Сопроводительные письма необходимы, если вы хотите получить наилучшие шансы на получение работы. Мы обновили как наши советы по сопроводительным письмам, так и советы по написанию резюме для соискателей 2022 года, чтобы помочь любому найти работу на меняющемся рынке труда сегодня.
Наши профессиональные советы помогут вам научиться писать сопроводительное письмо, которое принесет вам больше интервью. А если вам нужна сокращенная версия нашего совета, ознакомьтесь с нашим контрольным списком советов по сопроводительному письму.
Основные советы по сопроводительному письму
Вот основные принципы создания сопроводительного письма:
1. Сделайте его легко читаемым (и сопоставьте его с вашим резюме)
Вот как сделать сопроводительное письмо читабельным и привлекательным.
- Шрифт: выберите один из рекомендуемых нами шрифтов для сопроводительного письма, например Helvetica или Arial. Установите размер шрифта от 10,5 до 12 пунктов. Помните, деловые письма в целом должны выглядеть консервативно.
- Поля: установите поля сопроводительного письма от 1 до 1,5 дюймов. В зависимости от длины вашего письма вы можете настроить поля. Убедитесь, что ваше сопроводительное письмо выглядит полным, но не перегруженным словами.
Ваш стиль шрифта, размер и цвет также должны соответствовать тому, что вы используете в своем резюме, чтобы ваше приложение выглядело последовательным. Чтобы упростить задачу, попробуйте загрузить шаблон сопроводительного письма и соединить его с соответствующим шаблоном резюме.
2. Держите текст на одной странице
Менеджеры по найму не хотят читать многостраничное сопроводительное письмо. Все, что больше одной страницы, в лучшем случае выглядит бессвязным, а в худшем — хвастовством.
Сопроводительное письмо должно состоять из 250–450 слов или 3–4 абзацев. В приведенном ниже примере примерно показано, какой длины должно быть ваше сопроводительное письмо.
Подсказка
И посмотрите несколько примеров коротких сопроводительных писем, если вы хотите, чтобы ваше сопроводительное письмо было кратким.
3. Напишите уникальные сопроводительные письма для каждой компании
Каждая компания сталкивается с определенными проблемами. Для каждого сопроводительного письма, которое вы отправляете, корректируйте свой текст, чтобы решить эти проблемы и то, как вы можете помочь их преодолеть.
И не просто заявляйте, что вы можете выполнить работу — объясните, как ваша способность выполнять работу вписывается в долгосрочные цели компании. Такое оформление сопроводительного письма выглядит более убедительно и изображает вас вдумчивым и интересным кандидатом.
4. Выделите свое приложение с помощью заголовка сопроводительного письма
Работодатели просматривают множество сопроводительных писем для каждой открытой вакансии. Если ваше приложение слишком универсальное, оно может затеряться в стеке приложений с похожим форматированием.
Выделите свое приложение, указав свое имя в заголовке сопроводительного письма, чтобы отличить свое письмо от других, структурированных так же, как ваше.
Этот заголовок выделяет ваше имя и контактную информацию черным фоном.
Советы по написанию вводного сопроводительного письма
Вот как начать сопроводительное письмо так, чтобы привлечь внимание менеджера по найму и заставить его прочитать до конца:
5. Обращайтесь напрямую к менеджеру по найму по имени
Обращаясь к своему сопроводительному письму, не пишите « Для кого это может касаться » или «Уважаемый господин/госпожа». Оба приветствия старомодны и безличны.
Вместо этого попытайтесь узнать имя менеджера по найму и направьте сопроводительное письмо ему напрямую. Если их имени нет в объявлении о вакансии, изучите веб-сайт компании или Linkedin.
Подсказка
Вы даже можете позвонить или написать по электронной почте в отдел кадров компании, чтобы узнать правильное имя.
И если у вас все еще есть проблемы с отслеживанием имени менеджера по найму, «Уважаемый директор [название отдела]» — это профессиональный способ обратиться к читателю.
6. Быстро зарекомендуйте себя как квалифицированный кандидат
Многие менеджеры по найму не станут читать дальше первых двух предложений, пока не поймут, что вы стоите их времени. Так покажи им, что ты есть.
Дайте читателю понять, что вы подходите для этой работы с самого начала, подчеркнув свой многолетний опыт и высочайшие профессиональные навыки. Затем сделайте еще один шаг, объяснив, как этот опыт и набор навыков делают вас подходящим кандидатом на эту должность.
Вот краткий пример того, как вы показываете, что готовы прийти в первый же день и оказать влияние на новую компанию:
Как быстро показать свою квалификацию
Как опытный учитель английского языка с 7-летним стажем работы в школьном округе округа Уошо, я очень рад подать заявку на открытую должность учителя английского языка в Академии Хартфорд в округе Дуглас. Недавно я прочитал статью в Douglas Herald о ваших успехах в реализации комплексной поддержки и обучении неуспевающих учащихся и учителей. Для меня будет честью применить свой опыт работы в аналогичной среде и сразу же начать вносить свой вклад в качестве преподавателя в Hartford Academy, чтобы помочь расширить возможности как преподавателей, так и студентов, которых они обучают.
7. Используйте тон письма, наиболее подходящий для работы, которую вы хотите
Ваш тон письма должен отражать уровень работы, на которую вы претендуете, а также то, что ожидается в вашей отрасли.
Например, если вы пишете сопроводительное письмо на должность начального уровня в стартапе и у вас нет соответствующего опыта работы, ваш тон должен выражать ваш энтузиазм, способность к адаптации и подчеркивать вашу индивидуальность.
Вот хороший пример из сопроводительного письма студента колледжа:
Тон студента колледжа (взволнованный)
Меня зовут Клэй Аткинсон, и я очень рад подать заявку на должность специалиста по стратегии социальных сетей в WizKids.io. Я был в восторге, обнаружив эту вакансию на сайте Indeed.com ранее на этой неделе, и чувствую, что мое знакомство со всеми основными платформами социальных сетей, а также мое образование (бакалавр маркетинга в Университете штата Иллинойс) делают меня идеально подходящим для этой конкретной роли..
И если вы претендуете на должность старшего менеджера в компании из списка Fortune 500, ваш тон должен быть профессиональным, а ваше письмо должно отражать вашу квалификацию для этой должности. Ваша квалификация начинающего корпоративного профессионала важнее вашего энтузиазма, потому что она доказывает, что вы действительно можете выполнять свою работу.
Вот как кандидат на высокопоставленную руководящую должность может начать свое сопроводительное письмо:
Управленческий тон (профессиональный)
Меня зовут Тео Тинсворт, нынешний финансовый директор Altogen Chemicals в Остине, штат Техас. За последние 14 лет я прошел путь финансового эксперта в трех разных компаниях, и теперь я готов сделать свой последний профессиональный шаг вперед и присоединиться к Capital Industries в качестве следующего финансового директора.
8. Объясните, как вы обнаружили вакансию
Если у вас есть рекомендации в компании, в которой вы хотите работать, упомяните эту ссылку в сопроводительном письме. Рекомендации сотрудников считаются работодателями одним из лучших источников хорошего найма, так почему бы не начать с использования этой проверенной стратегии?
Даже если вы никого не знаете в компании, все равно сообщите работодателю, откуда вы узнали о вакансиях. Наем людей требует энергии, и менеджеры по найму ценят вас за то, что вы сообщаете им, какие пути привели вас к тому, чтобы подать заявку в их компанию.
Советы по написанию основных абзацев сопроводительного письма
Здесь вы убедите менеджера по найму, что вы идеальный кандидат на эту работу.
9. Расширьте свое резюме, но не повторяйте его
Ваше резюме аккуратно излагает вашу карьеру (опыт, навыки, образование, достижения) в организованных разделах и пунктах. Ваше сопроводительное письмо затем расширяет ваше резюме, объясняя, как ваш опыт имеет отношение к целевой компании, и почему нанять вас — хорошая идея.
Другими словами, если ваше сопроводительное письмо только перефразирует содержание вашего резюме, вы упускаете из виду цель сопроводительного письма. В вашем сопроводительном письме будет отсутствовать убедительная подача, необходимая для того, чтобы произвести сильное впечатление, и ваша заявка, скорее всего, останется незамеченной.
Попробуйте расширить свой прошлый опыт в сопроводительном письме с помощью следующих стратегий:
- Подробно расскажите об одном (или нескольких) своих достижениях.
- Объясните, какое отношение ваш опыт имеет к решению проблем компании.
- Обсудите (грамотно) текущие проблемы в вашей отрасли, чтобы продемонстрировать опыт
10. Включайте цифры в свои достижения, когда это возможно
И ваше резюме, и сопроводительное письмо должны содержать неопровержимые доказательства ваших достижений, то есть цифры. Вместо того, чтобы просто сказать, что вы «увеличили продажи», в идеале вы должны написать «увеличили продажи на 20%+».
Без количественной оценки ваших достижений ваше сопроводительное письмо (и резюме) произведет меньше впечатления, потому что ваш опыт не будет иметь никакого контекста.
Есть несколько способов количественно оценить свои достижения:
- Цели компании: просмотр аналитики или отчетов, созданных вашим отделом, и оценка вашего вклада (будь то продажи, производство, сокращение расходов или достижение целей по удовлетворенности клиентов)
- Менеджмент: количество людей, которыми вы руководили, обучали или привлекали к работе.
- Разное: число клиентов, обслуживаемых в день, размер управляемых бюджетов или достигнутые ключевые показатели эффективности.
Пример без цифр
В рамках своих обязанностей я обрабатывал предложения клиентов, уплачивал их налоги и находил арендаторов для их недвижимости.
Пример с цифрами
Мои клиенты ценят мои услуги. Я сделал для них следующее:
- Проанализированы предложения от подрядчиков, что привело к ежегодному снижению расходов на 2,1%
- Грамотно подавали налоги, что на 47 % снизило количество штрафов, связанных с налогами.
- Преобразование примерно 65% потенциальных арендаторов в реальных арендаторов
11. Покажите, что вы соответствуете культурным традициям
Если вам покажется, что вы соответствуете культуре менеджера по найму, вы сразу станете намного ближе к тому, чтобы получить предложение о работе.
Чтобы узнать о культуре компании (и о том, подходит ли она вам как личности), посетите веб-сайт компании и профили в социальных сетях.
- На веб-сайте компании: найдите страницы «О компании» или «Найм». Эти страницы обычно содержат формулировку миссии, рассказывают об основных ценностях и объясняют, каких именно людей компания надеется нанять.
- В блоге компании и в социальных сетях: оцените ее общественное мнение, имидж и культуру. Это весело и необычно? Или это серьезно и по-деловому — или смесь того и другого?
Подберите тон и язык сопроводительного письма, чтобы они отражали ценности, принципы, убеждения и взгляды, которые компания выражает в своих материалах. Подумайте также об отображении визуальных подсказок — если его веб-сайт имеет минималистичный дизайн, рассмотрите возможность использования простого шаблона сопроводительного письма.
12. Избегайте клише в своем письме
Вы «самостоятельный энтузиаст», который «мыслит нестандартно» и любит «синергию»? Считаете ли вы себя «динамичным» и «решающим проблемы»?
Это распространенные клише, которые в лучшем случае вызовут закатывание глаз у менеджера по найму (а в худшем — приведут к вашей дисквалификации). Вместо этих заезженных фраз опишите свой опыт работы в конкретных терминах и сосредоточьтесь на своих реальных достижениях.
13. Используйте сильные глаголы действия, чтобы описать свой опыт
Один из способов избежать клише — использовать сильные глаголы действия, которые точно описывают ваш вклад в предыдущие компании. Лучшие глаголы действия эффективно передают ваше лидерство, талант, инициативу и подчеркивают то, как вы на самом деле выполняли свои обязанности.
Сравните следующие примеры:
Глагол действия
«Встретился с представителями других компаний для улучшения отношений».
Глагол сильного действия
«Развитие отношений с представителями других компаний».
В этом контексте «культурный» лучше иллюстрирует вашу активную роль в формировании и поддержании деловых отношений. «Встретил» просто подразумевает, что вы присутствовали на встречах, и оставляет неясным ваш вклад.
14. Избегайте аббревиатур, акронимов и жаргона
Расшифровывайте аббревиатуры и аббревиатуры в сопроводительном письме, по крайней мере, при первом их использовании.
Хотя частью становления профессионала является изучение аббревиатур, аббревиатур и жаргона в вашей отрасли, предполагайте, что ваш читатель — непрофессионал, потому что так оно и есть. Например, большинство заявлений проверяются либо рекрутерами, либо отделами кадров, прежде чем их прочитает соответствующий специалист.
Кроме того, расшифровка акронимов и аббревиатур гарантирует, что вы нажмете релевантные ключевые слова резюме и ключевые слова сопроводительного письма, подобранные системой отслеживания кандидатов (ATS) компании. Если аббревиатура не известна большинству людей, назовите ее по буквам.
Слишком много сокращений
«Я использовал GA и GSC для анализа производительности нашего контента, чтобы убедиться, что наши BR и ToS не находятся на неоптимальном уровне».
Сначала расшифровывайте аббревиатуры
«Мне удалось привлечь на свой сайт на 20% больше трафика, изучив данные из Google Analytics (GA) и Google Search Console (GSC). GA и данные показали, что наш показатель отказов был значительно выше среднего, а GSC показал, что люди не интересовались нашими играми. Устранение этих проблем спасло наш бизнес».
15. Проявите индивидуальность (но не слишком сильно)
Работодатели не хотят просто нанять робота, они хотят нанять кого-то, с кем, по их мнению, им будет приятно работать. И в отличие от вашего резюме, в сопроводительном письме вы даете представление о том, что вы из себя представляете в профессиональной среде.
Поэтому убедитесь, что вы произвели хорошее первое впечатление, чтобы дать себе наилучшие шансы получить интервью.
Начните с того, что избегайте неестественных, чрезмерно формальных формулировок, таких как «Я хотел бы выразить свой искренний интерес к этой стимулирующей позиции». Вы не робот, так что не ведите себя так.
Кроме того, объясните, почему вы лично заинтересованы в этой работе, будь то корпоративная культура или сама работа. Если вы сможете продемонстрировать, почему вы хорошо подходите для компании, вы уже гораздо ближе к тому, чтобы получить предложение о работе, чем раньше.
16. Продемонстрируйте свою способность работать удаленно
С момента начала пандемии COVID-19 все больше и больше компаний переводят свою рабочую силу в онлайн.
Если у вас есть опыт удаленной работы, ваше сопроводительное письмо — отличное место, чтобы показать работодателям, что вы можете добиваться результатов как лично, так и полностью онлайн. Просто упомяните в сопроводительном письме что-то, чего вы достигли на работе, несмотря на то, что вам пришлось перейти на удаленную работу.
Например,
«Одним из моих самых больших профессиональных достижений стало то, что моя компания перешла на полностью удаленную работу в марте 2020 года. В течение месяца полностью удаленной работы я помог настроить свою команду на интерактивной платформе Gather Town, что заметно повысило вовлеченность сотрудников, их удовлетворенность, и производительность согласно полугодовому опросу HR».
Советы по завершению сопроводительного письма
Из всех советов по сопроводительному письму, перечисленных на этой странице, самый важный — закончить сопроводительное письмо сильным. Мы покажем вам, что это значит и как это сделать.
17. Закончите сопроводительное письмо с энтузиазмом
Не стесняйтесь делать запрос на интервью. В конце сопроводительного письма предоставьте менеджеру по найму свою контактную информацию (адрес электронной почты и номер телефона) и укажите, что вы с нетерпением ждете собеседования (желательно лично).
Вы также можете отметить, как вы свяжетесь через неделю, если вы не получили от них ответа. Хотя в Великобритании это считается агрессивным, в США менеджеры по найму любят видеть такое убеждение и часто хорошо на него реагируют.
18. Используйте стандартную подпись, например «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением».
Завершите сопроводительное письмо любым из следующих приветствий:
- Искренне
- Лучший
- С Уважением
- Спасибо
- С уважением
- С уважением
- С наилучшими пожеланиями
Эти закрытия вежливы и профессиональны, так что выберите свой любимый.
Подсказка
Не используйте такие окончания, как «Ваш» или «Искренне Ваш», потому что они слишком небрежны.
19. Подпишите сопроводительное письмо электронной подписью
Чтобы придать сопроводительному письму немного профессионального чутья, оставьте место под подписью, чтобы добавить рукописную подпись. Вот два способа подписать документ без особых проблем:
- Распечатайте сопроводительное письмо. В пустом месте внизу подпишите свое имя черной или синей ручкой. Затем отсканируйте подписанное сопроводительное письмо на свой компьютер.
- Электронно подпишите сопроводительное письмо с помощью такого инструмента, как DocuSign.
Советы по отправке сопроводительного письма
Не снижайте свои шансы на получение интервью, отправляя сопроводительные письма с незначительными ошибками или просто не выполняя требования к подаче заявок.
20. Проверьте сопроводительное письмо перед отправкой
Не отправляйте сопроводительное письмо, пока не проанализируете его. Запустите проверку орфографии, прочитайте ее как минимум три раза (и один раз вслух) и даже наберите другой шрифт, прежде чем читать снова.
Вы также можете попробовать запустить его с помощью бесплатного инструмента, такого как Grammarly, чтобы найти ошибки, которые вы, возможно, пропустили.
21. Получите второе мнение
Найдите надежного друга или члена семьи, чтобы прочитать ваше сопроводительное письмо. Они могут помочь вам оценить его ясность, эффективность и удобочитаемость. Они также должны заметить грамматические ошибки или опечатки, которые вы упустили.
Ваше сопроводительное письмо — это отличная возможность произвести впечатление на менеджера по найму и заинтересовать его идеей сотрудничества с вами. Не упустите эту возможность из-за незначительной ошибки.
Представьте, что подумает менеджер по найму, если вы заявите, что «очень внимательны к деталям», но умудрились оставить ошибку в сопроводительном письме!
22. Дважды проверьте, соответствует ли ваша заявка требованиям компании.
Прочитайте все требования в описании вакансии и следуйте инструкциям как можно точнее. Отсутствие деталей на этом этапе сделает вашу заявку небрежной и несерьезной.
Например, подача заявления с вашим федеральным резюме или сопроводительным письмом на государственную работу означает тщательное соблюдение их строгих критериев, чтобы вы могли перейти к следующему раунду процесса найма.
Следите за инструкциями относительно следующих деталей, связанных с заявкой, в описании вакансии:
- Строки темы: есть ли обязательный формат для строки темы электронного письма? например, [Имя — Должность]
- Требуемые вложения: Вы включили все необходимые вложения, такие как резюме, сопроводительное письмо и портфолио?
- Имена файлов: Вы указали свое имя в именах файлов для всех вложений? например, «Naomi-Smalls-Cover-Letter.pdf». Важно даже написание слова «резюме» — если в инструкциях это называется «резюме», вам также следует использовать акценты.
- Дополнительные инструкции: Вы следовали всем остальным инструкциям? Некоторые компании будут включать странные примечания — например, «Введите слово «Банан» в строку темы вашего электронного письма», — чтобы увидеть, обращаете ли вы внимание. Если вы упустите такую деталь, ваше приложение не будет реализовано, даже если в остальном оно хорошо написано.
