Деловое письмо – это профессиональная корреспонденция. Если вы пишете сопроводительное письмо, рекомендательное письмо или благодарственное письмо, вам необходимо следовать формальным правилам делового письма.
Соблюдение этих рекомендаций важно, так как это показывает, что вы серьезно относитесь к переписке. Кроме того, это гарантирует, что получатель письма сможет сосредоточиться на вашем сообщении (а не на несоответствиях форматирования, опечатках или любых других мелких, но отвлекающих ошибках).
Прежде чем вы напишете или завершите свое следующее деловое письмо, найдите время, чтобы просмотреть , как его форматировать, от выбора шрифта до стиля, а также информацию о том, какие приветствия и подписи уместны.
Типы форматов деловых писем
В деловых письмах используются три основных формата:
- Блочный формат: в этом стиле весь текст выравнивается по левому краю. Пропустите одну строку между каждым разделом.
- Измененный блочный формат: в этом стиле большая часть контента остается выравниваемой по левому краю, как и в блочном формате письма. Вот исключения: для вашей контактной информации и бесплатного закрытия перейдите на вкладку в центр страницы и напишите там свою информацию.
- Полублочный формат: также иногда называемый блочным форматом с отступом. Этот стиль аналогичен модифицированному блочному формату, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ. 1
Любой из этих стилей приемлем для использования в деловом письме, но, поскольку правила для блочного формата очень четкие, этот вариант может быть самым простым для выбора.
Во многих текстовых редакторах есть шаблоны, которые облегчат вам правильное форматирование письма.
Воспользуйтесь преимуществами этих шаблонов, чтобы сосредоточиться на содержании письма, а не на его форматировании. Какой бы формат вы ни выбрали, убедитесь, что между буквами один пробел и пропущен пробел между каждым абзацем и разделом.
Как отформатировать и написать письмо
Внешность имеет значение! Деловое письмо — это профессиональная переписка, но оно не будет восприниматься так, если вы выберете дурацкий шрифт или много опечаток. Вот несколько рекомендаций, которым нужно следовать:
- Выберите подходящий шрифт и размер шрифта. Суть в том, что вам нужен повседневный ничем не примечательный шрифт (например, Times New Roman, Calibri или Arial), который не будет выделяться. Шрифт по умолчанию в вашей программе обработки текстов, вероятно, является приемлемым выбором.
- Избегайте случайных выражений или сленга. Это официальное письмо, поэтому вам следует использовать более формальный язык.
- Предотвращайте опечатки и грамматические ошибки, тщательно вычитывая текст.
- Если вы распечатываете письмо, подумайте о выборе высококачественной бумаги. Какую бы бумагу вы ни выбрали, аккуратно сложите письмо, прежде чем положить его в конверт. Если можете, напечатайте адрес получателя на конверте; если это невозможно, используйте самый аккуратный почерк.
Что включить в каждый раздел письма
Контакты
Включите свою контактную информацию в следующем порядке:
Ваше имя
Ваш адрес
Город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Если вы используете фирменный бланк, содержащий эту информацию, пропустите этот раздел.
Дата: в США дата указывается в следующем формате: месяц, число и год, например, 3 марта 2020 года. Не сокращайте месяц.
Контактная информация получателя: включите контактную информацию человека, которому вы пишете. Если у вас нет конкретного имени, оставьте его выключенным.
Имя
Должность
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс
Приветствие: начните письмо с приветствия, например «Дорогой», за которым следует заголовок и имя. Посмотрите другие примеры подходящих приветствий для использования в деловом письме , а также советы о том, что делать, если у вас нет конкретного контактного лица. После имени человека используйте двоеточие.
Уважаемый господин/госпожа. Фамилия:
Основная часть делового письма
Пусть ваше письмо будет простым и сфокусированным, чтобы его цель была ясной.
- Первый абзац вашего делового письма должен содержать введение в то, почему вы пишете.
- В следующих абзацах предоставьте дополнительную информацию и подробные сведения о вашем запросе.
- В последнем абзаце следует повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за рассмотрение вашего запроса. 2
Разделите букву через один интервал и выровняйте букву по левому краю. Оставьте пустую строку между каждым абзацем.
Заключение
С уважением,
Подпись
Собственноручная подпись (для отправленного письма)
Типизированная подпись
Пример делового письма
Джоан Лау
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]
1 марта 2020 г.
Стивен Крамер
Директор по персоналу
Acme Office Supplies
123 Business Rd.
Деловой город, Нью-Йорк 54321
Уважаемый мистер Крамер,
Я пишу сегодня, чтобы пригласить вас или другого представителя вашей компании выступить на ежегодной деловой конференции Metropolitan, которая пройдет в отеле North Branch с 15 по 18 сентября 2020 года.
Тема нашей предстоящей конференции — поиск и найм сотрудников, соответствующих корпоративной культуре. Учитывая тот рост, который наблюдался в вашей компании за последние пять лет, я считаю, что вам есть что предложить нашей аудитории.
В рамках пакета спикера мы предлагаем скромный гонорар и столик на шестерых на субботнем ужине.
Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите узнать больше о возможности выступления, пожалуйста, дайте мне знать. Мой номер мобильного телефона — 555-555-5555, а адрес электронной почты — [email protected].
С нетерпением жду Вашего ответа. Спасибо за внимание.
Искренне,
Ваша подпись (распечатанное письмо)
Джоан Лау
