Как исполнительный помощник, вы привыкли иметь дело с большими ожиданиями от вашего босса. Организованность, решение проблем и написание резюме — ваши специальности.
Хорошо, последнее, вероятно, застало вас врасплох. В конце концов, вы читаете эту статью, потому что вам может понадобиться небольшая помощь с резюме помощника руководителя.
Что ж, вы попали в нужное место. Мы проведем вас через весь процесс создания выдающегося резюме помощника руководителя.
Как оформить резюме помощника руководителя
Первый шаг: вам нужно определиться с форматом вашего резюме помощника руководителя.
Определенная информация должна действительно бросаться в глаза работодателям, и выбор правильного формата резюме поможет вам подчеркнуть это важное содержание.
В настоящее время наиболее распространенным форматом резюме является «обратно-хронологический» формат. Это лучший выбор для резюме помощника руководителя.
Конечно, есть и другие форматы резюме, которые стоит рассмотреть…
- Функциональное резюме. В этом формате основное внимание в резюме уделяется навыкам, а не профессиональному опыту. Это хороший вариант, если у вас нет большого опыта, вы переходите в новую отрасль или у вас есть пробелы в вашем опыте работы.
- Комбинированное резюме. Как вы уже догадались, комбинированное резюме представляет собой гибрид «функционального» и «обратно-хронологического». Он фокусируется как на навыках, так и на опыте работы. Комбинированное резюме работает лучше всего, если у вас большой опыт работы или вы пытаетесь сменить отрасль.
Теперь, когда вы выбрали формат своего резюме, пришло время правильно его оформить.
Вот основные принципы компоновки, которым вы должны следовать:
- Поля — поля в один дюйм со всех сторон
- Шрифт. Выберите шрифт, который будет выделяться. Только не сходи с ума. Хорошо: Ubuntu, Roboto и т. д. Плохо: Comic Sans
- Размер шрифта. Идеальные размеры шрифта: 11–12 пунктов для обычного текста и 14–16 пунктов для заголовков.
- Междустрочный интервал — используйте межстрочный интервал 1,0 или 1,15.
- Длина резюме. В идеале вы должны ограничиться 1 страницей. Возникли проблемы с размещением всего на одной странице? Ознакомьтесь с этими одностраничными шаблонами резюме.
Профессиональный совет:
- Думайте о своей аудитории при разработке и написании резюме. Единственный человек, которого вам абсолютно необходимо убедить в том, что вы подходите для этой работы, — это «руководитель», которому вы будете помогать. А, как известно, руководители — люди занятые. Сделайте свое резюме максимально кратким. Это означает быть избирательным в отношении того, какой контент включать. Подробнее об этом позже.
Используйте шаблон резюме помощника руководителя
Мы постоянно слышим это от помощников руководителя: «Мои прошлые начальники всегда были старомодными, так почему бы мне просто не создать простое резюме в Word».
Может быть, это и так, но мы знаем, как создать эффектное резюме за то же время, что и «простая» версия Word. Просто используйте шаблон резюме помощника руководителя.
Что включить в резюме помощника руководителя
Основными разделами резюме помощника руководителя являются…
- Контакты
- Резюме резюме
- Опыт работы
- Образование
- Навыки и умения
Если вы хотите, чтобы ваше резюме выделялось больше, вы также можете попробовать следующие необязательные разделы:
- Организации
- Языки
- Интересы и хобби
Давайте пройдемся по каждому из этих разделов и обсудим, как правильно развивать каждый из них.
Все еще не ясно, в каких разделах использовать? Ознакомьтесь с нашим руководством о том, что добавить в резюме.
Как правильно получить контактную информацию
Вы будете шокированы тем, как часто люди ошибаются в своей контактной информации. И эти маленькие ошибки могут сразу помешать вам пройти собеседование на должность. Это может быть пропущенная цифра в вашем номере телефона. Или адрес электронной почты, который не очень профессионально.
В качестве контактной информации укажите:
- Имя
- Название — Зачем изобретать велосипед с этим? Используйте исполнительный помощник.
- Номер телефона. Проверьте дважды, трижды. Одна опечатка, и шансов на то, что работодатель свяжется с вами, уже нет.
- Адрес электронной почты. Используйте профессиональный адрес электронной почты (имя.фамилия@gmail.com); если у вас его еще нет, создайте новую учетную запись Gmail специально для поиска работы.
- (Необязательно) Местоположение — это не обязательно, но компания может запросить его в рамках процесса проверки.
Правильный пример
- Марк Баумер — исполнительный помощник. 101-358-6095. [email protected]
Неправильный пример
- Марк Баумер — В погоне за новыми возможностями. 101-358-6095. футболфорлайф@gmail.com
Как написать резюме или цель резюме помощника руководителя
Знаете ли вы, что рекрутеры в среднем тратят менее 6 секунд на просмотр резюме? Если бы вы просто сказали: «Вау, верно?» тогда мы можем подтвердить его истинность.
Имея это в виду, урок для вас таков: рекрутер должен знать, что вы подходите для его работы с одного взгляда. В противном случае ваше резюме даже не будут читать.
Какой самый быстрый способ зацепить вашего читателя и убедиться, что он или она прочитает ваше резюме?
Легко, напишите эффективное резюме или цель резюме.
И резюме резюме, и цель — это разделы, которые идут в верхней части вашего резюме под разделом контактной информации.
Однако резюме и цель резюме — это не одно и то же, и вы никогда не будете использовать оба. Основное различие между двумя разделами заключается в том, что…
Резюме резюме представляет собой резюме из 2-4 предложений о вашем профессиональном опыте и достижениях.
Это ваша возможность сделать смелое заявление, которое немедленно скажет рекрутерам, что им следует продолжать читать. Это «крючок».
Пример резюме помощника руководителя
- Профессионал исполнительного менеджмента с 7-летним опытом работы в качестве помощника директора по маркетингу в секторах логистики и транспорта. Подтвержденная способность адаптироваться к постоянно меняющимся требованиям и координировать графики командировок, организовав 38 отдельных командировок для директора по маркетингу в 2019 году.
С другой стороны, цель резюме — это снимок из 2-4 предложений ваших профессиональных целей и стремлений.
Пример цели резюме помощника руководителя
- Недавний выпускник программы высшего руководства Тринити-колледжа с двухлетним опытом работы в офисной администрации. Управлял планированием и подготовкой к встрече финансового планировщика в качестве штатного офисного помощника, а также завершал учебу. Хочу применить имеющиеся у меня организационные и деловые навыки в офисе C-level.
Итак, какой из них вы выбираете? Резюме или цель?
Из приведенных выше примеров вы заметите, что резюме резюме используется людьми, которые более продвинуты в своей карьере или, по крайней мере, имеют некоторый непосредственный опыт работы в той роли, на которую претендуют.
Цель резюме лучше подходит для тех, кто плохо знаком с какой-либо областью (студент, выпускник или меняет профессию). Таким образом, цель имеет тенденцию читаться немного более амбициозной.
Как сделать так, чтобы ваш опыт работы по вводу данных выделялся
Какой раздел резюме интересует работодателей больше всего? Опыт работы.
Компании хотят видеть, что вы раньше работали на аналогичных должностях или в организациях. Вот как структурировать раздел об опыте работы:
- Название должности
- Даты
- название компании
- Обязанности и достижения
Что делать, если у вас нет опыта работы?
Этот вопрос постоянно задают студенты и недавние выпускники. И, честно говоря, это вызов, который применим ко всем видам работ, а не только к помощникам руководителей.
Правда в том, что вам нужно работать с тем, что у вас есть. Скорее всего, вы хотя бы работали летом или стажировались. Перечислите эти должности, но укажите только те обязанности или достижения, которые имеют непосредственное отношение к должности помощника руководителя.
Если у вас нет опыта работы, перечислите соответствующие школьные проекты, курсы и волонтерскую работу, которые доказывают, что вы могли бы стать успешным помощником руководителя.
Если вы студент или недавний выпускник, вы можете ознакомиться с нашим руководством о том, как составить резюме студента !
Используйте слова действия, чтобы обновить свое резюме помощника руководителя
- Работал над
- Поддерживается
- Общался
Что общего у этих слов? Ну, они действительно мало что говорят. Это не сильные слова, которые передают конкретные действия.
Отличная стратегия написания резюме — использовать очень специфические глаголы или сильные слова, чтобы выделить свои обязанности и достижения. Вот лишь некоторые из них, которые имеют отношение к исполнительным помощникам:
- Организованный
- по расписанию
- Написал
- Скоординированный
- Удалось
- рекомендуемые
- Делегированный
- Задокументировано
- Решено
- Советовал
Как правильно указать образование
Следующий раздел в любом резюме помощника руководителя — это раздел «Образование».
Здесь нет настоящих трюков. Просто укажите свой образовательный опыт в обратном хронологическом порядке. Вот как это должно выглядеть:
- Тип степени и специальность
- Название университета
- Годы обучения
- Средний балл, награды, курсы и любые соответствующие проекты или опыт.
Вот пример:
Бакалавр бизнес-администрирования
Миланский университет
2014 — 2018
- Соответствующие курсы: Advanced Microsoft Office, Управление информацией и рабочими процессами, Стратегии делового общения
- Работал вице-президентом по мероприятиям Международной ассоциации бизнес-студентов.
- Средний балл: 3,6/4,0
Довольно просто, правда?
Прежде чем двигаться дальше, вот несколько типичных вопросов, которые мы получаем об образовании в резюме, а также ответы на них:
- Что, если я еще не закончил колледж или университет или бросил учебу?
Вы все еще должны упомянуть свою степень. Просто укажите годы обучения. Если вы все еще учитесь, поставьте «Настоящее» в качестве даты окончания. Например, 2017 – настоящее время.
- Нужно ли указывать свое среднее образование?
Только если у вас нет высшего образования. Если у вас есть диплом колледжа или университетская степень, очевидно, что вы закончили среднюю школу.
- Что на первом месте в моем резюме: образование или опыт?
Если у вас есть соответствующий опыт работы, то это должно быть указано первым. Если нет, то сначала идет образование.
Остались вопросы? Ознакомьтесь с нашим руководством о том, как указать образование в резюме.
30 лучших навыков для резюме помощника руководителя
У каждого работодателя есть определенный набор навыков, которые они ищут в кандидатах. Обычно они указаны прямо в описании вакансии. И когда они видят их в резюме, они автоматически обращают внимание на то, что читают.
Вы, вероятно, можете догадаться о многих из соответствующих навыков для вашей сферы деятельности. Но на всякий случай, вот некоторые из наиболее востребованных навыков для помощников руководителя.
Hard Skills для помощника руководителя:
- Microsoft Word, Excel, Outlook, Powerpoint, SharePoint
- Управление базами данных
- Управление календарем
- Онлайн-исследование
- Знание бизнеса
Soft Skills для помощника руководителя:
- Общение (письменное и устное)
- Расстановка приоритетов и решение проблем
- Организация и планирование
- Внимание к детали
- Телефонный этикет
- Осмотрительность
- Эмоциональный интеллект
- Обязанность
- Работа в команде и делегирование
- Менеджмент и обучение
- Гибкость и эффективность
Профессиональный совет:
- «Мягкие навыки» особенно важны для помощников руководителя, которым необходимо построить доверительные отношения и установить хорошие отношения с обычно требовательным человеком. Поэтому эффективно используйте раздел навыков в своем резюме, сопоставив свои навыки межличностного общения с теми, которые указаны в описании вакансии или объявлении.
Другие разделы резюме для рассмотрения
У вас есть основные разделы вашего резюме, и вы отредактировали их до совершенства. Вы все сделали…
Подумайте еще раз.
Помните, что цель №1 вашего резюме — выделить вас.
Итак, если ваше резюме выглядит точно так же, как и у всех остальных, разве вас не будут считать таким же, как любого другого кандидата?
Приложив немного дополнительных усилий, вы можете дать себе преимущество. Рассмотрите эти дополнения к резюме.
Организации
В зависимости от вашей карьеры и личных интересов, вы можете быть (или были) вовлечены в различные организации помимо вашей основной работы.
Примеры могут включать в себя любые советы, в которых вы участвуете, или волонтерскую работу для местных общественных организаций. И ваша работа с этими организациями может на самом деле помочь укрепить ваш набор навыков, поэтому разумно указать их в своем резюме.
Вам не нужно вдаваться в тонны деталей. Просто перечислите организацию, свою роль и один ключевой вид деятельности, который имеет отношение к должности помощника руководителя.
Языки
В эпоху международного бизнеса наличие помощника руководителя, говорящего на нескольких языках, безусловно, ценно для руководителя и его/ее компании.
Вы никогда не знаете, когда может возникнуть необходимость в составлении электронного письма на русском, французском, финском или любом другом языке, который вы можете себе представить.
Если вы знаете какие-либо иностранные языки и у вас есть свободное место в резюме, смело добавляйте языковой раздел.
Не забудьте перечислить языки по уровню владения:
- Родной
- Беглый
- Опытный
- Средний
- Базовый
Интересы и хобби
Отношения между руководителем и его/ее помощником священны. Гармония имеет ключевое значение, и часто эти два сотрудника в конечном итоге разделяют особую связь из-за хобби или интересов.
Это хорошая идея, чтобы перечислить некоторые личные интересы в вашем резюме, чтобы дать представление о вашей личности. Просто имейте в виду, что некоторые увлечения могут показаться не самыми профессиональными. Лучше рассказать о своей страсти к комиксам после того, как вас на самом деле наняли.
Не знаете, какие хобби и интересы вы хотите упомянуть? У нас есть руководство для этого!
Сопоставьте свое сопроводительное письмо с вашим резюме
Одним из наиболее востребованных навыков помощников руководителя является письменное общение. Что может быть лучше, чем доказать, что вы умеете писать, написать идеальное сопроводительное письмо?
Помимо выполнения требований к заявке (да, большинству компаний нужно сопроводительное письмо), у вас есть дополнительная возможность показать, что вы умеете писать краткое и убедительное письмо.
Включение сопроводительного письма, предназначенного для конкретных работодателей, вместе с вашим резюме может значительно повысить ваши шансы на приглашение на собеседование.
И вот что вы должны написать в каждом разделе:
Контактная информация
- Ваша личная контактная информация, включая полное имя, профессию, адрес электронной почты, номер телефона, местоположение.
Контактная информация менеджера по найму
- ФИО, должность, местонахождение, электронная почта
Первый абзац
Ваше вступление должно быть немного смелым. Если вам не удастся зацепить здесь менеджера по найму, скорее всего, он не будет читать оставшуюся часть. Итак, укажите:
- Должность, на которую вы претендуете
- Сводка вашего опыта и высшее достижение
Тело
После того, как вы зацепите менеджера по найму, вы можете просмотреть остальную часть своего прошлого. Некоторые потенциальные моменты, которые можно упомянуть здесь, это…
- Почему вы хотите работать именно в этой компании
- Все, что вы знаете о культуре компании
- Каковы ваши основные навыки и насколько они важны для работы
- Если вы работали в аналогичных отраслях или должностях
Заключительный абзац
Здесь вы:
- Завершите все пункты, которые вы пропустили, в основном абзаце.
- Поблагодарите менеджера по найму за уделенное время
- Закончите призывом к действию. Что-то вроде: «Я с нетерпением жду возможности обсудить, как мой опыт в качестве X может помочь компании с Y».
Официальные приветствия
Используйте официальное завершение, например, «С уважением».
Нужно дополнительное вдохновение? Мы знаем, что создание сопроводительного письма — очень тяжелая работа. Не волнуйтесь, мы подготовили для вас пошаговое руководство о том, как написать сопроводительное письмо.
Ключевые выводы
Хорошо, вы готовы к року!
Предполагая, что вы следовали всем советам, которые мы предоставили в этом руководстве, вы должны быть готовы нажать кнопку отправки своего приложения. Тогда остается только дождаться звонка или электронного письма с приглашением на собеседование.
Хорошо, хорошо, прежде чем вы нажмете «Отправить», давайте просто кратко повторим основные выводы из того, что мы рассмотрели:
- Обратно-хронологический формат — ваш лучший выбор с точки зрения формата резюме. Макет вашего резюме должен быть аккуратным и легко читаемым. Никаких глупых шрифтов и не пытайтесь втиснуть слишком много в макет.
- Резюме резюме или цель являются важными элементами резюме для привлечения внимания менеджера по найму.
- Описывая свой опыт работы, максимально сосредоточьтесь на своих достижениях, а не на изложении обязанностей.
- Усильте свое резюме «сильными словами», которые передают действие.
- Навыки межличностного общения должны быть подчеркнуты в резюме помощника руководителя.
- Сопоставьте свое резюме помощника руководителя с сопроводительным письмом, адаптированным к должности, чтобы вы могли продемонстрировать свои исключительные навыки письма.
