Как лучше всего начать письмо? При написании письма в профессиональных целях необходимо соответствующее приветствие. Ваше приветствие задает тон вашему письму или электронной почте и является показателем ваших письменных коммуникативных навыков.
Варианты начала письма
Решая, какое приветствие использовать, вы должны подумать, знаете ли вы этого человека и насколько хорошо. Ответ определит, с чего вы начнете свое письмо. Если вы плохо знаете получателя письма или электронного письма, важно использовать официальное и профессиональное приветствие.
Личное приветствие
Когда использовать имя человека: если вы пишете кому-то в профессиональном качестве, с которым знакомы лично в течение многих лет, целесообразно использовать только его имя.
Профессиональные приветствия
Когда использовать профессиональное приветствие: если вы плохо знаете человека, лучше всего использовать мистер, мисс или доктор в качестве подходящего приветствия в деловом письме. Если у вас есть какие-либо сомнения относительно того, какое приветствие вам следует использовать, проявите осторожность и используйте более формальный стиль обращения.
Используйте формальное приветствие
Сохраняйте формальность: постарайтесь избежать соблазна начать свое профессиональное письмо неформальными приветствиями, такими как «Привет», «Приветствую», «Привет!» Или «Доброе утро», если вы не знаете имя своего контактного лица.
Хотя эти неформальные приветствия подходят для обычных электронных писем друзьям или даже для более официальных электронных писем, которые вы можете отправлять группам людей, в профессиональном письме вам необходимо использовать личное приветствие с использованием имени и / или фамилии («Уважаемый Мистер Доу «) или название должности (» Уважаемый менеджер по найму «).
Обязательно дважды проверяйте написание имени получателя. В противном случае вы произведете плохое впечатление с самого начала вашего письма.
Пунктуация
Также не забудьте включить точку после «Mr.» и «Мисс» и после приветствия поставьте двоеточие (например, «Уважаемая мисс Доу:»).
Примеры профессионального письма-приветствия
Все эти приветствия подходят для профессионального общения.
Когда хорошо знаешь человека:
- Дорогая Синди
- Привет Питер
- Привет Боб
Когда вы знаете имя человека:
- Уважаемый господин / госпожа. Фамилия; например, «Уважаемый мистер Долан» или «Уважаемая мисс Батлер».
- Уважаемый господин / госпожа. Имя Фамилия; например, Уважаемый г-н Мартин Хейнс или Уважаемая г-жа Мелисса Тандор.
- Уважаемый Имя Фамилия; например, Дорогой Майкл Кэрнс
Когда вы не знаете пол человека:
если у вас есть имя, но вы не уверены в том, какой пол человека, которому вы пишете, допустимо опустить почетный знак и использовать только имя и фамилию. Например:
- Дорогой Робин Миллер
- Дорогой Джеймисон Кавано
Попробуйте найти контактное лицо
По возможности используйте контактное имя, когда пишете. Это делает ваше письмо более личным и создает непосредственные отношения с читателем. Если у вас нет контактного имени, проведите небольшое исследование, чтобы найти человека, которому можно адресовать свое письмо.
Чтобы попытаться найти имя, не требуется много лишнего времени, и чувство, которое оно передает, того стоит. Стоит попробовать, даже если у вас ничего не получилось.
Иногда имя будет на веб-сайте компании или вы сможете найти нужного человека в LinkedIn. Возможно, кто-то из ваших коллег или знакомых знает, кто может быть подходящим человеком. Вы также можете позвонить в офис неизвестного человека, которому вы пишете, и спросить у администратора, как его зовут, объяснив причину своего звонка.
Например: «Я подаю заявление о приеме на работу в вашей компании. Не могли бы вы назвать мне имя вашего менеджера по найму, чтобы я знал, кому адресовать мое сопроводительное письмо?»
Когда у вас нет контактного лица
Иногда, несмотря на все ваши усилия, вы просто не можете найти имя, которому адресовали бы письмо. В этом случае у вас есть множество вариантов, каждый из которых является профессиональным и уместным.
Чем больше у вас информации о том, куда вы отправляете письмо, тем лучше. (Например, отдел кадров компании или менеджер отдела, связанный с вашим запросом.) Таким образом, вы можете сделать более конкретный выбор при выборе приветствия.
Если у вас нет контактного лица, есть несколько вариантов на выбор:
- Уважаемый менеджер по найму
- Уважаемый менеджер по персоналу
- Уважаемая команда по подбору персонала
- Уважаемый [Название компании] Рекрутер! например, Уважаемый рекрутер компании ABC
- Уважаемый [Название отдела] Рекрутер! например, Уважаемый рекрутер службы поддержки ИТ
- Уважаемая команда [Название отдела]! например, Уважаемый специалист по подбору персонала
- Привет
- Уважаемый сэр или мадам (это устарело, по возможности избегайте)
- Кому это может быть интересно (используйте, если у вас нет других подходящих вариантов)
Привет, которого следует избегать
Следующие приветствия не подходят для официальных писем или сообщений электронной почты:
- Добрый день
- Доброе утро или день (вы не знаете, когда они получат письмо или сообщение электронной почты)
- Привет
- Всем привет
- Привет
- Привет
Советы по написанию и отправке письма
Приветствие
Начните свое письмо с соответствующего приветствия, как указано выше.
Первый параграф
После приветствия начните свой первый абзац, который обычно представляет собой введение, которое позволяет читателю узнать, кто вы и о чем пишете. Если у вас есть общий знакомый, который направил вас к читателю, вам следует упомянуть их сейчас.
Тело письма
Тело вашего письма обычно состоит из параграфа или двух текста. Здесь вы можете подробно остановиться на теме вашего письма и предоставить дополнительные сведения по теме.
Вы должны сделать его кратким и уместным для человека и темы.
Будьте внимательны, но не повторяйтесь и не говорите о неважных деталях.
Вывод
Далее вам нужно подвести итоги своего письма. Ваше резюме должно включать благодарность человеку за его или ее время и внимание. Если вы планируете связаться с ним позже, вы также можете предоставить подробную информацию о том, когда и как вы с ним или с ней свяжетесь.
Варианты закрытия
Завершите свое профессиональное письмо заключительным словом, например «С уважением» или «С уважением». Если вы планируете отправить письмо почтовой службой, после вашей подписи должно быть указано ваше имя.
Если вы отправляете электронное письмо, после вашего набранного имени должна быть указана ваша контактная информация, которую вы можете ввести вручную или сделать это автоматически. Вот как настроить автоматическую подпись электронной почты.
Ключевые выводы
ВЫБЕРИТЕ ОФИЦИАЛЬНОЕ ПРИВЕТСТВИЕ:
Если вы плохо знаете человека, которому пишете, не используйте случайные приветствия.
ПОПРОБУЙТЕ НАЙТИ КОНТАКТНОЕ ЛИЦО:
Если вы не можете найти контактное лицо, можно использовать обычное приветствие.
ПРОЧИТАЙТЕ ПИСЬМО ИЛИ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ:
Отправляя профессиональную корреспонденцию, важно тщательно вычитать документ перед его отправкой.
