У вас действительно важная встреча на работе — вы даете квартальный отчет, пытаетесь продать крупному клиенту или разговариваете с большим боссом. Итак, вы начинаете подготовку, читая советы по публичным выступлениям. Тогда вы помните, что в работе нет сцены. Нет микрофона. Нет логотипа TED. (Если, конечно, вы не работаете в TED — что вы можете сделать, нажав здесь.)
Вместо этого вы со старшим вице-президентом в маленьком конференц-зале без окон и с запахом старого яблока, все еще лежащего в мусорном баке.
Подавляющее большинство советов по публичным выступлениям сосредоточено на том, как произнести официальную речь перед огромной толпой. Но на работе вы, вероятно, предоставляете отчеты о статусе проекта, обновления бюджета, маркетинговые планы, финансовый анализ, коммерческие предложения небольшим группам и новости начальнику вашего босса.
Рабочие презентации в первую очередь предназначены для информирования и убеждения, а не для развлечения и вдохновения. Их дают небольшим группам, в интимной обстановке, сидя (не толпе в зале, стоя). Они, как правило, сосредоточены на деталях и интенсивно используют данные, с утверждениями, подтвержденными фактами, и меньше полагаются на анекдоты. И, наконец, они имеют четкую логическую структуру, а не представление.
Что все это значит? Это означает, что многие традиционные советы по проведению публичных выступлений на самом деле сбивают вас с курса. Это не означает, что вы должны отказаться от PowerPoint и зрительного контакта, но вместо этого это означает, что вы должны удовлетворять потребности своей (небольшой) аудитории. Вот как это сделать.
1. Не ведите себя шуткой
«Эй, босс, вы слышали про священника и раввина?»
Помните, что разговор с руководителем, клиентом или коллегами — это не вечер открытия The Improv. Поэтому вместо того, чтобы писать шутки, потратьте время на определение вопроса, на который другой человек хочет, чтобы вы ответили. Заранее запишите свой ответ в виде слайдов.
Тогда не парься. Если это достаточно важно, чтобы сделать, это достаточно важно, чтобы сделать хорошо. Напишите сценарий озвучивания, который будет сопровождать ваши слайды. Этот сценарий не должен быть дословной копией презентации; вместо этого это должен быть перевод и разработка.
Наконец, заранее спланируйте, что вы хотите, чтобы ваша аудитория сделала в конце собрания (после того, как вы ответили на их вопрос).
2. Не создавайте слишком простые слайды
Это спорно. Вы наверняка слышали (снова и снова), что слайды должны быть простыми — чем проще, тем лучше.
Однако ваш менеджер и ваши клиенты не хотят простоты: им нужна ясность. Ваши слайды должны быть четкими, это гораздо полезнее, чем простота ради простоты. В большинстве случаев для этого потребуется более восьми слов и фотография. Может быть, график и некоторые данные. Помните, что если это для внутреннего использования, вы можете разослать презентацию постфактум — тем больше причин для включения дополнительной информации.
Убедитесь, что слайды содержат одно основное сообщение в заголовке с доказательствами, подтверждающими основную идею. Используйте минималистский стиль дизайна презентации, чтобы сосредоточить внимание аудитории на вашем ответе на их вопрос, а не на том, насколько хороша ваша презентация.
Отображайте количественные данные и другие доказательства в виде простых и понятных диаграмм. Почитайте о чартерном мусоре и о том, как его устранить. Включите достаточно текста, чтобы презентацию можно было прочитать заранее и понять.
3. Не зацикливайтесь на доставке
«Проецируй свой голос». «Зрительный контакт.» «Улыбнись!», «Пауза не менее 10 секунд для драматического эффекта». «Говори непривычно медленно». «Поделитесь по-настоящему эмоциональной историей». «Осознайте свой язык тела». «Полоскание.»
Это не плохой совет. Он просто не попадает в цель с точки зрения актуальности.
Прежде чем записываться на уроки голосового коучинга, чтобы улучшить свою дикцию и проекцию, попробуйте следовать этому списку из четырех шагов:
Определите, кто ваша аудитория
Профилируйте их. Поймите, кто принимает решения, как принимаются решения, как аудитории нравится, когда с ними разговаривают, как им нравится потреблять информацию.
Определите, почему вы разговариваете с ними
Определите вопрос, на который вы будете разрабатывать ответ. Часто это тема выступления. Переформулируйте тему как вопрос, на который вы будете отвечать. Другими словами, «маркетинговый план» будет означать: как нам увеличить выручку на 25% в следующем году?
Определите, каким будет ваш ответ на их вопрос
Сделайте анализ, размышление и работу, необходимые для разработки полного ответа.
Решите, как лучше всего передать этот ответ
Зацикливайтесь на том, как вы структурируете свое мышление. Используйте такие понятия, как правило трех ; Взаимоисключающий, коллективно исчерпывающий (MECE) и принцип пирамиды для создания этой структуры и организации ваших идей.
Эти большие презентации на работе — это ключевая часть ваших навыков делового общения. Усердно работайте над тем, чтобы преуспеть в них, и ваша карьера пойдет вверх. А тем временем вы будете знать, что делать в следующий раз, когда вас попросят выступить на собрании.
