Вы любите организовывать мероприятия и вечеринки для своей семьи и друзей? Возможно, вы захотите попробовать себя в качестве организатора мероприятий!
Организатор мероприятий (также известный как организатор встреч и/или собраний) — это тот, кто координирует все аспекты профессиональных встреч и мероприятий. Они часто выбирают места для встреч, организуют транспорт и согласовывают многие другие детали.
Чем занимается организатор мероприятий?
Будь то свадьба, образовательная конференция или деловая встреча, встречи и мероприятия объединяют людей для достижения общей цели. Планировщики встреч, конференций и мероприятий работают над тем, чтобы эта цель была достигнута беспрепятственно.
Организатор мероприятий обычно делает следующее:
- Встретьтесь с клиентами, чтобы понять цель встречи или мероприятия
- Спланируйте масштаб мероприятия, включая время, место, программу и стоимость
- Запрашивайте предложения от мест и поставщиков услуг (например, флористовили фотографов).
- Работа с клиентом, чтобы выбрать, где провести мероприятие и с кем заключить договор на услуги
- Осмотр мест, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям клиента
- Координация услуг по проведению мероприятий, таких как номера, транспорт и питание
- Поговорите с персоналом на месте, чтобы согласовать детали
- Мониторинг мероприятий, чтобы убедиться, что клиент и участники мероприятия удовлетворены
- Просмотрите счета за мероприятие и подтвердите оплату
Организаторы мероприятий координируют каждую деталь мероприятия от начала до конца. Например, перед встречей планировщики встречаются с клиентами, чтобы оценить посещаемость и определить цель встречи. Во время встречи они занимаются логистикой встречи, такой как регистрация гостей и настройка аудио- и видеооборудования для спикеров. После встречи они опрашивают участников, чтобы выяснить, какие темы их больше всего интересовали.
Организаторы мероприятий также ищут потенциальные места для встреч, например отели и конференц-центры. Они рассматривают жилье и услуги, которые может предоставить объект, насколько легко людям будет туда добраться, а также достопримечательности, которые могут предложить окрестности. В последнее время планировщики также рассматривают вопрос о том, может ли онлайн-встреча достичь тех же целей, что и встреча лицом к лицу.
После того, как место выбрано, планировщики организуют место для встреч и службы поддержки. Например, они заключают контракты с поставщиками на питание для посетителей и согласовывают планы с персоналом на месте. Они организуют выступления, развлечения и мероприятия. Они также контролируют финансирование собраний и конгрессов. В день мероприятия организаторы могут зарегистрировать участников, скоординировать транспорт и убедиться, что конференц-залы оборудованы должным образом.
Требования к образованию и квалификация
Требования к образованию и обучению для организаторов мероприятий различаются в зависимости от области знаний, которая может включать свадьбы и другие личные мероприятия, а также деловые встречи, съезды и конференции. Хотя вы можете получить работу по планированию мероприятий начального уровня без формального образования, это может ограничить ваши шансы на карьерный рост.
Образование: многие организаторы мероприятий получают как минимум степень бакалавра в области гостиничного менеджмента или соответствующую специальность. Некоторые люди, работающие в этой области, имеют ученые степени в области связей с общественностью, маркетинга, коммуникации и бизнеса.
Сертификаты: есть несколько различных добровольных сертификатов, которые организаторы мероприятий могут получить, чтобы повысить свои навыки и авторитет. Распространенной является программа аттестации Certified Meeting Professional (CMP) через Совет индустрии мероприятий. Существуют и другие дополнительные сертификаты по разным специальностям, в том числе статус сертифицированного специалиста по проведению совещаний (CGMP), выданный Обществом профессионалов государственных совещаний, и несколько различных уровней сертификации, предлагаемых Американской ассоциацией сертифицированных организаторов свадеб AACWP.
Опыт: некоторые организаторы мероприятий получают опыт во время стажировки или начинают с работы на соответствующих должностях в индустрии гостеприимства. Они также могут получить опыт на раннем этапе, координируя занятия в колледже и волонтерские мероприятия.
По мере того, как организаторы мероприятий приобретают опыт, у них может появиться возможность взять на себя больше обязанностей. Например, это может означать переход от координатора конференции до координатора программы, а затем до менеджера встречи. В конце концов, многие организаторы мероприятий также открывают собственное дело.
Навыки и компетенции организаторов мероприятий
В дополнение к пониманию управления гостеприимством с точки зрения бизнеса вы увеличите свои шансы на успех, если у вас хорошо развиты мягкие навыки, такие как следующие:
- Коммуникативные навыки: отличные навыки аудирования, разговорной речи и письма улучшат вашу способность общаться с поставщиками, участниками мероприятий и персоналом.
- Внимание к деталям: очень важно ваше умение замечать самые мельчайшие детали мероприятия, от шрифта на приглашениях до вида салата, который будет подан на стойке регистрации.
- Координация: вы должны уметь работать вместе с другими людьми и приспосабливать свои действия к их действиям.
- Решение проблем: вы должны уметь не только решать проблемы, но и сохранять самообладание при этом.
- Навыки межличностного общения: способность устанавливать и поддерживать отношения с поставщиками очень важна и облегчит вашу жизнь, когда придет время планировать будущие события.
Как выглядит рабочее место организатора мероприятий?
Организаторы мероприятий проводят большую часть своего времени в офисах. Во время встреч и мероприятий они обычно работают в отелях или конференц-центрах. Они регулярно путешествуют, чтобы посетить мероприятия, которые они организуют, и посетить предполагаемые места встреч, иногда в экзотических местах по всему миру. Планировщики регулярно сотрудничают с клиентами, работниками сферы гостеприимства и участниками совещаний.
Работа по планированию встреч, конференций и мероприятий может быть быстрой и требовательной. Планировщики контролируют многие аспекты мероприятия одновременно, сталкиваются с многочисленными крайними сроками и координируют деятельность нескольких разных групп людей.
Большинство организаторов встреч, конференций и мероприятий работают полный рабочий день. Кроме того, многим приходится работать сверхурочно и нерегулярно в преддверии важного события. Во время совещаний или съездов планировщики могут работать очень долго, начиная с раннего утра и работая до позднего вечера. Иногда им приходится работать по выходным.
