Если вас попросили написать рекомендательное письмо для трудоустройства или участия в академической программе, вы, возможно, не знаете, какую информацию включить, а какую опустить.
Рекомендательные письма имеют значение. Опрос, проведенный Национальной ассоциацией консультирования по поступлению в колледж, показал, что письма от консультантов и преподавателей имели больший вес в процессе поступления в колледж, чем классная принадлежность или внеклассные занятия.
При поиске работы рекомендательное письмо может предоставить больше информации и произвести более положительное впечатление, чем просто список рекомендаций для потенциального работодателя.
Однако есть правильный и неправильный способ написания этих писем. Чтобы помочь своему коллеге, непосредственному подчиненному или ученику достичь своих целей, вам необходимо создать документ, который будет одновременно одобрением и рекламой. Вот как это сделать.
Что включить в рекомендательное письмо
Контекст. Рекомендательное письмо должно включать информацию о том, кто вы, каковы ваши связи с человеком, которого вы рекомендуете, почему он квалифицирован и обладает конкретными навыками.
Особенности. По возможности полезно приводить конкретные анекдоты и примеры, иллюстрирующие вашу поддержку. Например, вместо того, чтобы просто заявить, что кандидат хорошо пишет, упомяните, что он написал сочинение, получившее приз. Если кто-то получил награды или особое признание за свои достижения, упомяните об этом.
Соответствие требований должности и навыков кандидата. Ваша цель — написать сильную рекомендацию, которая поможет человеку, которого вы рекомендуете, получить работу или принять его. При написании конкретного письма с указанием кандидата на конкретную вакансию рекомендательное письмо должно включать информацию о том, насколько навыки кандидата соответствуют должности, на которую он претендует.
Попросите копию объявления о вакансии и копию резюме человека, чтобы вы могли соответствующим образом настроить рекомендательное письмо. Попробуйте использовать в своей рекомендации ключевые слова из списка вакансий.
В письме должна быть указана ваша контактная информация для последующих действий. Наконец, будьте готовы ответить на вопросы о том, как вы поддерживаете кандидата.
Формат рекомендательного письма
В этом шаблоне рекомендательного письма показан формат типичного рекомендательного письма с подробным описанием того, что следует включить в каждый абзац вашего письма.
Имя и адрес автора
Ваше имя
Должность
Компания
Улица Адрес
Город, штат Почтовый индекс
Дата
Приветствие
Если вы пишете личное рекомендательное письмо, включите приветствие (Уважаемый доктор Уильямс, Уважаемая мисс Миллер и т. д.). Если вы пишете письмо общего характера, скажите « Для кого это может касаться » или просто не включайте приветствие.
Параграф 1 – Введение
В первом абзаце рекомендательного письма объясняется цель письма, а также ваша связь с человеком, которого вы рекомендуете, в том числе то, как вы его знаете и как долго.
Параграф 2 – Детали
Второй абзац рекомендательного письма содержит конкретную информацию о человеке, о котором вы пишете, включая его квалификацию и вклад. При необходимости используйте более одного абзаца для подробностей. Включите конкретные примеры, подтверждающие квалификацию человека, когда это возможно.
Параграф 3 – Резюме
Этот раздел рекомендательного письма содержит краткое изложение того, почему вы рекомендуете человека. Скажите, что вы «настоятельно рекомендуете» человека или что вы «безоговорочно рекомендуете» или что-то подобное.
Пункт 4 – Заключение
Заключительный пункт рекомендательного письма содержит предложение предоставить дополнительную информацию. В этом абзаце можно указать номер телефона. Другой вариант — указать номер телефона и адрес электронной почты в разделе обратного адреса или в подписи письма.
Закрытие письма
Завершите свое письмо официальным заключением письма, указав свое имя и должность. Если вы отправляете печатную копию письма, поставьте свою подпись под напечатанным именем:
Искренне,
Подпись (для распечатки письма)
Имя писателя
Должность
Хотя шаблоны писем — отличная отправная точка для вашего собственного сообщения, вы всегда должны редактировать письмо, чтобы оно соответствовало вашей ситуации. Вы также можете ознакомиться с образцами рекомендательных писем, которые помогут вам написать собственное.
Ознакомьтесь с образцом рекомендательного письма
Вот пример рекомендательного письма, написанного тренером для студента-спортсмена.
Джордж МакАдамс
Тренер / Учитель биологии
Средняя школа Томаса Джефферсона
8740 Highland Avenue Hillside, Illinois 60162
(000) 123-1234
[email protected]
21 мая 2020 г.
Для предъявления по месту требования:
Я с большим энтузиазмом пишу эту личную рекомендацию для моего ученика Кишана Уильямса. Кишан был незаменимым членом футбольной команды средней школы Томаса Джефферсона, которую я тренирую с первого года обучения в 2018-2019 годах.
Кишан действительно один из лучших учеников средней школы Томаса Джефферсона. Он не только дважды был признан самым ценным игроком нашей футбольной команды, но и является отличником, поддерживая средний балл 3,85, поскольку он завершает полный график классов AP по английскому языку, биологии, химии и математическому анализу. Он известный студенческий лидер, занимающий должности в студенческом самоуправлении и Бета-клубе, а также работает волонтером в качестве преподавателя биологии в нашей программе наставничества сверстников.
Кишан обладает зрелостью и сосредоточенностью, которые намного превосходят таковые у большинства учеников его возраста. Будучи преисполнен решимости в конечном итоге поступить в колледж и медицинскую школу (чтобы продолжить карьеру в области спортивной медицины), он работал на различных работах с частичной занятостью в розничной торговле, чтобы финансировать свое образование, и понимает, как обеспечить внимательное обслуживание клиентов, управлять точками продаж. системы, а также укреплять командный дух и ответственность за проект.
Поэтому я настоятельно рекомендую Кишана Уильямса, будучи уверенным, что он привнесет в вашу организацию тот же энтузиазм и преданность делу, что и в классе и на футбольном поле.
Пожалуйста, свяжитесь со мной по электронной почте или номеру телефона, указанному здесь, если есть какая-либо другая информация, которую я могу предоставить.
Искренне,
Подпись (письмо на бумажном носителе)
Джордж МакАдамс
Что включить в рекомендательное сообщение по электронной почте
Когда вы отправляете рекомендательное письмо по электронной почте, вы можете удалить раздел «Адрес автора» и указать свое имя, адрес, должность, адрес электронной почты и номер телефона в разделе подписи вашего сообщения:
С наилучшими пожеланиями,
Автор Имя
Должность
Электронная почта
Телефон
Компания
Улица Адрес
Город, штат Почтовый индекс
В теме сообщения должно быть указано имя кандидата:
Тема: Рекомендация — Имя заявителя
Что не следует включать в рекомендательное письмо
Если вы не чувствуете себя комфортно, рекомендуя кого-то — будь то работа, аспирантура или что-то еще — лучше сообщить человеку, запрашивающему рекомендацию, что вы не можете ее написать, а не писать отрицательное письмо. Это даст им возможность найти того, кто искренне может написать положительную рекомендацию.
Имейте в виду, что ваша собственная репутация играет роль, когда вы пишете рекомендательное письмо; вы не хотите поддерживать в письме кого-то, кто, по вашему мнению, не будет хорошо работать, поскольку это может бросить тень на ваше собственное суждение.
Вы также не хотите лгать в письме: Не преувеличивайте достижения. Чрезмерная похвала может уменьшить влияние вашей рекомендации. Но имейте в виду, что поскольку большинство рекомендательных писем искажаются очень положительно, любая критика будет очень заметной.
