Правильный формат сопроводительного письма включает ваше имя, контактные данные, приветствие, три основных абзаца и подпись. Подробнее о том, как отформатировать сопроводительное письмо, читайте в этой статье.
Как отформатировать сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо требует следующих семи частей (мы перечислили их сверху вниз):
1. Контактная информация
Вверху сопроводительного письма включите следующую информацию:
- Имя : Ваше полное имя должно быть в центре внимания заголовка сопроводительного письма (используйте крупный шрифт и жирный текст).
- Номер телефона : если вы подаете заявление о приеме на работу в другом городе, штате или стране, укажите код города / страны.
- Адрес электронной почты : используйте профессиональный адрес электронной почты, например [email protected].
- Онлайн-профиль : включите ссылку на онлайн-профили, связанные с работой, такие как ваш личный веб-сайт или профиль LinkedIn.
2. Адрес и дата менеджера по найму
Затем укажите сегодняшнюю дату и контактную информацию работодателя, оставив пробел между датой и именем менеджера по найму. Составьте эту часть сопроводительного письма следующим образом:
- Сегодняшняя дата
- Имя менеджера по найму
- Название компании
- Почтовый адрес компании
- Город, штат и почтовый индекс компании
3. Приветствие
В идеале вы должны направить сопроводительное письмо менеджеру по найму. Чтобы узнать их имя, поищите его в описании вакансии или на сайте компании. Если вы все еще не можете его найти, попробуйте позвонить в компанию и спросить имя менеджера по найму.
Предпочтительно составить приветствие в сопроводительном письме команде или департаменту, в который вы подаете заявку, например, используя «Уважаемый директор по бухгалтерскому учету», «Уважаемая команда бухгалтеров» или «Уважаемый менеджер по найму».
4. Вводный абзац
Первый абзац вашего сопроводительного письма должен:
- Привлечь внимание менеджера по найму
- Обеспечьте самостоятельное введение
- Перечислите должность, на которую вы претендуете
- Опишите, где вы нашли объявление о вакансии
Также важно выразить свое волнение по поводу должности в начале сопроводительного письма .
Например, ознакомьтесь с профессиональным, но харизматичным вступлением этого кандидата:
«Я подаю заявку на должность ассистента стоматолога в [Название клиники]. Я заметил вашу вакансию на [название веб-сайта] и рад сообщить, что мой более чем 4-летний опыт работы ассистентом стоматолога полностью соответствует потребностям вашей клиники.»
Если вас пригласили на эту должность из-за взаимного контакта менеджера по найму, включите это направление в начальный абзац сопроводительного письма.
5. Второй абзац
Теперь, когда вы представились, выделите свой опыт и достижения, чтобы произвести еще большее впечатление на менеджера по найму. Используйте навыки, опыт и квалификацию, перечисленные в описании должности, в качестве идей при написании сопроводительного письма, чтобы показать, что вы хорошо подходите для этой роли.
Вы даже можете связать достижения в своем резюме с целями вашей целевой компании в сопроводительном письме.
Например, посмотрите, как этот кандидат продает свои соответствующие навыки:
«В описании вашей должности я заметил, что вы ищете кандидата, который не требует особой подготовки и контроля. Накопив более 4 лет опыта работы ассистентом стоматолога, я могу гарантировать вам, что полностью самостоятельно справляюсь с рутинными процедурами, связанными с уходом за пациентами, ведением записей, составлением графиков, выставлением счетов и даже обслуживанием инвентаря.»
Чтобы превзойти ожидания менеджера по найму, изучите своего потенциального работодателя. Определите текущее состояние отрасли, положение компании на рынке и, если возможно, ее планы на будущее. Напишите абзац с подробным описанием того, как вы вписываетесь в его план. Объясните, как вы можете помочь им в достижении их будущих целей.
6. Последний абзац с призывом к действию.
Затем завершите сопроводительное письмо четким заключительным абзацем, в котором:
- Спасибо менеджеру по найму за уделенное время и внимание
- Повторяет вашу контактную информацию, включая номер телефона и адрес электронной почты.
- Заканчивается убедительным призывом к действию, побуждающим менеджера по найму пригласить вас на собеседование.
Например, обратите внимание на восторженное, но профессиональное завершение выступления этого кандидата:
Спасибо, что рассмотрели мою заявку. Я хотел бы присоединиться к команде [Название клиники]. Я с нетерпением жду более подробного обсуждения с вами того, как я могу присоединиться к вашей команде и помочь вам в достижении ваших целей. Не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону (555) 047-1701 или [email protected]
7. Подпись
Прежде чем подписать сопроводительное письмо, закройте его, написав «С уважением», а затем оставьте пробел в три-четыре строки. Затем введите свое имя.
Вы можете распечатать сопроводительное письмо и поставить свою подпись в оставленном вами месте. Или вы можете использовать электронную подпись, если хотите.
Советы по форматированию профессиональных сопроводительных писем
- Стиль шрифта : используйте профессиональный шрифт сопроводительного письма. Используйте обычный шрифт, например Times New Roman, Helvetica, Arial или Verdana. Избегайте модных шрифтов, потому что они покажутся менеджерам по найму непрофессиональными и могут не быть обнаружены системами отслеживания кандидатов.
- Размер шрифта : используйте шрифт размером не более 12 и не менее 10,5 пунктов. Мелкие шрифты заставляют менеджеров по найму напрягать глаза, в то время как большие шрифты непрофессиональны.
- Поля : используйте поля для сопроводительного письма от 1 до 0,5 дюйма. Если вам не хватает места, можно отрегулировать поля. Однако избегайте больших корректировок, из-за которых ваша буква будет выглядеть слишком тонкой или слишком полной.
- Интервал : правильный интервал в сопроводительном письме требует, чтобы вы оставляли пробел между каждой частью сопроводительного письма. В частности, оставьте пробел между датой, адресом получателя, приветствием, абзацами основного текста, подписью, подписью и вашим именем.
- Формат файла : если вы отправляете цифровую копию сопроводительного письма, отправьте сопроводительное письмо в формате PDF или DOCX. PDF-файлы не могут быть легко изменены другими, не вызывают проблем с совместимостью и могут быть прочитаны системами отслеживания кандидатов.
- Присвоение имени файлу : при сохранении сопроводительного письма в формате PDF обязательно используйте подходящее имя, например Your-Name-Job-Title-Cover-Letter.PDF.
Форматирование сопроводительного письма для сопроводительных писем электронной почты
Если от вас требуется отправить сопроводительное письмо в теле письма (а не в виде вложения), формат сопроводительного письма будет выглядеть примерно так:
Формат сопроводительного письма для электронного письма
- Строка темы — используйте профессиональную строку темы, в которой четко указаны названия должностей и ваше имя.
- Приветствие — Начните свое сопроводительное письмо по электронной почте с вежливого обращения к менеджеру по найму по имени (например, «Уважаемая мисс Пруденс»).
- Абзац «Вступление» — представьтесь и выразите свой интерес к должности.
- Абзац «Жесткая продажа» — докажите, насколько вы квалифицированы. Ссылка на объявление о вакансии.
- Абзац «Действия» — Поблагодарите менеджера по найму и проявите интерес к собеседованию.
- Подписание — «С уважением» является стандартом для сопроводительных писем, но «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» и «С наилучшими пожеланиями» также приемлемы для сопроводительных писем по электронной почте.
- Контактная информация. Укажите свою контактную информацию внизу письма.
