Ах да, знакомый цикл: вы садитесь писать сопроводительное письмо, открываете пустой документ, проверяете электронную почту, просматриваете примеры сопроводительных писем, делаете какие-то дела, наблюдаете, как курсор моргает еще несколько раз, и, наконец, гуглите что-то вроде «как написать сопроводительное письмо», которое, надеюсь, и привело вас сюда. Но вы все еще можете подумать о чем-то вроде: действительно ли кто-нибудь читает сопроводительные письма? Почему они вообще существуют?
Прежде всего: да, мы можем заверить вас, что сопроводительные письма действительно читают. Для некоторых менеджеров по найму они являются самой важной частью вашего заявления о приеме на работу. И в любом случае, вы не хотите упустить возможность рассказать потенциальным работодателям, кто вы, продемонстрировать, почему они должны нанять вас, и выделиться среди всех других кандидатов.
Чтобы ваше письмо было в отличной форме (и его создание было максимально безболезненным), у нас есть простые в выполнении шаги, а также примеры, несколько дополнительных советов и ответы на часто задаваемые вопросы.
Что такое сопроводительное письмо и почему оно важно?
Сопроводительное письмо — это краткая (одна страница или меньше) записка, которую вы пишете менеджеру по найму или рекрутеру вместе с вашим резюме и другими материалами заявки. Если все сделано правильно, сопроводительное письмо дает вам возможность напрямую рассказать о том, как ваши навыки и опыт соответствуют конкретной работе, которой вы занимаетесь. Это также дает вам возможность намекнуть рецензенту, что вы симпатичны, оригинальны и, вероятно, станете отличным дополнением к команде.
Вместо того, чтобы использовать сопроводительные письма в своих стратегических целях, большинство претендентов на работу болтают о том, чего они хотят, выбрасывают пресные, полные клише абзацы, которые, по сути, просто извергают их резюме, или идут по какой-то странной касательной, пытаясь быть уникальными..
Учитывая эту реальность, представьте, что вы получите, если научитесь правильно составлять сопроводительные письма.
Как написать сопроводительное письмо, которое понравится менеджерам по найму
Хорошо, вы поняли, насколько важны сопроводительные письма. Вот восемь шагов, чтобы написать статью, которая кричит: «Я отлично нанимаюсь!»
Шаг 1: Напишите новое сопроводительное письмо для каждой вакансии (но да, вы можете использовать шаблон).
Да, гораздо быстрее и проще взять сопроводительное письмо, которое вы написали для своего последнего заявления, изменить название компании и отправить его. Но большинство работодателей хотят видеть, что вы действительно в восторге от конкретной должности и организации, а это означает создание индивидуального письма для каждой должности.
Хотя можно перебрасывать несколько сильных предложений и фраз из одного сопроводительного письма в другое, даже не думайте о том, чтобы отправить 100% общее письмо. «Уважаемый менеджер по найму, я рад подать заявку на вакансию в вашей компании » — это немедленный сигнал рекрутерам и менеджерам по найму о том, что вы массово откликаетесь на каждое объявление о вакансиях, которое появляется на LinkedIn.
В то же время ничто не говорит о том, что вы не можете получить небольшую помощь: попробуйте один из наших бесплатных шаблонов сопроводительного письма, чтобы немного упростить процесс.
Шаг 2: Добавьте свою контактную информацию.
В верхней части сопроводительного письма вы должны указать основную информацию. Вы даже можете скопировать тот же заголовок из своего резюме, если хотите. Некоторая контактная информация, которую вы можете включить (и порядок, в котором вы можете включить ее):
- Ваше имя
- Ваши местоимения (необязательно)
- Ваше местоположение (необязательно)
- Ваша электронная почта
- Ваш номер телефона (необязательно)
- URL-адрес вашего Linkedin, портфолио или личного веб-сайта (необязательно)
Обратите внимание, что обязательными являются только имя и адрес электронной почты, и вам больше не нужно указывать полный адрес в сопроводительном письме или резюме. Города и штата (или района метро) более чем достаточно.
Таким образом, ваш заголовок может выглядеть так:
Иниго Монтойя
он/его
Столичный округ Флорина
inigo@mynameisinigomontoya.com
555-999-2222
Если в объявлении о вакансии вам предлагается отправить сопроводительное письмо в теле письма, вы можете добавить свою контактную информацию в конце после своего имени (и если вы хотите отказаться от адреса электронной почты здесь, вы можете — у них есть это уже).
Таким образом, ваш выход может выглядеть так:
Искренне,
Вайолет Бодлер
она/ее
vbaudelaire@vfd.org
123-123-1234
https://www.linkedin.com/in/violet—baudelaire/
Шаг 3. Направьте сопроводительное письмо менеджеру по найму — желательно по имени.
Самый традиционный способ адресовать сопроводительное письмо — использовать имя и фамилию человека, включая «мистер». или «мисс». (например, «Уважаемая госпожа Джейн Смит» или просто «Уважаемая госпожа Смит»). Но чтобы избежать случайного использования неправильного титула или, что еще хуже, непреднамеренного неправильного определения пола кого-либо, имя и фамилия также отлично работают. И если «Дорогой» кажется слишком жестким, попробуйте «Привет». Но никогда не используйте общие приветствия, такие как « Для кого это может касаться » или «Уважаемый господин или госпожа».
Чтобы получить дополнительную помощь, прочитайте эти правила написания сопроводительного письма и несколько советов о том, как найти менеджера по найму.
Шаг 4: Создайте вступительный абзац, который зацепит вашего читателя.
Ваше вступление закладывает основу для всего сопроводительного письма. Таким образом, вы хотите, чтобы он был запоминающимся, дружелюбным, диалоговым и очень актуальным для работы, которой вы занимаетесь.
Не нужно указывать свое имя — менеджер по найму уже его увидит. Но было бы неплохо упомянуть вакансию, на которую вы претендуете (менеджер по найму может прочесывать кандидатов на полдюжины разных вакансий), и да, вы могли бы сказать что-то простое, например: «Я рад подать заявку на [вакансию]». с [Компанией]». Но подумайте о том, чтобы представиться с помощью короткого первого абзаца, который подчеркивает ваше волнение по поводу компании, в которую вы подаете заявку, вашу страсть к работе, которую вы делаете, и/или ваши прошлые достижения.
Это лучшее место, чтобы указать «почему» для вашего приложения. Четко объясните, почему вы хотите работать в этой компании. Вы давний пользователь их продукции? У вас есть опыт решения проблемы, над которой они работают? Вам нравится голос их бренда или подход к разработке продукта? Проведите исследование компании (и проверьте их профиль Muse, если он у них есть), чтобы выяснить это.
Например, предположим, что вы претендуете на работу в сфере маркетинга в компании, известной своими невероятными пирогами и выпечкой. Вы можете использовать свое начало, чтобы упомянуть, как вы любите пироги так сильно, что, когда вы были в 4-м классе, вы получили голубую ленточку в конкурсе поедания пирогов Национального вишневого фестиваля. Или взгляните на это сопроводительное письмо клиента карьерного коуча и автора Muse Дженни Фосс, которая работала над тем, чтобы получить руководящую роль в некоммерческой организации, специализирующейся на предотвращении пожаров:
«У меня есть личный интерес к предотвращению пожаров, который восходит к моей юности. Будучи дочерью медсестры, много лет проработавшей в ожоговом отделении больницы, я выросла в тесном контакте с пострадавшими от пожара. Я часами думал о пациентах моей мамы, желая найти способ лучше защитить людей от огня».
Шаг 5: Объясните, почему вы отлично подходите для этой работы.
Распространенная ошибка в сопроводительном письме заключается в том, что речь идет только о том, насколько прекрасной будет эта позиция для вас. Откровенно говоря, менеджеры по найму знают об этом — на самом деле они хотят знать, что вы собираетесь привнести в должность и в компанию.
Поэтому, как только вы закроете вакансию, вы должны вытащить несколько ключевых идей, которые составят основу вашего сопроводительного письма. Они должны показать, что вы понимаете, что ищет организация, и пояснить, как ваш опыт соответствует занимаемой должности. Изучите описание работы для подсказок. Какие проблемы компания хочет решить с помощью этого найма? Какие навыки или опыт упоминаются высоко или более одного раза? Это, вероятно, будут самые важные квалификации.
Выберите от трех до пяти важных качеств, которые, по вашему мнению, вы лучше всего воплощаете. Например, может быть, вы ищете должность менеджера по работе с клиентами и наткнулись на публикацию, которая вас заинтересовала. Вы можете вытащить эти детали, которые хорошо вам подходят:
- В описании работы упоминается выполнение и превышение квоты несколько раз.
- У компании очень совместный, межведомственный подход к решению проблем.
- Отделу продаж требуется быстро обучающийся, чтобы менеджер по работе с клиентами мог быстро освоиться с потенциальными клиентами и адаптировать предложения к их потребностям.
Если вам трудно восхвалять себя и вы не можете определить свои сильные стороны, вот вам небольшой совет: что бы сказал о вас ваш любимый начальник, лучший друг или наставник? Как они будут петь вам дифирамбы? Используйте ответы, чтобы сообщить, как вы пишете о себе. Вы даже можете добавить отзывы, которые вы получили, чтобы укрепить свою позицию (иногда не злоупотребляйте этим!). Например:
«Когда я наблюдал за нашим последним офисным переездом, мои таблицы с цветовой кодировкой, охватывающие каждую мельчайшую деталь логистики, были легендарными; мой менеджер сказал, что я настолько организован, что она доверит мне планирование экспедиции на Марс».
Шаг 6: Подтвердите свою квалификацию примерами и цифрами.
Посмотрите на свой список квалификаций из предыдущего шага и подумайте о примерах из вашего прошлого, доказывающих, что они у вас есть. И выйти за рамки вашего резюме. Не просто извергайте то, что менеджер по найму может прочитать в другом месте. Проще говоря, вы хотите нарисовать более полную картину того, какой опыт и достижения делают вас отличным сотрудником, и показать, с чем вы можете проникнуть в их двери и показать, как только получите работу.
Например, что говорит менеджеру по найму больше о вашей способности возвращать бывших клиентов? Это: «Я отвечал за выявление и повторное вовлечение бывших клиентов». Или это: «Проанализировав прошлые опросы клиентов, показатели NPS и KPI, а также просто взяв трубку, я смог привнести подход, основанный на данных, и человеческий подход к задаче повторного привлечения бывших клиентов. ”
Затрудняетесь понять, как это сделать? Попробуйте задать себе эти вопросы и найти ответы, соответствующие квалификации, на которой вы решили сосредоточиться:
- Какой подход вы использовали для выполнения одной из обязанностей, упомянутых в вашем резюме?
- Какие детали вы бы включили, если бы рассказывали кому-то (очень короткую!) историю о том, как вы выполнили один из пунктов вашего резюме?
- Что в вашем характере, увлечении или трудовой этике сделало вас особенно успешным в выполнении работы?
Придумайте свои примеры, затем добавьте несколько цифр. Менеджеры по найму любят видеть статистику — они показывают, что вы оказали ощутимое влияние на организацию, в которой работали. Привели ли вы больше клиентов, чем кто-либо из ваших коллег? Собрать впечатляющее количество мероприятий? Сделать рабочий процесс на 30 % эффективнее? Включите это в сопроводительное письмо!
Вернёмся к примеру с последнего шага. Как вы можете доказать, что будете выполнять и превышать план продаж, если вас наймут? Попробуйте что-то вроде:
« Я всегда был очень целеустремленным — будь то достижение нового личного рекорда в команде по плаванию в колледже или превышение квоты в качестве представителя по развитию продаж в ZZZ Inc. Как SDR, я разбиваю свои квартальные цели по продажам. месяц за месяцем, а затем каждую неделю, чтобы я всегда знал, опережаю ли я, отстаю или на верном пути. Я также выделяю час каждую пятницу, чтобы подумать о том, что я мог бы сделать лучше на предыдущей неделе, так что я всегда совершенствуюсь. С помощью этих стратегий я выполнил свои цели по встречам, установленным на 10 из последних 10 кварталов, и фактически достиг цели в среднем на 114% по поиску потенциальных клиентов, которые в конечном итоге превращались в продажи за каждый квартал прошлого года. Как менеджер по работе с клиентами в вашей компании, я бы привнес тот же настойчивый и систематический подход для достижения долгосрочных целей в свои квоты продаж. ”
Сделайте это для каждой из квалификаций, на которых вы хотите сосредоточиться, и не стесняйтесь связывать свои достижения непосредственно с компанией. Совет: используйте свое пространство с умом. Для более важных уточнений вы можете посвятить целый абзац, в то время как другим может потребоваться только одно или два предложения.
Шаг 7: Закончите сильным выводом.
Заманчиво рассматривать последние строки вашего сопроводительного письма как одноразовую фразу: «Я с нетерпением жду вашего ответа». Но ваш заключительный абзац — это ваш последний шанс подчеркнуть свой энтузиазм в отношении компании или то, что вы отлично подходите для этой должности. Вы также можете использовать конец своего письма, чтобы добавить важные детали, например, тот факт, что вы готовы переехать из-за работы.
Некоторые советы могут подсказать вам, что нужно идти с жестким закрытием: смело настаивайте на том, что это вы и что вы позвоните им в течение недели, чтобы назначить встречу. Но с более чем 10-летним опытом работы рекрутером Фосс находит это раздражающим. Одно дело быть активным и уверенным в себе, но для нее такой подход кажется дрянной тактикой, взятой из олдскульного учебника «Как продать себя».
Вместо этого попробуйте что-то вроде этого:
«Я верю, что моя энергия, стремление к инновациям и опыт руководителя отдела продаж сослужат хорошую службу компании. Я хотел бы встретиться, чтобы обсудить ценность, которую я мог бы добавить в качестве вашего следующего директора по продажам на Западном побережье. Я ценю ваше внимание и надеюсь встретиться с вами в ближайшее время».
Затем обязательно подпишитесь профессионально, с соответствующим завершением и вашим именем и фамилией.
Шаг 8: Перечитайте и пересмотрите.
Мы не должны просить вас проверить сопроводительное письмо на проверку орфографии, но помните, что сканирование вашего компьютера на наличие опечаток — это не то же самое, что редактирование. Отложите свое письмо на день или даже на несколько часов, а затем прочитайте его еще раз свежим взглядом — вы, вероятно, заметите некоторые изменения, которые хотите внести.
Бонусные советы в сопроводительном письме, которые дадут вам преимущество перед конкурентами
Когда вы пишете сопроводительное письмо, вот еще несколько советов, которые помогут вам выделиться из толпы соискателей:
- Будьте кратки и лаконичны: всегда есть исключения из правил, но в целом, как для резюме, так и для сопроводительного письма, не переходите на страницу. Нужна помощь? Ознакомьтесь с этими советами, чтобы сократить сопроводительное письмо.
- Никогда не извиняйтесь за недостающий опыт: когда вы не соответствуете всем требованиям работы, возникает соблазн использовать такие фразы, как «Несмотря на мой ограниченный опыт работы в качестве менеджера…» или «Хотя у меня может не быть непосредственного опыта в маркетинге…» Но зачем извиняться ? Вместо того, чтобы привлекать внимание к своим слабостям, подчеркните сильные стороны и полезные навыки, которые у вас есть.
- Выберите правильный тон: вам нужно найти баланс между излишней формальностью в письме (из-за чего вы можете показаться жестким или неискренним) и излишней разговорчивостью. Позвольте своей индивидуальности проявить себя, конечно, но также имейте в виду, что сопроводительное письмо не должно звучать как текст для старого друга.
- Подумайте о том, чтобы писать «голосом» компании: сопроводительные письма — отличный способ показать, что вы понимаете среду и культуру компании и отрасли. Потратив некоторое время на чтение веб-сайта компании или просмотр их социальных сетей, прежде чем начать, может быть отличным способом сформировать правильное мышление — вы получите представление о тоне, языке и культуре компании, а это все, что вам нужно. захотят отразить, особенно если навыки письма являются основной частью работы.
- Осторожнее с энтузиазмом: мы не можем сказать вам, сколько сопроводительных писем мы видели от людей, которые «абсолютно взволнованы возможностью» или «очень рады подать заявку!» Да, вы хотите показать индивидуальность, креативность и волнение. Но немного преуменьшите наречия и сохраните уровень энтузиазма по поводу возможности искренним и правдоподобным.
