Офис-менеджер — это тот, кто отвечает за организацию всей административной деятельности, которая способствует бесперебойной работе офиса. Они должны уметь беспристрастно и последовательно контролировать других сотрудников. В обязанности менеджера также может входить наем и увольнение сотрудников, а также разрешение споров или любых других вопросов, которые могут возникнуть между сотрудниками.
Чем занимается офис-менеджер?
Обязанности офис-менеджеров варьируются в зависимости от размера организации-работодателя, поэтому это может означать организацию, планирование и надзор за большим количеством административных помощников или работу с одним или двумя людьми в небольшом офисе. Независимо от размера организации офис-менеджер должен уметь мотивировать и поощрять сотрудников к повышению как производительности, так и качества работы.
В обязанности обычно входит:
- организация встреч и назначение встреч
- набор текста и работа с корреспонденцией, жалобами и запросами
- бронирование транспорта и проживания
- заказ канцтоваров и мебели
- подготовка писем, презентаций и отчетов
- контроль и надзор за работой секретарей, канцелярии и административного персонала
- управление бюджетом офиса
- взаимодействие с персоналом, поставщиками и клиентами
- внедрение и поддержание процедур/офисных административных систем
- делегирование задач младшим сотрудникам
- организация ознакомительных программ для новых сотрудников
- обеспечение актуальности политик охраны труда и техники безопасности
- использование ряда программных пакетов
- работа с подбором и аттестацией персонала
- участие в совещаниях с высшим руководством
- ведение кадрового учета
Необходимые навыки и требования:
- Навыки общения: офис-менеджеры сотрудничают с коллегами, руководством, непосредственными подчиненными и, в некоторых случаях, с клиентами. Они должны уметь слушать и эффективно общаться.
- Внимание к деталям: от заказа канцелярских товаров до соблюдения стандартов OSHA, проверка каждой детали имеет решающее значение для работы офис-менеджера.
- Лидерские качества: офис-менеджеры отвечают за вспомогательный персонал. Их нужно мотивировать, дисциплинировать и разрешать конфликты на регулярной основе.
- Аналитические навыки: как компания может сэкономить деньги? Получаем ли мы максимальную отдачу от наших ресурсов? Офис-менеджеры должны выявлять неэффективность и экономию средств в рамках своей повседневной работы.
Как выглядит рабочее место офис-менеджера?
Как правило, любая организация с несколькими сотрудниками может нанять офис-менеджера. Работодатели включают больницы, университеты, финансовые учреждения, местные органы власти. правительство, благотворительные организации, малый бизнес, розничные торговцы, производители, крупные компании и медиафирмы.
