Секретари работают в разных отраслях и выполняют административные обязанности, такие как прием телефонных звонков и управление корреспонденцией. Ваше резюме секретаря должно доказать, что вы многозадачный человек, способный работать под давлением.
Дайте нам 7 минут своего времени, и ваше резюме секретаря поможет вам получить работу—
Ты ловкий оператор. Организация — ваше второе имя. И у вас больше проектов, чем Ким Кардашьян публикует селфи в Instagram.
Конечно, у вас есть подходящая квалификация секретаря. Вы способны на гораздо большее, чем просто отвечать на звонки и собирать почту.
Но знаете ли вы, как написать резюме секретаря, которое действительно поможет вам получить работу?
Начнем с плохих новостей:
Поскольку многие должности секретарей не требуют формального образования, на эти должности существует большая конкуренция.
Итак, как выделиться из толпы и привлечь внимание менеджера по найму?
Вам нужно резюме профессионального секретаря, способного выполнять несколько задач так же хорошо, как и вы!
Резюме, которое демонстрирует вас как высококвалифицированного специалиста. Тот, который показывает, как вы умеете общаться, организовывать и управлять задачами.
Теперь пришло время хороших новостей:
Написать лучшее резюме секретаря проще, чем вы думаете, создав шаблон, который вы можете адаптировать к любому описанию работы секретаря.
Вот где мы вступаем. Это руководство покажет вам:
- Пример резюме секретаря лучше, чем 9 из 10 других резюме.
- Как написать резюме секретаря, чтобы получить больше интервью.
- Советы и примеры того, как указать навыки и достижения в резюме секретаря.
- Как описать свой опыт в резюме секретарю, чтобы получить любую работу, которую вы хотите.
Вот бесплатный образец резюме для секретаря, сделанный с помощью нашего конструктора резюме.
1
Какой лучший формат для резюме секретаря?
Вы находитесь в центре организации, поэтому вам нужен определенный уровень профессионализма. Ваше резюме секретаря должно отражать это и быть безупречным, точным и профессиональным.
Так с чего же начать?
С правильным форматом. Для резюме административного секретаря это означает испытанный формат резюме в обратном хронологическом порядке.
Почему?
Многие из этих должностей находятся в крупных фирмах или транснациональных корпорациях. Лучше всего придерживаться формата резюме секретаря, с которым знакомы рекрутеры.
Помните, что многие корпоративные фирмы, в которые вы подаете заявление, могут использовать системы отслеживания кандидатов (ATS). Согласно отчету Jobvite Recruiter Nation Report 2016, 41% рекрутеров в настоящее время используют их.
Что это обозначает?
Скорее всего, ваше резюме офисного секретаря будет просканировано крошечными роботами по ключевым словам, таким как навыки набора текста и кто ваш любимый персонаж в «Игре престолов» (ладно, шучу на этот счет).
Обратно-хронологический формат позволяет роботам сканировать и находить различные разделы вашего резюме.
Формат в обратном хронологическом порядке также подчеркивает ваши офисные навыки и опыт секретаря. Это даст вам преимущество перед абитуриентами начального уровня и недавними выпускниками.
Но что, если вы пишете резюме секретаря начального уровня и у вас нет определенного опыта?
Не бойся! В этом случае руководствуйтесь своим образованием. Это показывает приверженность и способность управлять задачами и сроками. Вы также можете упомянуть соответствующий опыт работы, не связанный напрямую с секретарской ролью.
Представьте на секунду, что вы подрабатываете в местном кафе. Вы проводите еженедельное собрание персонала как босс и записываете записи собрания. Это передаваемый навык, который вы можете выделить в разделе своего опыта работы.
Совет для профессионалов: старайтесь, чтобы ваше резюме было чистым и простым, чтобы оно выглядело профессионально. Отойдите от Comic Sans. Используйте легко читаемые шрифты резюме, такие как Arial, Helvetica, Calibri и Verdana. 10-12 пунктов — магические числа для размера шрифта.
2
Секретарь: резюме резюме или цель карьеры?
Задумайтесь об этом на мгновение. Сколько раз вы были виновны в том, что пролистывали излишне длинное рабочее письмо?
Что ж, подумайте о рекрутерах. Они сталкиваются с кучами резюме каждый день, некоторые интересные, некоторые не очень. Поэтому неудивительно, что, по данным TheLadders, рекрутерам требуется в среднем семь секунд, чтобы просмотреть резюме.
Так как же привлечь их внимание за эти шесть секунд?
Легко! Вы ведете с целью секретарского резюме или резюме профессионального резюме.
Но что выбрать?
Краткое резюме секретаря:
Давайте на секунду представим, что у вас более 10 лет опыта работы исполнительным секретарем в крупной транснациональной корпорации.
Если вы всю свою карьеру занимали административные или секретарские должности, то это для вас. У вас есть необходимые навыки и опыт, так что здесь вы продаете себя. Не забудьте сделать это коротким и приятным. Достаточно трех предложений.
Цель резюме секретаря:
Возможно, вы только что закончили школу и впервые начинаете работать. Или вы бармен, которому надоело обслуживать подвыпивших клиентов, и вместо этого вы хотите управлять офисом.
Цель резюме — лучший вариант для резюме секретаря начального уровня или смены карьеры. Используйте его, чтобы показать, что ваши способности, цели и задачи соответствуют тому, что ищет потенциальный работодатель, даже если у вас нет традиционного опыта.
Вот образец резюме старшего секретаря:
| ПРАВИЛЬНО |
| Профессиональный, эффективный секретарь с более чем 6-летним опытом работы в крупной корпоративной организации. Отличные навыки управления проектами, организаторские и коммуникативные навыки. Внедрил систему тайм-менеджмента и повысил эффективность работы офиса на 15%. В 2015 году назначен исполнительным секретарем. |
| НЕПРАВИЛЬНЫЙ |
| Я секретарь с 2-х летним опытом работы в офисе. Я ищу работу в корпоративной среде, где я могу учиться и развивать свои навыки. |
Ваше резюме секретаря должно соответствовать вашим достижениям и навыкам требованиям роли. Избегайте расплывчатого описания роли, которую вы ищете.
А теперь пример цели резюме административного секретаря, которую можно использовать для резюме школьного секретаря:
| ПРАВИЛЬНО |
| Динамичный выпускник колледжа с отличными коммуникативными навыками ищет должность школьного секретаря. Отличные навыки инициативы и управления проектами, развитые в течение моей степени. Готовы использовать организационные навыки для оказания административной поддержки вашей команде. |
| НЕПРАВИЛЬНЫЙ |
| Недавний выпускник колледжа без профессионального опыта, но с большим энтузиазмом. Умею печатать, отвечать на звонки и хотел бы, чтобы моя первая работа была в офисе. Я дружелюбный и быстро учусь. |
Почему это неправильно?
Во-первых, вам не следует указывать в начале своего резюме тот факт, что у вас нет опыта. Кроме того, не говорите, чего вы хотите. Помните, что работодателя больше интересует то, что он хочет на данном этапе игры.
В качестве цели резюме секретаря начального уровня выберите навыки межличностного общения (подробнее об этом позже). Отличными примерами этого являются коммуникативные навыки или внимание к деталям. Они не обязательно относятся к описанию работы секретаря, но они все же являются навыками, необходимыми для этой роли. Возможно, вы развили эти мягкие навыки во время учебы или работы на полставки.
Совет для профессионалов: внимательно изучите объявление о вакансии и выделите конкретные навыки, которые в нем упоминаются. Убедитесь, что вы включили те, которые относятся к вам, в резюме резюме.
3
Как описать свой опыт секретаря
У вас есть навыки работы в офисе, навыки работы с телефоном, навыки набора текста, и все такое прочее. Не упускайте возможности показать, а не сказать менеджеру по найму, что вы подходите для этой работы. Сделайте это заранее, под резюме резюме.
В своем резюме перечислите свои обязанности секретаря для каждой должности в обратном хронологическом порядке. Включите до шести пунктов списка, которые соответствуют навыкам в описании работы. Включите ключевые достижения, подкрепленные реальными примерами.
| ПРАВИЛЬНО |
| школьный секретарь
Школа Сладкой Долины, 2011-2016 гг. Сладкая долина, Калифорния
|
| НЕПРАВИЛЬНЫЙ |
| школьный секретарь
Средняя школа Ривердейла, 2008-2012 гг. Округ Рокленд
|
Вы видите разницу? Вместо того, чтобы просто перечислять обязанности, образец резюме школьного секретаря перечисляет достижения, дополненные количественными результатами.
Первый пример также содержит слова-действия, которые намного сильнее, чем пассивно звучащие «ответственный за» и скучное «управляемый».
Используйте подход PAR (Problem Action Result) при перечислении своих профессиональных достижений.
В ситуации P (Проблема) я сделал A (Действие), которое привело к R (Результат).
Посмотрите на эти примеры из резюме на школьного секретаря:
Проблема: Родители были разочарованы неэффективной системой управления их запросами.
Действие: проконсультировались с ними о том, почему они были разочарованы, и создали новую систему, которая учитывала эти опасения.
Результат: В следующем школьном опросе удовлетворенность родителей увеличилась на 35%.
Что делать, если вы пишете резюме секретаря без опыта ? Не волнуйтесь. Вам просто нужно быть немного более творческим в своем разделе опыта.
Взяв тот же образец должностной инструкции, что и раньше, вот как это сделать:
| ПРАВИЛЬНО |
| Бариста
Центральная кофейня, 2011-2015 гг. Нью Йорк, Нью Йорк
|
Бариста упомянула обязанности, которые она выполняла в кофейне, которые связаны с обязанностями секретаря в должностной инструкции. Она также включила такие социальные навыки, как общение, показав, как она вела переговоры с продавцом кофе и обучала новый персонал.
Совет профессионала: Избавьтесь от слишком часто используемых модных словечек и фраз, таких как «управляется», «отвечает за» и «руководит». Приправьте свое резюме на должность секретаря мощными глаголами действия, чтобы менеджер по найму обратил на это внимание.
4
Ваш отдел образования работает неэффективно? Может быть
Думаете, менеджера по найму не волнует, есть ли у вас образование ?
Ну, тут ты можешь ошибаться. Все зависит от того, на какую должность секретаря вы претендуете.
Допустим, вы пишете резюме на специализированную должность секретаря. Это может быть резюме юридического секретаря или резюме медицинского секретаря.
В обоих случаях вы должны пройти квалификацию секретаря и пройти обучение навыкам. Вы захотите продемонстрировать их менеджеру по найму сразу после раздела с опытом.
Почему?
Если вы годами выполняли обязанности секретаря по правовым вопросам, как опытный профессионал, на данном этапе ваш опыт более актуален. Добавьте правильную квалификацию, и вы получите двойной удар, доказывающий, что вы подходите для этой работы.
Сначала начните с наиболее конкретного и актуального образования. Затем дополните его любыми другими квалификациями — вы можете быть менее подробными с ними.
Посмотрите этот пример из резюме юридического секретаря:
| ПРАВИЛЬНО |
| Диплом юридического секретаря
Юридический институт костюмов, Лос-Анджелес, Калифорния Завершено в 2016 г.
Средняя школа Лос-Анджелеса Выпускник 2009 г. |
| НЕПРАВИЛЬНЫЙ |
| Средняя школа Лос-Анджелеса
Выпускник 2009 г.
|
Что, если вы пишете резюме секретаря начального уровня, будучи недавним выпускником или еще заканчивая учебу? Ваше резюме должно в первую очередь демонстрировать ваше образование, над разделом вашего опыта.
Вот почему:
Используйте эту первоклассную недвижимость в верхней части шаблона резюме профессионального секретаря, чтобы сначала показать свои лучшие достижения. Это также выделит вас среди других соискателей.
Калифорнийский университет, Лос-Анджелес, Калифорния
Бакалавр английской литературы
Выпускник 2017 г.
Не закончил среднюю школу или колледж? Без драмы. Вы все еще можете указать свой незаконченный колледж в резюме таким образом:
Калифорнийский университет, Лос-Анджелес, Калифорния
2015–2016 гг. Набрали 60 кредитов для получения степени бакалавра английской литературы.
Совет от профессионала: есть ли у вас за плечами какие-либо другие интересные образовательные квалификации, например, курс изучения другого языка, общения или управления проектами? Включите их. Они показывают менеджеру по найму, что вы привержены дальнейшему обучению и самосовершенствованию.
5
Как включить навыки в резюме
Представьте это. Сейчас 15:30, и Карен, менеджер по найму, зевает, когда она тянется к вашему резюме исполнительного секретаря, мысленно планируя свой следующий отпуск.
Ваше резюме лучше привлечет ее внимание и быстро покажет ей, что у вас есть острые административные навыки, которые заслуживают зарплату секретарши.
Итак, какие из ваших секретарских навыков следует выделить в резюме? Вот пример того, как указать такие навыки, как WPM (слов в минуту) и навыки печати, в резюме секретаря.
Теперь пришло время адаптировать ваши навыки резюме к должностной инструкции секретаря. Это позволит менеджеру по найму легко сопоставить ваш профиль с тем, что они ищут.
Ваши навыки можно разделить на две группы: жесткие и мягкие.
Твердые навыки — это не та математическая задача, которую вы никогда не могли решить в школе (или это было только у меня?). Это технические навыки и умения, необходимые для выполнения работы. Здесь вы также включаете любые соответствующие административные навыки, необходимые для резюме юридического или медицинского секретаря.
Навыки жесткого резюме секретаря:
- Умение составлять юридические документы и договора
- Возможность создания отчетов о расходах
- Возможность управлять календарями и системами бронирования встреч
- Пакет MS Office, FileMaker Pro, SAP Workplace и Anaqua
- Навыки быстрого набора текста/слов в минуту
Навыки мягкого резюме немного сложнее понять — это качества, не относящиеся к самой работе. Они переносимы. Они связаны с вашими социальными навыками и эмоциональным интеллектом, такими как ваша способность хорошо работать с другими и сохранять спокойствие под давлением.
Навыки мягкого резюме секретаря:
- Коммуникация
- Профессионально и вежливо
- Межличностные навыки
- Способен хорошо работать с другими
- Адаптивный
- Навыки тайм-менеджмента
- Внимание к деталям
- Точный
- Мотивированный и самостоятельный старт
Так, что дальше?
Здесь вы можете увидеть, как включить в свое резюме сложные навыки, такие как WPM или ответы на телефонные звонки, и дополнить их соответствующими социальными навыками.
| Навыки резюме секретаря | |
| ПРАВИЛЬНО | НЕПРАВИЛЬНЫЙ |
| Написание юридических документов и договоров | Юридический опыт |
| Корпоративный учет и бухгалтерия | Математические навыки |
| Мастер управления несколькими календарями и системами бронирования встреч | Возможность управлять календарями |
| Опытный пользователь MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Workplace | Пакет MS Office, FileMaker Pro, SAP Workplace и Anaqua |
| Способен набирать 100 слов в минуту | Быстрый ввод |
| Уверенный и красноречивый коммуникатор — устный и письменный | Коммуникация |
| Профессионально и вежливо | Профессионализм |
| Умение строить отношения на всех уровнях | Хорошо работать с другими |
| Дружелюбный командный игрок | Работа в команде |
| Адаптируется и решает проблемы с улыбкой | Адаптивный |
| Развитые навыки тайм-менеджмента | Тайм-менеджмент |
| Ориентированность на детали и точность при работе с большими объемами информации | Внимание к деталям |
| Мотивированы и не боятся проявлять инициативу | Очень мотивирован |
Убедитесь, что ваше резюме содержит достаточно деталей, чтобы нарисовать картину того, как ваши навыки соответствуют описанию работы.
Например, не говорите просто, что у вас есть «коммуникативные навыки». Объясните и развивайте, почему вы хороший коммуникатор.
Вы что-то заметили в примере?
Мы перечислили больше мягких секретарских навыков, чем жестких офисных. Это связано с тем, что большинство компаний ищут людей, которые будут отлично соответствовать культуре, прежде чем что-либо еще. На самом деле, по данным CareerBuilder, 62% работодателей сейчас специально ищут в вашем резюме именно ваши навыки межличностного общения.
Совет для профессионалов: у вас может быть соответствующий навык, не упомянутый в описании вакансии, но обязательно включите его в свое резюме! Ознакомьтесь с другими похожими списками вакансий, чтобы узнать, какие навыки нужны другим компаниям. Вы волшебник, который может набирать 100 слов в минуту? Поместите это в свое резюме! Вы двуязычный? Владение двумя языками показывает, что вы преданы своему делу — не забывайте о двуязычных навыках!
6
Как добавить другие разделы для эффективного резюме
Вы были тем, кто проводил встречи вашего клуба в колледже? Вы добровольно помогаете в местной библиотеке или приюте для животных?
На первый взгляд может показаться, что это не относится к традиционным обязанностям секретаря в резюме. На самом деле, это деятельность, в которой вы полагаетесь на качества, необходимые для ключевых обязанностей секретаря.
Я уверен, что у тебя тоже есть несколько увлечений. Вы можете включить некоторые из них, чтобы продемонстрировать немного больше вашей индивидуальности. Не забывайте, что многие компании набирают сотрудников, основываясь на социальных навыках и культурном соответствии.
Изучите культуру компании, чтобы узнать, сочтут ли они ваши личные интересы ценными. Обязательно упоминайте только внешние интересы, которые имеют отношение к культуре или положению компании.
Сделаем образец резюме школьного секретаря:
| ПРАВИЛЬНО |
| Я добровольно читаю детям в библиотеке по субботам. |
| Я интересуюсь другими культурами и в настоящее время изучаю французский язык. |
| НЕПРАВИЛЬНЫЙ |
| Я сова, и я люблю не ложиться спать допоздна и смотреть фильмы. |
| Мне нравится играть в видеоигры. |
Первые два примера идеально подходят для резюме школьного секретаря. Они показывают, что человеку нравится быть с детьми и он заинтересован в обучении. Два других не имеют значения и могут создать впечатление, что человек недостаточно зрел для этой роли.
Совет для профессионалов: не переусердствуйте и не перечисляйте все в этом разделе — достаточно пары примеров. Вы же не хотите, чтобы вам казалось, что у вас нет времени, чтобы посвятить все свое внимание новой должности секретаря!
7
Вот самый распространенный миф о сопроводительных письмах
С вашим шикарным новым резюме секретаря, демонстрирующим ваши навыки, вам не нужно беспокоиться и о сопроводительном письме, верно?
Неправильный.
Вы вложили всю эту тяжелую работу в создание лучшего шаблона резюме секретаря, но есть одна причина, по которой на него даже не взглянут.
Опрос, проведенный Careerbuilder в 2016 году, показал, что 45% рекрутеров отклонят ваше секретарское резюме, если его нет.
Лучше перестраховаться, чем потом сожалеть, верно? Кроме того, отличное сопроводительное письмо секретарю может быть просто билетом, который поднимет ваше резюме над остальными.
Используйте сопроводительное письмо секретаря, чтобы:
- Представьтесь и сделайте так, чтобы вас запомнили.
- Объясните, почему вас интересует должность секретаря.
- Покажите, почему вы лучше всего подходите для этой работы.
- Объясните причины любых изменений в карьере или смене места работы.
- Укажите причины пробелов в вашем опыте работы.
- Предугадывайте ответы на вопросы о приеме на работу секретарем.
Чтобы написать блестящее письмо с заявлением секретарю, проявите немного своей индивидуальности. Секретари должны быть связаны с целым рядом людей, от генерального директора до курьера почты, поэтому пусть ваше сопроводительное письмо покажет, что вы можете это сделать.
Самое главное, не забудьте адаптировать его к описанию работы. Например, если вы пишете письмо о заинтересованности для резюме медицинского секретаря или резюме судебного секретаря, они должны быть разными.
Совет для профессионалов: проведите исследование и найдите несколько разных образцов сопроводительных писем для должностных инструкций секретаря или администратора. Посмотрите, как другие представляют себя и какой тон они используют в своем сопроводительном письме. Просто убедитесь, что вы используете лучший шрифт для сопроводительного письма, например, Arial или Helvetica.
Заключение
Вы мастер многозадачности, и давайте будем честными — без вас все бы развалилось!
Вы серьезно относитесь к тому, чтобы использовать свои коммуникативные навыки, чтобы офис работал как хорошо смазанный механизм. Чтобы ваше резюме секретаря продемонстрировало это, выполните следующие действия:
- Откройте свое резюме секретаря с целью резюме или резюме резюме.
- В разделе «Опыт работы» укажите свои достижения.
- Сопоставьте свой раздел навыков с навыками, перечисленными в объявлении о вакансии.
- Добавьте «другие» разделы, которые подтвердят вашу ценность.
