Вас просили написать рекомендательное письмо или рекомендательное письмо? Наши специалисты собрали обширную библиотеку образцов и шаблонов, а также руководство от А до Я, чтобы написать его самостоятельно.
В какой-то момент вашей карьеры вас, вероятно, попросят предоставить рекомендательное письмо для сотрудника, друга или кого-то, с кем вы работали. Когда придет время, важно будет знать, как написать эффективное рекомендательное письмо (также известное как рекомендательное письмо).
Ваша поддержка может иметь решающее значение. Хорошее рекомендательное письмо может помочь вашему собеседнику осуществить свою мечту; плохой хуже, чем отсутствие рекомендаций.
Что такое рекомендательное письмо?
Рекомендательное письмо (или рекомендательное письмо) — это документ, предназначенный для придания дополнительного веса и достоинств заявлению о приеме на работу или в колледж. Обычно их пишет руководитель, коллега, учитель или друг.
Рекомендательное письмо — это положительное подтверждение навыков и качеств человека, написанное кем-то, кто знаком с его работой, характером и достижениями. Рекомендательные письма необходимы при приеме на работу, стажировке, вакансиях волонтеров, колледжах и программах аспирантуры.
Рекомендательное письмо объясняет, почему читатель должен выбрать кандидата и что дает ему право на возможность, на которую он претендует. Письма могут быть запрошены организацией, которая рассматривает человека для работы или приема в учреждение, или они могут быть предложены соискателем работы или соискателем.
Существуют различные типы рекомендательных писем, но три основных — это письма о приеме на работу, заявки в университет и ссылки на персонажей.
Типы рекомендательных писем
Профессиональные ссылки
Профессиональное рекомендательное письмо, как правило, написаны супервизора, коллеги, клиента, учителя или профессора, который хорошо знаком с их достижения в условиях работы типа. 1 Обычно он включает описание их должности и обязанностей, продолжительности их пребывания в компании, а также их способностей, квалификации и вклада в организацию.
Характер / личные ссылки
Персонаж или личное рекомендательное письмо может быть написано другом семьи, наставником или соседом, который может подтвердить качества, которые сделают его хорошим кандидатом на должность, которую они ищут. В письмах этого типа объясняется, как писатель их знает, и обсуждаются их личные качества, как если бы они применялись в условиях работы.
Академические ссылки
Академическая справка написана педагогом, профессором или консультантом. В этом типе справочников обсуждается образование кандидата и его академические достижения. 1
Перед написанием рекомендательного письма
Прежде чем согласиться написать письмо, убедитесь, что вы чувствуете, что можете написать положительное рекомендательное письмо для этого человека. Если вы плохо знаете этого человека или не думаете, что можете высоко оценивать его навыки или способности, вы можете отклонить запрос о рекомендации. Вы можете быть расплывчатым, когда отклоните запрос, просто сказав: «Я не думаю, что я был бы лучшим человеком, чтобы написать вам рекомендацию ». Если возможно, предложите кого-нибудь еще, кого они могут спросить.
Лучше отказаться от написания рекомендации, чем писать отрицательную рекомендацию для человека.
Запросить информацию для письма
Хорошая идея — попросить человека предоставить ему копию его резюме или резюме, даже если вы знаете его давно. У них может быть новая аккредитация или достижения, заслуживающие особого внимания, и вам следует предоставить как можно больше актуальной информации. Это также даст вам рекомендации по составлению письма.
Если рекомендательное письмо предназначено для конкретной возможности трудоустройства, также попросите копию объявления о вакансии. Точно так же, если рекомендательное письмо предназначено для конкретной школы или программы, попросите некоторую информацию о школе. Чем больше у вас информации, тем проще будет написать письмо.
Помимо запроса информации о кандидате, получите всю необходимую информацию о том, как подать письмо. Спросите, кому вы должны отправить письмо, когда наступит крайний срок и в каком формате оно должно быть. Также спросите, есть ли какие-либо сведения, которые школа или работодатель хотят, чтобы вы включили в свое письмо.
Что включить в рекомендательное письмо
Если кандидат не предоставит вам форму для написания вашей рекомендации, уместно следовать надлежащему формату делового письма. Это включает в себя указание вашей контактной информации, даты и контактной информации лица, получающего ваше письмо (как правило, менеджера по найму) в верхней части письма.
Однако, если вы отправляете это письмо по электронной почте, вам не нужно указывать контактную информацию или дату в верхней части письма. Вместо этого укажите свою контактную информацию после подписи в электронном письме. В ссылочном электронном письме также должна быть четкая и лаконичная строка темы, в которой указывается имя кандидата, должность, на которую он претендует (если применимо), и цель письма. Например, строка темы может гласить: «Рекомендация для имени Фамилия — должность помощника по персоналу».
Как написать рекомендательное письмо
Чтобы понять, что писать и как следует читать ваше письмо, вот несколько общих рекомендаций, которые следует учесть перед тем, как писать письмо.
Приветствие
Начните свое письмо со слов «Уважаемый господин / госпожа. Фамилия». Если вы не знаете фамилию работодателя, просто напишите «Уважаемый менеджер по найму». Если кандидат подает заявку на академическую программу, вы можете написать «Уважаемая приемная комиссия». Если вы пишете письмо общего характера, вы можете написать «Кому это может быть интересно» или просто начать письмо с первого абзаца.
Первый параграф
Первый абзац рекомендательного письма объясняет вашу связь с человеком, которого вы рекомендуете, включая то, как вы его знаете, как давно вы его знаете и почему вы имеете право написать рекомендательное письмо от его имени. Обязательно укажите название компании, работы, учебного заведения или возможности, на которую претендует человек. Например: «Я был руководителем Джеймса Смита в компании XYZ в течение последних пяти лет. Я рад рекомендовать его на должность главного бухгалтера в компании ABC».
Второй абзац (и третий, и четвертый)
Средние абзацы рекомендательного письма содержат информацию о человеке, о котором вы пишете, в том числе о том, почему он соответствует требованиям и что он может внести. При необходимости используйте более одного абзаца для подробного описания. Будьте конкретны и приведите примеры того, почему этот человек является подходящим кандидатом. Если можете, расскажите о конкретных случаях, когда вы наблюдали, как человек успешно использовал навыки, необходимые для этой должности. Постарайтесь описать качества и навыки, относящиеся к конкретной работой, школой или возможностью.Например, если человек подает заявку на работу в качестве менеджера, сосредоточьтесь на его лидерских и коммуникативных навыках.
Закрытие письма
В заключительном абзаце предложите предоставить дополнительную информацию и укажите свою контактную информацию (телефон и электронная почта), чтобы вы могли дать устную рекомендацию или при необходимости ответить на дополнительные вопросы. Вы также можете повторить, что рекомендуете этого человека «искренне» или «безоговорочно».
Подпись
Завершите письмо своей подписью от руки, после которой введите свое имя. Если это электронное письмо, просто укажите свое имя и контактную информацию.
Длина письма, формат и шрифт
Стиль рекомендательного письма почти так же важен, как и его содержание. Вот несколько советов о том, какой длины должно быть ваше письмо и как его отформатировать.
- Длина: рекомендательное письмо должно состоять более чем из одного или двух абзацев; такое короткое письмо предполагает, что вы либо плохо знаете этого человека, либо не полностью его поддерживаете. Однако вы хотите, чтобы письмо было кратким и сосредоточилось на нескольких ключевых моментах, поэтому не пишите более одной страницы. Три или четыре абзаца, объясняющие, как вы знаете этого человека и почему вы его рекомендуете, — это подходящая длина.
- Формат: рекомендательное письмо должно быть разделено одинарным интервалом с пробелом между абзацами. Используйте поля размером около 1 дюйма для верхнего, нижнего, левого и правого края страницы и выровняйте текст по левому краю (выравнивание для большинства документов).
- Шрифт: используйте традиционный шрифт, например Times New Roman, Arial или Calibri. Размер шрифта должен быть от 10 до 12 пунктов, чтобы его было легко читать. Регулировка размера шрифта — хороший способ сохранить письмо на одной странице.
Вычитайте свое письмо перед его отправкой. Вы можете попросить кого-нибудь отредактировать письмо, но скрыть имя кандидата, чтобы сохранить его конфиденциальность.
Мелисса Брэдли,
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
555-555-5555
[email protected]
9 июля 2020 г.
Джим Ли
Отдел кадров
Sabre Marketing & PR
321 Business Ave.
Business City, NY 12345
Уважаемый мистер Ли,
Я очень рад рекомендовать Сару Джонс на должность менеджера по цифровому маркетингу в Sabre Marketing & PR. Как директор по маркетингу в A&B Media, я имел удовольствие работать руководителем Сары, когда она работала здесь в качестве партнера по маркетингу. Ответственная, пунктуальная и очень яркая Сара была одним из лучших талантов в A&B Media, и я полностью поддерживаю ее квалификацию и набор навыков.
Меня постоянно впечатляли знания, которые она принесла, и ее стремление оставаться на вершине последних достижений в этой области. Сара сочетает в себе острые аналитические способности с сильной интуицией, и я всегда знал, что могу положиться на нее, чтобы уложиться в сроки и превзойти наши ожидания. За два года работы с нами она добилась множества достижений, от увеличения нашего участия в социальных сетях на 20%, до снижения показателя отказов нашего веб-сайта на 10% и до увеличения рентабельности инвестиций в цифровые кампании на 15%.
Хотя профессиональная проницательность Сары была чрезвычайно ценной для A&B Media, она также была прекрасным командным игроком. Оптимистичная, обаятельная и с которой легко ладить, Сара доставляла настоящее удовольствие работать в офисе и способствовала установлению многих позитивных отношений как в нашем отделе, так и во всей компании.
С учетом сказанного, я полностью уверен в своей рекомендации и считаю, что Сара отлично подойдет для Sabre Marketing & PR. Если вы хотите подробнее рассказать о моем опыте работы с Сарой, напишите мне по адресу [email protected] или позвоните мне по телефону 555-555-5555.
Искренне,
Мелисса Брэдли
Директор по маркетингу, A&B Media
Кому нужны рекомендательные письма? Зачем они нужны?
Ниже мы обрисовали в общих чертах все типы людей и причины, по которым человеку может понадобиться такой человек, а также то, кого просить об этом.
1. Студенты, подающие заявку на поступление в университет, аспирантуру или стипендию
Почти все университеты и стипендиальные программы требуют как минимум два рекомендательных письма как часть процесса подачи заявки. Эти рекомендательные письма в идеале должны быть написаны предыдущими учителями или профессорами, которые знакомы с вашими академическими достижениями и способностями.
Студентам нужны рекомендации, потому что сотрудники приемных комиссий и стипендиальные организации хотят лучше понять, кто они как личности. Рекомендательные письма помогают пролить свет на «полный пакет», который трудно полностью передать в резюме и личном эссе.
Для получения более подробной информации о том, кого вы должны попросить написать свою рекомендацию, ознакомьтесь с нашим подробным руководством о том, как ее попросить.
Совет: Также приемлемо, чтобы ваше письмо было написано тренером, консультантом или научным консультантом, который может рассказать о ваших сильных сторонах.
2. Люди, ищущие работу, требующую сильных рекомендаций
Для большинства заявлений о приеме на работу хорошо составленное резюме и сопроводительное письмо или письмо о заинтересованности более чем достаточно. Однако некоторым отраслям или компаниям может потребоваться рекомендательное письмо в дополнение к этим основным предметам. Учителя и фельдшеры — два таких примера работы, на которую часто требуется письменная рекомендация как часть заявки.
Вообще говоря, самые убедительные рекомендательные письма будут написаны руководителем. В случаях, когда это невозможно (или нежелательно), также приемлема рекомендация коллеги, хорошо знакомого с вашей работой.
3. Люди, которые хотят подать заявление о приеме на работу
Если вы чувствуете, что ваше резюме и сопроводительное письмо не особенно хороши, рекомендательное письмо может помочь вам найти работу, когда в противном случае это было бы невозможно.
Обычно это происходит, когда у вас мало или совсем нет опыта работы. В подобных ситуациях ссылка на персонажа от друга, учителя или члена семьи может иметь решающее значение, когда дело доходит до поиска работы.
С другой стороны, если вы претендуете на особенно конкурентоспособную работу, сильная рекомендация от предыдущего работодателя может переломить ситуацию и помочь вам выделиться из толпы.
Формат — содержание и макет страницы
Теперь, когда мы знаем, что такое рекомендательное письмо и кому оно нужно, давайте рассмотрим, как именно структурировать содержание вашего письма, а также выбрать лучшее форматирование страницы и шрифты для создания профессионального вида.
Руководство по формату контента: 7 основных разделов
Независимо от того, для кого оно предназначено, включение этих семи основных частей в ваше письмо обеспечит охват всех пунктов, необходимых для написания сильного и убедительного рекомендательного письма.
Часть 1. Контактная информация и фирменный бланк
В идеале ваше собственное имя, адрес и контактная информация должны быть на фирменном бланке вверху страницы. Если у вас нет фирменного бланка, разместите эту информацию над датой в верхнем левом углу страницы.
В противном случае первым делом в правом верхнем углу страницы должна быть текущая дата, за которой следует имя адресата, должность, название компании или учебного заведения, а затем адрес.
Часть 2. Приветствие
Как и в любом письме, первая строка должна адресовать человека или группу людей, которым вы пишете, по имени и титулу. Избегайте расплывчатые приветствия, такие как « Для кого это может касаться, » если нет других вариантов, доступных для вас.
Ознакомьтесь с первым шагом нашего руководства по написанию рекомендательного письма, чтобы получить более подробное объяснение того, как создать приветствие совершенству.
Часть 3. Введение: как вы знаете кандидата
Начните с искренней рекомендации кандидата, объясните, кто вы и свои отношения с человеком, которого вы рекомендуете, в том числе как долго вы его знаете.
Часть 4. Академические, личные или профессиональные достижения соискателя.
Во втором абзаце указаны соответствующие академические или профессиональные сильные стороны заявителя. Включите один-два конкретных и подробных примера, демонстрирующих, что кандидат действительно обладает этими сильными сторонами.
Часть 5. Личные качества и характеристики
Третий абзац посвящен личности. Включите подробную информацию о положительных качествах личности кандидата и примеры, которые ясно их демонстрируют.
Часть 6. Объяснение отъезда заявителя [необязательно]
Этот необязательный раздел используется только при написании рекомендательных писем для приема на работу. Его также следует включать только в тех случаях, когда заявитель покинул свою предыдущую или нынешнюю компанию по нейтральной или положительной причине. Например, переезд по семейным обстоятельствам или отказ от возможностей в компании.
Часть 7. Заключение: призыв к действию
Повторите вашу искреннюю рекомендацию кандидата и побудите читателя обращаться к вам с любыми вопросами, которые могут у них возникнуть.
Руководство по формату страницы: 5 основных правил
Хотя содержание вашего письма является наиболее важным элементом, внешний вид страницы все же требует некоторого внимания. Выравнивание, размер и стиль шрифта, а также поля могут повлиять на впечатление, которое вы производите на читателя.
Следующие простые рекомендации сделают ваше рекомендательное письмо профессиональным:
- Не превышайте одну страницу в длину, если добавляемые вами дополнительные абзацы и подробности не усиливают вашу рекомендацию на законных основаниях. При этом, что-либо более двух страниц определенно слишком много.
- Используйте шрифт размером 12 пунктов, чтобы обеспечить максимальную читаемость и экономное использование пространства. Использование шрифта размером 11 пунктов для сохранения длины в одну страницу допустимо, но по возможности его следует избегать. Все, что ниже 11 баллов, слишком мало.
- Придерживайтесь основных стилей шрифтов, таких как Times New Roman, Arial, Helvetica и Garamond. Избегайте чрезмерно стилистических шрифтов, которые могут повлиять на удобочитаемость.
- 1–1½ дюйма — идеальное место для полей. Возможно, вы могли бы немного выйти за эти пределы, чтобы уместить все на одной странице, но лучше избегать чего-либо слишком чрезмерного.
- Сохраняйте выравнивание по левому краю на всей странице, чтобы обеспечить упорядоченный вид.
Три важных шага перед тем, как начать писать
Прежде чем растянуть пальцы для набора текста, вы должны сделать несколько вещей, чтобы ваше рекомендательное письмо было как можно более убедительным.
Шаг 1. Запросите информацию у соискателя
Попросите соискателя копию его резюме, сопроводительного письма, личного эссе или любых других подобных документов, которые они подают в рамках своей заявки. Внимательно прочтите их и избегайте повторения какой-либо упомянутой информации, если она не является особенно важной.
Также неплохо спросить кандидата, есть ли какие-то конкретные моменты или примеры, которые он хотел бы, чтобы вы упомянули.
Шаг 2. Проведите собственное исследование
Изучите компанию, университет или стипендию, на которые претендует претендент, и настройте свое письмо в соответствии с их требованиями. Если вы пишете письмо с просьбой о приеме на работу, прочтение описания вакансии — отличный способ получить представление о деталях, на которые следует обратить внимание.
Шаг 3. Подумайте о типе письма, которое вы пишете
В зависимости от типа рекомендательного письма, которое вы пишете, тон и содержание будут отличаться. Если вы менеджер, пишущий для сотрудника, тон будет гораздо более формальным и содержать много деталей о профессиональных достижениях соискателя.
С другой стороны, ссылка на персонажа от друга будет написана более непринужденным тоном и больше ориентирована на личные сильные стороны и характеристики человека.
Советы: Если у вас мало времени, попросите соискателя провести за вас все исследование, а затем предоставить краткое изложение всей важной информации.
Как написать убедительное рекомендательное письмо — 9 шагов.
Теперь, когда мы разобрались со всеми мелкими мелочами, пора приступить к бумаге. Выполнение этих шагов поможет вам создать убедительное рекомендательное письмо, которое обязательно станет бесценной частью любого приложения.
Шаг 1. Вежливое приветствие
То, как вы приветствуете кого-то при первой встрече, оказывает огромное влияние на его первое впечатление о вас. То, как вы обращаетесь к кому-либо в письме, ничем не отличается. Поэтому важно использовать вежливое и представительное приветствие, чтобы ваше письмо было сильным.
Правильное приветствие должно быть построено следующим образом:
Уважаемый + название + имя получателя
В идеале заявитель, запрашивающий письмо, должен сообщить вам имя человека, которому следует адресовать письмо. Если нет, то небольшое исследование LinkedIn или веб-сайта компании / университета должно дать некоторые результаты.
Что мне делать, если я не знаю имени получателя?
Если вы не знаете имени получателя, вам все равно следует сделать свое приветствие как можно более представительным. Это означает избегать слабых открытий, которые не пытаются напрямую обратиться к читателю.
Даже если вы не знаете его имя, вы должны не использовать « Для кого это может касаться «, обращаясь к получателю.
Вот что вам следует делать вместо этого:
Уважаемый + название получателя
Например, если вы обращаетесь к декану приемной комиссии университета, имя которого вы не знаете, напишите « Уважаемый декан приемной комиссии». А если вы пишете менеджеру по найму компании, напишите « Уважаемый менеджер по найму».
Как мне адресовать письмо группе людей или организации?
Обращаясь к таким людям, как приемная комиссия или совет директоров, вы должны следовать тем же принципам, что и изложенные выше. Единственное отличие состоит в том, что название получателя следует заменить названием группы или организации.
Вот точная формула:
Уважаемый + Название группы или организации
Следующие примеры помогут вам лучше понять:
- Уважаемая Приемная Комиссия
- Уважаемый Совет директоров
- Уважаемый Родос Траст
Шаг 2: Начните свое знакомство
Первое предложение вашей рекомендации, пожалуй, самое важное, потому что оно задает тон всему письму. Лучшими открывающими считаются те, которые сразу выражают искреннюю и восторженную рекомендацию соискателя.
Вот несколько полезных фраз, которые можно использовать, чтобы написать сильное первое предложение:
- С удовольствием рекомендую…
- Для меня большая честь и удовольствие…
- Мне очень приятно…
- У меня нет абсолютно никаких сомнений в том, чтобы рекомендовать…
- Я искренне рекомендую…
Для сравнения, общее предложение, в котором отсутствует энтузиазм, например « Я пишу в отношении рекомендации для…», одновременно скучно и слабо.
Шаг 3: Установите отношения
Оставшаяся часть вводного абзаца должна быть посвящена описанию того, кто вы и ваши отношения с кандидатом. Это важный шаг, потому что он устанавливает актуальность вашего письма.
Если вы знаете кандидата в течение длительного времени и имеете хорошую возможность оценить его сильные стороны, тогда эффективность вашего письма умножается. При установлении отношений вы должны учитывать следующие моменты:
- Ваша должность и компания / школа
- В каком качестве вы знаете заявителя
- Как давно вы знаете заявителя
Включив эти детали в самое начало вашего письма, читатель поймет основу отношений, из которых исходят ваши слова. Этот контекст делает все, что вы говорите впоследствии, намного более убедительным.
Шаг 4: Похвала
Завершите свое введение одним или двумя предложениями, подчеркнув некоторые из основных сильных сторон или личностных качеств соискателя.
Следующие примеры дадут вам представление о том, как вы должны написать свой:
- За это время я наблюдал, как Зак превратился в исключительного человека, преуспевающего как в академической, так и в личной жизни.
- Грегори всегда был выдающимся членом нашей команды, и меня всегда впечатляли его профессионализм и замечательные личные качества.
Не беспокойтесь о подробностях. Цель этих предложений — завершить первый абзац и одновременно показать, что будет в теле вашего письма.
Шаг 5: Продемонстрируйте профессиональные / академические сильные стороны кандидата
Ваш первый основной абзац должен начинаться с упоминания 2–3 конкретных навыков, талантов или опыта соискателя, которые имеют отношение к его целевой должности или программе колледжа.
Важно, чтобы эти моменты сопровождались подробными и описательными примерами достижений соискателя, которые подтверждают вышеупомянутые способности.
Взгляните на разницу между следующими двумя примерами из рекомендательного письма, написанного для менеджера проекта:
Никаких подробностей:
- Петр отлично управляет проектами.
Конкретные и подробные:
- Глубокие знания Петра методологий Scrum помогли увеличить количество проектов, завершенных вовремя и в рамках бюджета, на 23%.
Второй пример не только гораздо более убедителен, но и демонстрирует профессиональные достижения кандидата, которые могут принести пользу его целевой работе. Когда читатель видит такие примеры, он думает про себя: « Это тот вид деятельности, который мне нужен в моей компании. ”
По возможности включайте интересные анекдоты о кандидате, демонстрирующие описанные вами сильные стороны и способности. Это создаст более представительный тон, который заставит читателя почувствовать, что он знакомится с кандидатом — один из ключевых аспектов убедительного рекомендательного письма.
Шаг 6. Выделите лучшие личные качества соискателя
В следующем основном абзаце следует сосредоточить внимание на 2–3 положительных личностных качествах и характеристиках кандидата, особенно на тех, которые будут полезны или желательны для их целевой компании или учебного заведения.
Одна из основных причин, по которой университеты и определенные компании запрашивают рекомендательные письма, заключается в том, что они хотят получить более целостное представление о соискателе как о личности. Таким образом, для создания убедительного письма недостаточно просто указать на их академические или профессиональные достижения.
Как и в предыдущем шаге, включите соответствующие и конкретные примеры или анекдоты, чтобы подкрепить свои претензии. Давайте посмотрим на несколько примеров:
Нет подробностей:
- Джойс — бескорыстный и отзывчивый человек.
Конкретные и подробные:
- Как член Habitat for Humanity, Джойс продемонстрировала свое сострадание и самоотверженный характер, предоставив бесценную опеку и наставничество бесчисленному количеству детей из малообеспеченных семей.
Если вам сложно придумать убедительные способы описать личность кандидата, мы создали таблицу, содержащую некоторые из лучших личных качеств, которые следует включить в рекомендательное письмо:
- Адаптивность
- Энергия
- Честность
- Находчивость
- Сострадание
- Энтузиазм
- Ответственность
- Харизма
- Дружелюбие
- Интеллект
- Заслуживающий доверия
- Щедрость
- Лидерство
Просто убедитесь, что вы на конкретных и подробных примерах докажете, что кандидат обладает указанными вами личными качествами.
Шаг 7. Объясните, почему кандидат уходит
Этот абзац актуален только в том случае, если вы пишете рекомендательное письмо с целью трудоустройства. При этом вы должны включать этот раздел только в том случае, если заявитель покидает вашу текущую компанию, нейтральная или положительная.
Ниже приведены несколько примеров приемлемых причин:
- Переезд по семейным обстоятельствам
- Возможности роста, доступные в текущей компании
- Медицинские причины
- Навыки лучше использовать в другой компании
Прочитав письмо с описанием того, насколько хорош кандидат, менеджер по найму вполне нормально подумать: « Если этот кандидат настолько хорош, почему его больше нет в компании? «Включение причины отъезда заявителя помогает развеять некоторые из этих сомнений.
Шаг 8: Поощряйте читателя принять кандидата
Начните заключительный абзац с повторения вашей полной, безоговорочной и восторженной рекомендации кандидата. В дальнейшем подчеркните ценность заявителя как актива.
При написании этого предложения используйте сильный, авторитетный и уверенный язык. Взгляните на следующие примеры:
- Я уверен, что Джон станет выдающимся членом сообщества вашего университета.
- Я не сомневаюсь, что Эллисон быстро станет бесценным активом для вашей команды.
- Я твердо убежден, что Мэтью станет отличным дополнением к программе аспирантуры Университета Вирджинии по теоретической физике.
Наконец, в заключение побудите читателя связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы о кандидате.
Шаг 9. Вежливое завершение
Закрытие вашего письма должно быть формальным и вежливым. С уважением и наилучшими пожеланиями — все это прекрасные примеры. «Искренне» считается лучшим знаком, потому что он не только бесспорно вежлив, но и имеет теплый, дружелюбный тон. В случаях, когда закрытие состоит из более чем одного слова, только первая буква первого слова должна быть заглавной.
Шесть характеристик сильной рекомендации
Независимо от того, какой контент вы в конечном итоге включите, учет этих шести характеристик в процессе написания поможет вывести вашу рекомендацию на новый уровень.
1. Это привлекательно:
Ваше письмо должно звучать так, как будто оно написано реальным человеком. Основная причина, по которой колледжи и работодатели запрашивают рекомендательные письма, заключается в том, что они хотят получить представление о том, как квалификация и личные качества претендента воспринимаются другим человеком.
2. Он получен из надежного источника:
Если ваша мама напишет вам рекомендательное письмо в колледж, в котором говорится, что вы « такой хороший, хороший мальчик », это вряд ли будет очень убедительно для приемной комиссии. Оно должно быть составлено из авторитетного источника и быть написано сильным и уверенным тоном.
3. Использует поддерживающий, позитивный и восторженный язык:
Сильная рекомендация должна быть искренней и полной энтузиазма. Если читатель почувствует, что вы всем сердцем не рекомендуете кандидата, ваше письмо будет слабым и неубедительным.
Описывая сильные стороны кандидата, подчеркните их такими прилагательными, как « исключительный », « выдающийся » и « превосходный ».
Использование наречий, таких как « искренне » и « искренне », привнесет в ваши слова некоторую страсть. Описывая сильные стороны кандидата, подчеркните их такими прилагательными, как « исключительный », « выдающийся » и « превосходный ».
4. Конкретно и подробно:
Вам следует избегать пустых штампов, таких как « Молли — лучший студент / сотрудник, который у меня когда-либо был. «Все, что вы говорите, должно быть конкретным и подкрепленным доказательствами. Если Джим действительно был лучшим учеником, который у вас когда-либо был, вам нужно точно описать, как и почему это произошло.
5. Он содержит повествование:
К концу письма читатель должен почувствовать, что он лучше узнал и вас, и кандидата. Ваши отношения с кандидатом и описание их сильных сторон должны быть похожи на историю. Также обязательно по возможности включите анекдоты, демонстрирующие способности и качества соискателя.
6. Соответствует целям заявителя:
Сильная рекомендация должна быть сосредоточена на сильных сторонах кандидата, которые имеют отношение к его занятиям. Например, если студент поступает на факультет машиностроения, избегайте писать об их выдающихся литературных шедеврах и сосредоточьтесь на их достижениях в науке.
Как попросить рекомендательное письмо
Просить рекомендательное письмо может показаться сложной задачей, особенно если вы не уверены, примет ли человек это письмо или нет. Это руководство покажет вам, как именно правильно запросить рекомендательное письмо, а также у кого и когда его спрашивать.
Если вас попросили написать рекомендацию, и вы не уверены, следует ли вам ее принять, перейдите к следующему разделу, чтобы узнать, когда и как именно отклонить запрос.
Когда я должен попросить об этом?
Вам следует запрашивать рекомендательные письма только тогда, когда приложение специально требует их, или когда вы считаете, что ваше приложение было бы слабым без него.
Ниже приведены примеры того, когда рекомендательное письмо может быть необходимо или полезно:
- Подача заявления в университет
- Поступление в аспирантуру
- Подача заявки на стипендию
- Подача заявки на вакансию, на которую претендуют
- Подача заявки на работу начального уровня с небольшим опытом работы или без него
- Поступление на работу учителем
- Подача заявки на работу в волонтерской организации
Кого мне спросить?
В общем, вам следует спросить кого-нибудь, с кем у вас крепкие отношения, который также может точно сказать о ваших сильных сторонах с позиции авторитета. При этом, лучший человек, которого можно попросить порекомендовать, будет зависеть от типа приложения, которое вы делаете.
Советы о том, у кого спросить, если я…
a. Студент, подающий заявление в колледж или на стипендию:
Выберите учителя, который обучал вас в течение длительного периода времени и на занятиях которого вы особенно хорошо учились. Если вы подаете заявку на конкретную специальность, подумайте о том, чтобы спросить учителя, который преподавал вам предмет, связанный с вашей целевой областью.
b. Студент, поступающий в аспирантуру:
Спросите профессора, с которым вы много общались, например, слушателя курса, который вызывал много дискуссий. Даже если вы отлично справитесь с курсом определенного профессора, если бы в классе было 300 человек, они не смогли бы написать для вас эффективное письмо.
c. Учитель, ищущий работу в новой школе:
В идеале вы должны спросить директора вашей предыдущей школы, потому что они могут написать вам письмо с авторитетной позиции. Однако, если вы предпочитаете не спрашивать директора или чувствуете, что он недостаточно хорошо вас знает, спросите начальника вашего отдела — отличная альтернатива.
d. Недавний выпускник, подающий заявление на преподавательскую работу:
Если вы специально учились на преподавателя в колледже, то вы уже читали некоторые курсы под руководством одного-двух профессоров. Один из этих профессоров, безусловно, лучший кандидат, чтобы написать вашу рекомендацию.
е. Подача заявки на работу с небольшим опытом работы или без него:
Попросите друга или дальнего родственника написать для вас описание персонажа. Рекомендация непосредственного члена семьи будет рассматриваться как «слишком близкая к дому» и не будет воспринята всерьез ни одним потенциальным работодателем.
f. Поступление на работу с опытом:
Идеальным писателем был бы тот, кто непосредственно руководил вашей работой, например, менеджер. В тех случаях, когда спрашивать вашего менеджера не идеально, можно также обратиться к коллеге, с которым вы тесно работали.
Как мне спросить? (6 советов экспертов по правильному этикету)
Во многих случаях то, как вы просите рекомендательное письмо, может быть разницей между тем, кто скажет «да» или «нет». Эти шесть советов по соблюдению этикета помогут вам задать такой вопрос, от которого будет сложно отказаться.
1. Спросите лично:
По возможности всегда спрашивайте рекомендации лично. Человек, которого вы спросите, оценит, что вы нашли время, чтобы подать личную апелляцию.
2. Объясните свою ситуацию:
Не торопитесь просить ссылку. Начните с объяснения, на что именно вы претендуете, чтобы они в первую очередь поняли, почему вы спрашиваете.
3. Используйте вежливый язык:
Используйте непрямые обороты, чтобы ваш тон был как можно более вежливым, когда просите кого-то порекомендовать кого-то, даже если вы очень хорошо знаете этого человека.
Не говорите: « Эй, можешь написать мне рекомендательное письмо? ”
Скажите: « Мне было интересно, возможно ли вообще для вас написать мне рекомендательное письмо. ”
Практически во всех случаях вежливость является самым важным фактором, позволяющим убедить кого-то принять вашу просьбу.
Это, безусловно, самый важный совет, поэтому уделите ему особое внимание. Практически во всех случаях вежливость является самым важным фактором, позволяющим убедить кого-то принять вашу просьбу.
4. Дайте им повод сказать «нет»:
Если они не хотят или не могут написать ваше письмо, всегда дополняйте ваш запрос заявлением, которое позволит им легко отклонить. Не ставьте их в неловкое положение, когда они вынуждены прямо отказываться.
Пример: « Если вы слишком заняты другими задачами, чтобы написать это, я прекрасно понимаю и, пожалуйста, не бойтесь отказываться». ”
5. Подчеркните, почему вы их спрашиваете:
Объясните, почему вы решили попросить у них рекомендации. Во многих случаях это поможет убедить их принять ваш запрос, даже если они заняты.
Пример: « Я понимаю, что у вас может не хватить времени, но, поскольку вы учили меня в течение 2 лет и знакомы с моей работой, я считаю, что никто не может более квалифицированно написать мою рекомендацию, чем вы».
6. Выразите свою признательность:
Скажите им, как вы были бы благодарны, если бы они нашли время написать ваше письмо. Однако не создавайте у них впечатление, будто вы ожидаете, что они их примут (как указано в совете 4).
Пример: « Я был бы очень признателен, если бы вы могли написать для меня рекомендательное письмо, однако, если вы не можете этого сделать, я полностью понимаю и, пожалуйста, не беспокойтесь об этом».
Как задать вопрос по электронной почте (с шаблоном)
Если вы оказались в ситуации, когда не можете попросить рекомендации лично, напишите запрос по электронной почте. Просто следуйте инструкциям, изложенным в разделе выше, и ваш запрос будет золотым.
Однако, если вы все еще не уверены в себе, мы создали профессиональный шаблон для написания рекомендательного письма по электронной почте ниже. Просто скопируйте и вставьте шаблон, а затем введите свои данные.
Тема: Запрос рекомендательного письма
Уважаемый [Должность + имя человека, которого вы спрашиваете]
Прежде всего, спасибо, что нашли время прочитать это письмо, и я надеюсь, что этот запрос не доставит вам неудобств.
Я подаю заявление на [университетскую программу / должность] в [целевую школу / компанию], и мне было интересно, сможете ли вы вообще написать для меня рекомендательное письмо.
Как мои [отношения с запрашиваемым], я искренне чувствую, что никто больше не подходит для написания мне рекомендации, и я буду искренне признателен за любые добрые слова, которые вы, возможно, пожелаете сказать от моего имени.
При этом я знаю, что вы очень заняты, и если вы не можете найти время, чтобы написать письмо, я полностью пойму.
Искренне,
[Твое имя]
Какую информацию я должен предоставить лицу, написавшему мое письмо?
Как только ваш писатель примет ваш запрос, вам нужно предоставить ему как можно больше полезной информации. Это не только сделает вашу работу более удобной для вашего писателя, но и гарантирует, что они напишут вам самую лучшую возможную рекомендацию.
Вот список некоторой информации, которую вы должны предоставить:
- Ваше резюме и сопроводительное письмо
- Ваше личное заявление (если вы студент)
- Название вашего целевого университета или компании
- Ссылка на описание вашей целевой работы или программы
- Личные сильные стороны или характеристики, на которых вы бы хотели, чтобы они сосредоточились
- Конкретные достижения, о которых вы бы хотели, чтобы они упомянули
Когда и как отклонить запрос на рекомендательное письмо
Когда:
Конечно, всегда бывают моменты, когда вы можете быть очень заняты, и найти время для написания письма может быть сложно. В таких ситуациях принятие или отклонение письма полностью зависит от вас.
Помимо этого, есть две ситуации, в которых вам определенно следует отклонить запрос рекомендательного письма.
- Вы недостаточно знаете о кандидате, чтобы написать ему сильную рекомендацию.
Даже если вы знаете, что кандидат обладает исключительными способностями и личными качествами, возможно, вы недостаточно знакомы с особенностями его достижений, чтобы написать надлежащее письмо.
- Вы много знаете о кандидате, но не можете придумать достаточно положительных слов.
Это звучит жестко, но бывают случаи, когда результаты абитуриента в вашей компании или школе просто не идеальны. Если вы изо всех сил пытаетесь придумать способ изобразить их в положительном свете, лучше отклонить запрос и позволить кому-то, кто более знаком с их сильными сторонами, написать свою рекомендацию.
Как:
Конечно, если вы хотите просто отклонить запрос, это вполне приемлемо. Однако, если вы хотите немного смягчить удар, придумать оправдание очень легко.
Просто извинитесь перед учеником и скажите ему, что вы слишком заняты и чувствуете, что у вас нет времени, необходимого для того, чтобы написать ему письмо, которого он заслуживает.
Просто извинитесь перед учеником и скажите ему, что вы слишком заняты и чувствуете, что у вас нет времени, необходимого для того, чтобы написать ему письмо, которого он заслуживает.
Теперь, когда вы знаете все, что нужно знать о рекомендательных письмах, ознакомьтесь с нашими профессиональными шаблонами и образцами. Наши специалисты создали обширную библиотеку примеров как для студентов, так и для трудоустройства.
