачи максимально эффективно. Например, если вы помощник по административным вопросам, вам может потребоваться систематизировать канцелярские принадлежности, файлы, телефонные и электронные сообщения или планы поездок.

Некоторые примеры административно-организационных навыков:

Внимание к детали
Распределение мест для встреч
Цифровая организация
Планировка события
Подача
Выставление счетов
Организация офиса
Управление проектом
Возмещение и обработка расходов
Поставка инвентаря
Тайм-менеджмент
Планирование поездки, планирование и бронирование

Навыки тайм—менеджмента

Навыки тайм-менеджмента являются частью организационных навыков, но они особенно важны. Навыки тайм-менеджмента помогут вам планировать свое время, быть более эффективными и выполнять все, что вам нужно на работе. Они также гарантируют, что каждый в команде или в офисе уважает время других.

Некоторые примеры навыков административного управления временем:

Управление календарем
Управление сроками
Делегация
Постановка целей
До планирования
Приоритизация
Создание дорожной карты
Планирование
Согласование графика
Управление задачами
Оценка времени

Технические навыки

Технические навыки — это знания и способность выполнять определенные задачи, особенно те, которые требуют компьютеров или другого оборудования или программного обеспечения. Даже если вы не занимаете должность, которую вы бы назвали «технической», или не работаете в технологической компании, эти навыки жизненно важны. Административно-технические навыки помогают сотрудникам общаться; отслеживать прогресс, данные и информацию; устранять мелкие неполадки; создавать презентации; и поддерживать эффективность, и это лишь некоторые из них. Во время пандемии COVID-19 технические навыки стали еще более важными, поскольку большую часть работы приходилось выполнять онлайн с использованием различных инструментов совместной работы и других инструментов.

Вот несколько примеров технических административных навыков:

Программное обеспечение для общения: Slack, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet
Поиск и обновление базы данных
Электронная почта
Google Suite: Документы, Диск, Формы, Gmail, Таблицы, Слайды
Microsoft365: Excel, OneDrive, OneNote, PowerPoint, Word
Программное обеспечение для управления проектами: Airtable, Asana, Jira, Monday, Trello
QuickBooks
Использование офисного оборудования (например, работа с принтером, сканером или факсимильным аппаратом)
Программное обеспечение для планирования: Google Calendar, iCalendar, Microsoft Outlook
Ввод
Печать

Решение проблем

Независимо от вашей работы, вы столкнетесь с неожиданными препятствиями и проблемами. Навыки решения проблем помогают понять, что делать дальше. Например, если вы исполнительный помощник, чей руководитель внезапно пропустит важную встречу из-за задержки рейса, вы можете провести мозговой штурм, проанализировать возможные варианты и принять решение о дальнейших действиях. И важно уметь справляться с трудностями, не обращаясь всегда к своему руководителю, хотя вы хотите понимать, когда вам нужна помощь в решении проблемы.

Адаптивность
Анализ
Внимание к детали
Мозговой штурм
Решение конфликта
Креативность
Критическое мышление
Любопытство
Принятие решения
Прогнозирование
Суждение
Приоритизация
Исследовательская работа
Распределение ресурсов
Командная работа

Как улучшить свои административные навыки

Любой навык можно улучшить, и административные навыки не исключение. Вот несколько советов, как улучшить свой:

Определите свои слабые места. Задайте себе вопросы, чтобы выяснить, какие навыки вам нужно улучшить: Какие задачи вызывают у вас наибольшую трудность? Какие части вашей работы получили самые негативные отзывы от бывших руководителей и коллег? Где ты уронил мяч? Подумайте над этими ответами и определите общие темы. Вы также можете запросить обратную связь от коллеги, который захочет.
Попросите о помощи: есть ли кто-то, кого вы хорошо знаете в своей сети или в личной жизни, кто преуспевает в наборе навыков, которые вы хотите улучшить? Посмотрите, готовы ли они помочь вам, но ясно объясните, о чем вы просите. Хотели бы вы, чтобы они просмотрели несколько написанных вами писем и оставили отзыв? Хотите знать, как они расставляют приоритеты в своих задачах? На конкретный вопрос больше шансов получить ответ.
Ищите онлайн-ресурсы и курсы: существует множество онлайн-ресурсов для улучшения административных навыков. Если вы боретесь с определенной технологией, может быть руководство от компании, которая ее производит, или руководство на YouTube. На таких сайтах, как LinkedIn Learning и Coursera, могут быть онлайн-курсы, которые помогут вам отточить свои навыки. На таких ресурсах, как The Muse, есть статьи с советами, которые научат вас использовать и улучшать определенные навыки, например Google Sheets или организацию входящих сообщений.
Практика: улучшение почти любого навыка требует, чтобы вы действительно использовали этот навык, поэтому найдите способы попрактиковаться в ситуациях с низкими ставками. Можете ли вы практиковать различные техники общения с друзьями? Сможете ли вы отточить свои навыки тайм-менеджмента, по-разному планируя работу по дому и досуг на выходных?

Как продемонстрировать свои административные навыки при поиске работы

Теперь, когда вы знаете, какими административными навыками вы обладаете или должны обладать, вот как продемонстрировать их потенциальным работодателям.

1. Выберите правильные навыки для выделения

Внимательно прочитайте описание любой вакансии, на которую вы претендуете, и обратите внимание, какие административные навыки прямо упоминаются либо в требованиях, либо в должностных обязанностях. Это навыки, которые будут искать работодатели, и именно их вы должны выделить. Что касается базовых административных навыков, убедитесь, что вы не занимаете ценное место в резюме, перечислив квалификации, которые работодатель не запрашивал, даже если вы считаете, что они вам понадобятся. Например, технические навыки, такие как набор текста, использование Microsoft Office и работа с электронной почтой, не обязательно должны быть в материалах вашего приложения, если только они не упомянуты в описании вакансии.

2. Включите их в свое резюме и сопроводительное письмо

Работодатели заинтересованы в результатах ваших навыков больше, чем в том, что они у вас есть, говорит Раффеллини. «Лучший способ продемонстрировать административные навыки — привести конкретные примеры» в резюме и сопроводительном письме. Например, подумайте о случаях, когда вы изменили ситуацию. Вы сэкономили время или деньги? Создали новый процесс или систему? Решили большую проблему? Под своим опытом работы в своем резюме напишите сильные, количественные маркеры, которые показывают, как вы использовали свои навыки, чтобы улучшить ситуацию для своих работодателей, и снова перечислите все сложные навыки в разделе ваших навыков.. Вы можете рассказать о особенно важных навыках в сопроводительном письме, приведя более подробный пример того, как вы успешно их использовали.

3. Демонстрируйте их при каждой возможности

Помимо материалов заявки, продемонстрируйте свои административные навыки на каждом этапе процесса найма. Например, следуйте инструкциям по подаче заявки, говорит Келли. Пишите профессиональные электронные письма, вежливо отвечайте на телефонные звонки и заранее тренируйтесь с любыми технологиями, которые вы будете использовать в видеоинтервью. Любая часть процесса собеседования, которая может напоминать ваши повседневные рабочие обязанности, — это шанс показать потенциальным работодателям, на что вы способны.

Что такое административные навыки?

Административные навыки — это навыки, которые повышают производительность офиса за счет объединения трудоемких административных задач в одной роли. Наиболее распространенные навыки включают в себя ведение проектов, организацию поездок, планирование встреч и подачу отчетов о расходах.

Но как получается, что вспомогательные административные должности могут так резко повысить производительность офиса?

И какие навыки отличают первоклассного офисного администратора от обычного офисного помощника?

Давайте обсудим, что означают административные навыки, более конкретно.

Административные навыки для резюме — примеры

Каковы примеры административных навыков?

Административные навыки бывает сложно изложить на бумаге.

Почему? Потому что «администрирование» — чрезвычайно широкий термин, он означает любой процесс или действие, связанное с ведением бизнеса.

Любой бизнес-процесс или деятельность? Для создания списка этих навыков потребуется электронная таблица Excel с достаточным количеством строк, чтобы ваш офисный компьютер вышел из строя.

Но вам не нужно перечислять все административные навыки в своем резюме — на самом деле вы и не должны. Некоторые навыки администратора важнее других.

Вот список наиболее востребованных административных навыков:

Бухгалтерский учет
Навыки обслуживания клиентов
Навыки принятия решений
Межличностные навыки
Навык работы в команде
Организационные навыки
Навыки письма
Общение (устное и письменное)
Тайм-менеджмент
Внимание к деталям
Координация офиса
Видео-конференция
Решение проблем
Бухучет, ведение учета, делопроизводство
Координация мероприятия
Управление календарем
Планирование встречи
Организация поездок
Управление электронной почтой
Ввод данных
Навыки MS Office
Microsoft Outlook
Планирование ресурсов предприятия (ERP)
Управление базами данных
QuickBooks
Таблицы
Отчеты о расходах
Навыки работы с компьютером

Эти навыки наиболее востребованы для административных помощников, офисных помощников и офисных администраторов. Но это не значит, что вы должны скопировать весь список и вставить его в свое резюме. Вместо этого адаптируйте свое резюме к конкретным вакансиям, найдя административные навыки, упомянутые в описании вакансии, и естественным образом вплетите их в свое резюме.

Как насчет навыков оргтехники? Офис без оргтехники, как машина без двигателя — никуда не едет. А поскольку работники офисного администрирования проводят больше всего времени в офисе с оргтехникой, вы можете ожидать, что эти навыки пригодятся.

Что такое навыки оргтехники? Вот список навыков и оборудования, используемых в офисах:

Навыки работы с офисным оборудованием

Стационарный
Телефонные системы для бизнеса
Принтеры и копировальные аппараты
Компьютерное программное обеспечение (MS Office, ERP, Quickbooks, электронные таблицы)
Компьютерное железо
Факсы
Измельчители
Почтовое оборудование
Оборудование конференц-зала
Складское оборудование

Найдите другие отличные навыки, которые можно включить в свое резюме, в этих руководствах:

Навыки трудоустройства
Маркетинговые навыки
Концептуальные навыки
ИТ-навыки
Переносимые навыки
Лидерские качества
Навыки управления
Технические навыки
Навыки управления проектами
Разница между мягкими навыками и жесткими навыками
Основной список личных навыков для включения в резюме

Как вы описываете административные навыки в резюме?

Как только в офисе вас узнают как «административное лицо», от вас ожидают решения любой проблемы в офисе. Это справедливо? Не совсем так, но поскольку это ожидание, вам нужно ваше резюме, чтобы показать, что у вас есть административные навыки, чтобы справиться со всем, что вам подбросит босс:

Внимательно прочитайте объявление о вакансии и укажите, какие административные навыки им нужны.
Составьте список всех административных навыков, которые у вас есть. Вы можете обратиться к списку выше, чтобы получить идеи.
Сравните навыки из описания работы и вашего личного списка навыков. Навыки, которые пересекаются, являются идеальными ключевыми словами для вашего резюме.
Привлеките внимание к своим административным навыкам, разместив их в отдельном разделе своего резюме.
Включите свои навыки в свое резюме, как в раздел опыта работы, так и в профиль резюме, предоставив примеры их в действии.
Упомяните как soft skills, так и hard skills, чтобы выглядеть всесторонне.
Постарайтесь не лгать в своем резюме, оно аукнется.
Перечислите до 10 и сосредоточьтесь на навыках, в которых вы лучше всего разбираетесь. В идеале, навыки, которые вы можете подкрепить соответствующим опытом работы.

Имейте в виду, что менеджер по найму, скорее всего, попросит вас более подробно рассказать о том, что вы указали в своем резюме, поэтому будьте готовы защищать свои навыки администратора.

Теперь посмотрим, что представляют собой эти навыки в реальной жизни на примере административных навыков в резюме:

Образец шаблона резюме административного помощника

Эрика Фриман

[email protected]

872-291-2758

Хьюстон, Техас

Профессиональное резюме

Очень гибкий административный помощник с опытом работы в офис-менеджере от 3-х лет. Ищу должность помощника руководителя в Hill Group, чтобы устранить административные барьеры и увеличить производительность офиса в геометрической прогрессии. В рекордно короткие сроки организовал выездное мероприятие для всей компании и договорился с предыдущими работодателями о снижении расходов на канцелярские товары на сумму более 7500 долларов.

Опыт работы

административный помощник

Мерфи Инк, Орландо, Флорида

Сентябрь 2018 г. – июнь 2020 г.

Ежедневно разрабатывал подробные планы совещаний для более 20 сотрудников.
Своевременно и без ошибок подготавливал и подавал банковские тратты и депозиты в финансовый отдел.
Выполнял канцелярские обязанности, включая ответы на срочные электронные письма, подготовку документов и создание убедительных презентаций.
Предоставление оперативного обслуживания клиентов по вопросам изменения членства, отмены, замораживания и обновления.

Ключевое достижение:

Менее чем за две недели организовал общекорпоративное выездное мероприятие на выходных с обучением и мотивационными спикерами.

Офисный помощник

Kunz and Sons LLC, Даллас, Техас

июль 2017 г. – июль 2018 г.

Отслеживание 25+ телефонных звонков в день, решение проблем и направление звонков в соответствующие отделы.
Управлял расписанием 5+ комнат, координируя встречи и мероприятия.
Отслеживание целей команды, чтобы помочь в достижении ключевых результатов и помощи там, где это необходимо.
Сотрудничал с более чем 30 сторонними поставщиками для обслуживания и обслуживания офисного оборудования, замены оборудования по мере необходимости.