Специалист по документации — это административный специалист, который отвечает за ведение документов компании. Их работа заключается в хранении, каталогизации и поиске документов. Это может включать ведение бумажных файлов, электронных файлов или даже баз данных. Они разрабатывают и поддерживают системы хранения документов и несут ответственность за безопасность документов и доступ к ним.
Специалисты по документации работают в самых разных секторах, особенно в здравоохранении, юриспруденции и финансах. Они могут работать в составе группы по работе с документами или могут специализироваться на документах определенного типа, таких как контракты или медицинская документация.
Должностные обязанности специалиста по документации
Должностные обязанности специалиста по документации могут различаться в зависимости от отрасли и методов, используемых для хранения и извлечения документов в каждой конкретной работе. Но почти все специалисты по документации разделяют эти основные обязанности в своей повседневной работе.
Входные документы
Ключевой частью работы специалистов по документации является правильное хранение или ввод документов в систему записей. Им также может потребоваться каталогизировать свои входные данные в базе данных.
Сохраняйте целостность документов
Специалистам по документации часто приходится редактировать или просматривать документы, особенно при работе в специализированных областях, таких как кредитный отдел банка, медицинское учреждение или отдел контрактов организации. Они осуществляют документальный контроль всех документов, поступающих и выходящих из хранилища.
Хранить документы
Специалисты по документации разрабатывают и обслуживают системы хранения и поиска документов, а также помогают обучать других сотрудников эффективному использованию системы. Они также несут ответственность за безопасность документов и за предоставление доступа к документам.
Предоставить административную помощь
В качестве административных специалистов работа специалиста по документации часто включает в себя другие административные задачи, включая регистрацию, сканирование, отправку факсов, составление отчетов, проведение исследований и ввод данных.
Навыки специалиста по документации
Успешный специалист по документации ориентирован на детали и способен работать с большим объемом документов в быстро меняющейся среде. Они должны быть высокоорганизованными и ориентированными на процесс. Это также помогает иметь отличные навыки устного и письменного общения, потому что работа предполагает взаимодействие со всеми уровнями организации. Также важны хорошие навыки слушания. Специалист по документации должен иметь возможность обрабатывать несколько подробных запросов одновременно, не пропуская ни одного мяча.
Ключевые навыкиСудя по спискам вакансий, которые мы рассмотрели, специалисты по документации уже должны обладать этими основными навыками. Убедитесь, что они указаны в вашем резюме, если вы хотите работать специалистом по документации.
- Базовый аналитический опыт
- Профессиональные навыки набора текста
- Знание организации и хранения данных
- Способен работать самостоятельно и в командной среде
- Умение расставлять приоритеты в обязанностях и соблюдать сроки
Продвинутые навыкиПриведенные ниже навыки не требуются для большинства вакансий специалиста по документации, но многие работодатели предпочитают кандидатов, которые также обладают этими навыками и опытом. Добавьте их в свое резюме, чтобы повысить свои шансы получить работу в качестве специалиста по документации.
- Опыт улучшения клинической документации (CDI)
- Продемонстрированные лидерские качества, такие как способность мотивировать, обучать и помогать отдельным лицам и группам
- Знание систем обеспечения качества и cGMP
Инструменты торговлиРабота специалиста по документации требует использования различных инструментов. Вот некоторые из основных, в которых вы, возможно, захотите получить опыт, если подаете заявку на работу специалиста по документации.
- Компьютерные программы, такие как текстовые процессоры, программы для работы с электронными таблицами и системы баз данных.
- Оборудование для сканирования документов
Вопросы и ответы специалиста по документации
Чтобы дать вам лучшее представление о том, что входит в работу специалиста по документации, мы поговорили с Харрин Фриман, финансовым экспертом и генеральным директором/владельцем HE Freeman Enterprises. Фримен был специалистом по документации в течение десяти лет и поделился следующими мыслями.
С какими проблемами сталкивается специалист по документации?
Отсутствие организации, политик или стандартов в отношении документов, а также отсутствие приоритетов в документации — какие документы наиболее важны для сканирования, хранения или создания.
Какие навыки специалист по документации использует чаще всего?
Специалисты по документации должны обладать несколькими навыками, но чаще всего они используют навыки редактирования, корректуры и грамматики, а также опыт работы с Microsoft Word, Outlook и Excel.
Что следует учитывать перед тем, как стать специалистом по документации?
Вещи, которые следует учитывать, прежде чем стать специалистом по документации, включают определение потребностей в обучении для работы, на которую вы хотите претендовать, получение высшего образования, необходимые сертификаты и рассмотрение возможности вступления в профессиональную писательскую организацию, такую как Национальная ассоциация писателей или Национальный союз писателей. От человека может потребоваться поднимать, переносить или перемещать коробки из одного места в другое.
Какой тип людей успешен в этой работе?
Тип человека, преуспевающего в этой работе, должен быть в состоянии работать независимо или в командной среде, обращать внимание на детали, иметь хорошие организаторские способности, иметь хорошие навыки управления временем, отличные навыки работы с компьютером, навыки межличностного общения, навыки устного и письменного общения, аналитические способности. навыков, навыков сотрудничества, разрешения конфликтов и дипломатических навыков.
Что вы считаете наиболее полезным в работе специалистом по документации?
Самое приятное в работе специалистом по документации — это предоставление готового продукта, полезного и полезного для конкретной аудитории, которая будет его читать.
