Что значит перенести встречу?
Перенос собрания — это официальный, но личный способ уведомить тех, кто должен участвовать в собрании, об изменении запланированной встречи. Это также означает извинения за неудобства, которые это может им причинить. Независимо от того, насколько хорошо вы организовали встречу или запланировали встречу, иногда вы обнаружите, что не можете провести встречу или назначить встречу в соответствии с графиком или планом. В связи с этим всегда необходимо сообщать об изменениях в планах другим, чтобы они также могли корректировать свои собственные графики.
Причины перенести встречу
Могут быть разные причины, по которым встреча должна быть перенесена или отменена.
Вот некоторые из этих причин:
- Плохая погода, которая мешает путешествовать
- Серьезная проблема с трафиком
- Двойное бронирование встреч с двумя специалистами на один и тот же день и время
- Плохое здоровье, которое заставляет вас посетить врача
- Семейный конфликт, который срочно требует вашего присутствия и внимания
- Неожиданные проблемы, которые возникают на вашем рабочем месте
- Ошибки, такие как выбор неправильного дня и времени для встречи в первую очередь
- Изменение планов, которое делает встречу неактуальной
Время от времени может возникать необходимость перенести встречу, но причина должна быть убедительной.
Как попросить перенести встречу
Если вы обнаружите, что не можете присутствовать на запланированной встрече, вы должны узнать, как попросить перенести встречу.
Следующие шаги покажут вам, как правильно перенести встречу:
- Во-первых, пишите переписку по электронной почте лично
Вы должны убедиться, что вы написали электронное письмо самостоятельно, так как вы сможете естественным образом передать свои намерения и сообщение соответствующим образом. Вы должны выделить некоторое время, чтобы сделать это. Эти типы электронных писем не те, которые вы даете кому-то вроде вашего помощника, чтобы он написал для вас.
- Во-вторых, сообщите заранее
При переносе встречи вы должны убедиться, что вы уведомили другие стороны задолго до дня встречи. Причина уведомления заблаговременно состоит в том, чтобы дать другим людям достаточно времени, чтобы также перенести свое время. Однако, если у вас не остается другого выбора, кроме как отменить встречу за час или около того, у вас должна быть веская причина для этого, и причина должна быть сообщена соответствующим образом.
- В-третьих, дайте достойную причину и объяснение
Очевидно, что для отмены запланированной встречи с другими людьми должны быть очень веские причины. Однако вам необходимо очень четко объяснить или сообщить свои причины другим сторонам, чтобы они могли понять причину отмены встречи. Ваше сообщение должно быть кратким, но по существу.
- Затем предложите другое время и дату встречи.
Вам следует приложить усилия, чтобы предложить новую дату и время встречи. Это покажет другим сторонам, что вы все еще цените их и хотите встретиться с ними, несмотря на отмену. Однако вы должны убедиться, что вы даете другим сторонам возможность внести свои собственные предложения о новых датах и времени для следующей встречи.
- Затем завершите письмо извинениями и благодарностью.
Вы должны закончить свое электронное письмо извинениями и благодарностью. Включение этих элементов покажет другим сторонам, что вы сожалеете об обстоятельствах, которые привели к вашему решению отменить встречу. Обычная вежливость — принести извинения за неудобства, которые ситуация вызывает в их графике. Вы должны поблагодарить их за то, что они прочитали ваше письмо и даже рассмотрели вашу просьбу об изменении даты встречи.
- Наконец, отправьте электронное письмо немедленно
Немедленно отправьте электронное письмо, чтобы другие стороны могли получить его вовремя и составить планы по корректировке своих собственных графиков.
Примеры писем для переноса встречи
Ниже приведены примеры электронных писем, которые можно отправить, чтобы перенести встречу:
Пример электронного письма от начальника об отмене собрания персонала
Уважаемые члены команды,
Я пишу, чтобы уведомить вас, что из-за непредвиденной ситуации у меня нет другого выбора, кроме как отменить наше собрание сотрудников, запланированное на послезавтра в 10:00, где мы планировали обсудить вопросы, касающиеся благосостояния персонала.
Пожалуйста, примите мои искренние извинения за отмену и возможные неудобства. Я знаю, насколько важно для нас обсудить этот вопрос улучшения благосостояния персонала.
Я напишу вам к концу недели и предложу новую дату встречи.
С уважением,
Джоди Нгуен
Пример электронного письма для отмены встречи деловым партнером
Уважаемый мистер Гамильтон,
С сожалением сообщаю вам, что вынужден отменить нашу встречу, запланированную на 10:00 в среду, 20-го числа, на которой мы должны были обсудить, как наши компании могут использовать маркетинговые ресурсы друг друга. Мой личный помощник только что сообщил мне, что я должен отправиться в командировку в Вашингтон, которую нельзя откладывать на другой день.
Я искренне извиняюсь за любые неудобства, которые это может причинить вам и вашей компании, а также за мое короткое уведомление. Я написал вам это письмо, как только получил задание от своего личного помощника.
Я надеюсь, что мы сможем перенести встречу на 27-е число этого месяца. Я надеюсь вернуться задолго до этого времени. Буду очень признателен, если вы пришлете мне подтверждение о получении этого письма и ваше предложение о новой дате встречи, которая вас устроит.
Спасибо вам большое за ваше внимание.
С уважением,
Кен Сандерс.
