Руководство по написанию сопроводительного письма в 2024 году

Что такое сопроводительное письмо?

Перво-наперво. Вы можете задаться вопросом: «Что такое сопроводительное письмо?». Не волнуйтесь, вы находитесь в правильном месте.

Сопроводительное письмо — это просто рекомендательное письмо, которое сопровождает резюме. Хотя сегодня сопроводительные письма требуются не так часто, как когда-то, когда их запрашивают, это дает соискателю возможность изложить детали своего резюме. Сопроводительные письма также дают соискателю возможность выразить свои цели, а также особый опыт и личность, которые могут не отображаться в резюме.

Какова цель сопроводительного письма?

В сопроводительном письме объясняется, кто вы, перечисляются основные достижения и сообщается менеджеру по найму, что вы надеетесь принести компании в случае принятия на работу.

Существует три типа сопроводительных писем: сопроводительное письмо к заявке, сопроводительное письмо для потенциальных клиентов и сопроводительное письмо по сети. 

Какой длины должно быть сопроводительное письмо?

Думайте о сопроводительном письме как о предварительном просмотре, а не о полном художественном фильме. Цель состоит в том, чтобы посеять семена интриги в сознании менеджера по найму о ваших наиболее важных навыках и опыте, которые вы сможете более подробно обсудить во время собеседования. Это означает, что лучшие сопроводительные письма, как правило, имеют длину около одной страницы, чтобы ваше сообщение было ясным и легким для восприятия.

Как поделиться сопроводительным письмом с потенциальным работодателем

Есть несколько способов поделиться сопроводительным письмом с потенциальными работодателями, в зависимости от их процесса подачи заявки. Сопроводительные письма могут быть написаны на документе и преобразованы в PDF-файл для загрузки на веб-сайт с вакансиями или прикреплены к электронному письму вместе с вашим резюме. В других случаях ваше сопроводительное письмо может быть просто написано в сообщении электронной почты менеджеру по найму с приложением вашего резюме.

Как начать писать сопроводительное письмо

Может быть пугающе пытаться разобрать все свои лучшие качества в несколько коротких абзацев. Чтобы убедиться, что вы движетесь в правильном направлении, лучше всего начать писать сопроводительное письмо, даже не написав. Прежде чем вы начнете печатать, вы должны изучить компанию, название должности и описание.

Изучение компании, в которую вы подаете заявку, может помочь вам понять общий тон и индивидуальность бренда в целом. Это может затем определить тон голоса, которым вы могли бы написать свое сопроводительное письмо. Например, вычурный стартап, вероятно, будет иметь гораздо больше непринужденной и творческой энергии по сравнению с более традиционной структурой корпорации. Профессиональный совет? Обратитесь к веб-сайту компании за подсказками тона, чтобы соответствовать.

Подобно тому, как вы можете изменить свое резюме, чтобы оно соответствовало описанию работы, оно также может указать, на что следует направить ваше внимание в сопроводительном письме. Вполне вероятно, что у менеджера по найму есть приоритетный список ключевых навыков, которые ему нужны. Подумайте о том, чтобы сделать акцент на этом опыте и уникальных особенностях, чтобы заинтересовать их.

 

Как написать сопроводительное письмо

1. Контактная информация

Укажите свое полное имя, адрес (включая почтовый индекс — для целей ATS) и номер телефона с кодом города. Вы должны сделать так, чтобы менеджеру по найму было как можно проще связаться с вами. Традиционно эта контактная информация включается в верхний левый угол вашего сопроводительного письма, если вы пишете в документе. Если вы пишете электронное письмо, эта информация может быть включена под вашей подписью в конце сообщения.

2. Приветствие

Идеально узнать имя менеджера по найму и поприветствовать его напрямую. Обычно вы можете найти имя менеджера по найму, выполнив поиск на веб-сайте компании или даже позвонив в компанию и спросив, какой менеджер по найму назначен на эту конкретную должность. Как только вы выучите имя, простое приветствие «Джон» или «Привет, Джон» — это все, что вам нужно.

3. Открытие

Думайте о вступительном предложении как о своей «крючке». Это ваш шанс привлечь внимание менеджера по найму и заставить его узнать о вас больше. Как именно вы пишете хороший хук? Подумайте, какие навыки отличают вас от других кандидатов или как ваш опыт может сделать вас бесценным для компании. Что вы можете сделать, что никто другой не может?

Предупреждение: будьте осторожны, чтобы не переборщить с информацией в своем вступительном слове (и будьте осторожны, чтобы не написать одно предложение). Выберите только одну или две вещи, которые, по вашему мнению, наиболее актуальны и важны для этой конкретной работы.

4. Тело

При написании основной части или основной части сопроводительного письма помните три слова: почему, что и что (да, мы хотели сказать «что» дважды).

Почему вы пишете менеджеру по найму?

Какую ценность вы можете предложить компании?

Что вы знаете о компании и команде?

Основная часть сопроводительного письма посвящена продаже себя. Включите несколько примеров соответствующих и измеримых достижений. Измеримые достижения сильны, потому что они показывают осязаемое доказательство ваших способностей.

Например, если вы подаете заявку на работу в сфере продаж, вы можете добавить: «В четвертом квартале 2015 года я увеличил продажи на 15%».

Или, если вы претендуете на работу в веб-разработке, вы можете сказать: «Работал в команде из трех разработчиков над созданием полноценного мобильного приложения».

5. Закрытие

Закрытие вашего сопроводительного письма — это просто закрытие. Этот раздел следует использовать, чтобы поблагодарить менеджера по найму за его или ее время и упомянуть любые вложения (резюме, портфолио, образцы). Сохраняйте профессиональное завершение и старайтесь не звучать слишком нетерпеливо, так как рвение может показаться отчаянным.

Например, вместо того, чтобы говорить что-то вроде: «С нетерпением жду возможности узнать больше о вакансии», лучше всего сохранять хладнокровие, сказав что-то вроде: «Я с нетерпением жду возможности узнать, подхожу ли я для этой должности». Опять же, имейте в виду тон и индивидуальность компании, с которой вы здесь общаетесь.

Чтобы завершить закрытие, сделайте официальную подпись. Вы можете использовать «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С уважением» или любой другой профессиональный знак.

Используйте свое имя и фамилию в качестве подписи. Если вы отправляете сопроводительное письмо в теле письма, убедитесь, что это ваша личная учетная запись электронной почты, в которой под электронным письмом не указана ваша текущая рабочая подпись. Другой вариант — написать сопроводительное письмо в текстовом документе, сохранить его в формате PDF и прикрепить к электронному письму.

Как отформатировать сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это письмо, но это не значит, что вы должны просто выкладывать все на страницу в потоке сознания. Ведь формат вашего сопроводительного письма определяет порядок, в котором менеджер по найму узнает о вас, что может существенно повлиять на его первое впечатление.

Например, если вы перечисляете свой трудовой стаж последним, ему или ей придется прочитать все письмо, прежде чем он узнает наиболее важную информацию.

Используйте приведенный ниже порядок форматирования в качестве ориентира для построения структуры сопроводительного письма.

Как оформить сопроводительное письмо на работу

Если вы сомневаетесь, подумайте о своем сопроводительном письме как о разговоре. В большинстве культур общение начинается с личного знакомства, прежде чем перейти к более глубокому разговору. Помните об этих же маркерах разговорных событий при написании сопроводительного письма. Например:

1. Назовите свое имя
2. Скажи привет
3. Расскажите о своей трудовой биографии
4. Расскажите им, что вы можете сделать для их компании
5. Попрощайся

Как оформить сопроводительное письмо на стажировку

1. Назовите свое имя
2. Скажи привет
3. Расскажите историю своей курсовой работы.
4. Расскажите им, что вы можете сделать для их компании
5. Попрощайся

Как оформить сопроводительное письмо без опыта

1. Назовите свое имя
2. Скажи привет
3. Расскажите о своем наборе навыков и качествах характера, благодаря которым вы хорошо подходите для этой роли.
4. Расскажите им, что вы можете сделать для их компании
5. Попрощайся

Если это все еще кажется сложным, попробуйте вытащить свой смартфон или другое записывающее устройство и представить, что вы разговариваете напрямую с менеджером по найму, предлагая себя на работу. Запишите, как вы произносите каждый из разделов сопроводительного письма вслух, а затем прослушайте. Скорее всего, вы естественным образом попадете в каждый из маркеров событий. Затем вы можете транскрибировать и редактировать прямо из вашей записи.

Как озаглавить и сохранить сопроводительное письмо

Дьявол в деталях! Если вы пишете сопроводительное письмо в текстовом документе, чтобы сохранить его и отправить в формате PDF, важно сохранить его и правильно пометить. Это полезно как для менеджера по найму, так и для организации процесса поиска работы.

Ключевым моментом в каждом аспекте подачи заявления о приеме на работу является простое «да» для вашего потенциального работодателя. Это означает, что менеджер по найму может легко отслеживать материалы вашего заявления для последующего просмотра. Имея это в виду, обычно лучше убедиться, что ваше полное имя и фраза «сопроводительное письмо» включены в метку файла. Другие полезные сведения могут включать название должности, на которую вы претендуете, или год подачи заявки.

Вот несколько примеров:

• Ваше имя_Сопроводительное письмо_Должность.pdf
• Сопроводительное письмо_Ваше имя_Должность.pdf
• Должность_Ваше имя_Сопроводительное письмо.pdf
• Ваше имя_Сопроводительное письмо_2021.pdf
• Сопроводительное письмо_Ваше имя_2021.pdf

Сохранив файл, добавьте его в папку на своем компьютере, чтобы в дальнейшем можно было легко найти его. Наличие готовых шаблонов сопроводительных писем может упростить настройку и настройку для будущих заявлений о приеме на работу.

 

Советы по сопроводительному письму

• Если вы отправляете сопроводительное письмо по электронной почте, используйте стратегическую линию темы. Никогда не оставляйте строку темы пустой и дважды проверяйте конкретные инструкции в объявлении о вакансии. Если возможно, используйте строку темы электронной почты, чтобы продать себя. Пример: «Опытный инженер-программист ищет должность старшего уровня для мобильных устройств».
• Сопроводительное письмо должно быть кратким и по существу. Менеджер по найму будет читать много сопроводительных писем. Тщательно отбирая свои слова и опыт для включения, вы можете выделиться из толпы претендентов.
• Будьте уверены. Сообщите менеджеру по найму причины, по которым вы заслуживаете эту должность, и заставьте себя поверить в них!
• Ваше сопроводительное письмо не должно быть просто перефразированием вашего резюме. Позвольте своей личности показать и подробно рассказать о своих самых ценных навыках и опыте.
• Изучите информацию о компании и должности, прежде чем писать сопроводительное письмо. Он должен быть адаптирован к ценностям и потребностям конкретной компании. Менеджеры по найму могут заметить типовое резюме за милю.
• Используйте объявление о вакансии в качестве руководства для того, на каких темах, навыках и опыте следует сосредоточиться.
• Лучшие сопроводительные письма включают ключевые слова из объявления о вакансии. Системы отслеживания кандидатов могут сканировать ваше сопроводительное письмо вместе с вашим резюме и будут использовать эти ключевые слова для сортировки кандидатов.
• Проверьте на орфографические и грамматические ошибки.
• Отправьте сопроводительное письмо в формате PDF, чтобы избежать проблем с удобочитаемостью и представить наиболее профессиональный пакет приложений.
• Отсканируйте сопроводительное письмо с помощью Jobscan, чтобы убедиться, что вы отметили все флажки.

Отсканируйте сопроводительное письмо с помощью Jobscan

Помимо сканирования резюме, пользователи Jobscan Premium также могут сканировать свои сопроводительные письма с описанием вакансии. При этом создается отчет о наиболее важных навыках и навыках, указанных в описании вакансии, которые должны быть включены в ваше сопроводительное письмо, а также дополнительные проверки оптимальной длины, контактной информации, измеримых результатов и т. д.

Часто задаваемые вопросы о сопроводительном письме

Какое время следует использовать при написании сопроводительного письма?

В сопроводительном письме может быть уместно менять времена. Например, вы можете объяснить, кто вы, в настоящем времени и объяснить важные аспекты вашей трудовой биографии в прошедшем времени. Вы можете переключиться на будущее совершенное время, обсуждая, как бы вы поступили, если бы вам дали эту должность. Подумайте об этом так: «Я — ABC, раньше я делал XYZ, я с нетерпением жду возможности сделать EFG в этой должности».

Что включить в сопроводительное письмо

В приведенных выше рекомендациях по сопроводительному письму объясняется, как написать сопроводительное письмо более подробно, но в целом вы всегда должны указывать свое имя, соответствующий опыт работы и причины, по которым вы подходите для этой работы в сопроводительном письме.

Действительно ли необходимы сопроводительные письма?

Цель сопроводительного письма — представить себя и свое резюме, а также дать представление о конкретных частях вашей истории работы и о том, как ваш опыт применим к этой конкретной работе.

Что отправить в первую очередь: сопроводительное письмо или резюме?

Обязательно ознакомьтесь со всеми инструкциями в описании работы, чтобы следовать запросам менеджера по найму. Как правило, ваше сопроводительное письмо и резюме отправляются вместе, но ваше сопроводительное письмо должно быть введением в ваше резюме. Если это электронное письмо, используйте сопроводительное письмо в теле и прикрепите свое резюме, в противном случае прикрепите оба.

Как адресовать сопроводительное письмо

Всегда следует обращаться к человеку на другом конце по имени. Посетите веб-сайт компании или позвоните офис-менеджеру компании, чтобы узнать имя менеджера по найму. Никогда не используйте «Кому это может быть важно» или «Привет» вместо имени. Если ничего не помогает, используйте «Привет, название компании». Узнайте больше здесь: Как написать сопроводительное письмо

Что я должен включить в сопроводительное письмо?

Сопроводительные письма гораздо менее распространены, чем в прошлом, и их следует включать только тогда, когда их просят конкретно в объявлении о вакансии.

Какой длины должно быть сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо должно быть не длиннее 400 слов и ¾ одной страницы.

Следует ли отправлять сопроводительное письмо в виде вложенного файла?

Если это не указано в объявлении о вакансии, сопроводительное письмо можно отправить либо в виде вложения (лучше всего в формате PDF), либо в теле письма с приложением к резюме.

Как начать сопроводительное письмо?

Не переусердствуйте! Начните сопроводительное письмо, представившись по имени и поприветствовав. Например, «Здравствуйте, Мэри, я Пейдж Допке».

Как закончить сопроводительное письмо?

Завершите сопроводительное письмо официальной подписью. «С уважением», «Самый лучший» и «Ваш» уместны перед вашим именем. Если письмо не отправлено по электронной почте, используйте дату в подписи.