Файловые клерки ведут записи компании и выполняют различные административные и архивные задачи, такие как кодирование файлов, хранение файлов в алфавитном или числовом порядке, управление базами данных, фотокопирование и доставка файлов персоналу. Их также могут попросить выполнить другие канцелярские задачи. Типичные образцы резюме для файл-клерка демонстрируют внимание к деталям, организационные навыки, компьютерную грамотность, коммуникативные способности и знакомство с процедурами записи файлов. Сертификаты в области административной поддержки и аттестат о среднем образовании являются обычным опытом в примерах резюме делопроизводителя.
Делопроизводитель
Отвечал на телефонные звонки, принимал сообщения и отправлял электронные письма
- Сортировка, систематизация и ведение офисной документации точно
- Проверял все входящие материалы и классифицировал их по алфавиту
- Сортировка и распределение почты по разным отделам
- Сделал копии, отправил по факсу и распечатал важные документы
- Отвечал за сбор файлов из других отделов и извлечение сохраненных файлов по мере необходимости.
- Обновлены существующие записи и добавлены новые записи
- Удалены устаревшие документы в соответствии с процедурами обслуживания файлов компании.
Делопроизводитель/помощник юриста
Созданные дела
- Брифинги по созданным кейсам
- Помогал с судебными поручениями
- Поддерживаемая организация файловой комнаты
- Сканирование и размещение документов в различных системах
- Адекватно отвечал и переадресовывал телефонные звонки
Почтовый и файловый клерк
- Поддерживайте файловую систему, создавая новые папки с файлами участников.
- Аккуратно размещайте документы в существующих папках участников.
- Подготовьте неактивные файлы для отправки в хранилище.
- Создайте новые пакеты медицинских льгот для участников.
- Помощь в подаче документов COBRA и соблюдении требований.
- Работать на сортировочном и почтовом оборудовании.
- Ведите учет конвертов и других почтовых принадлежностей.
- По мере необходимости оказывать помощь персоналу социального обеспечения и пенсионного обеспечения в вспомогательных функциях.
Обязанности и ответственность делопроизводителя
Организованная система документооборота облегчает поиск необходимых документов, что приводит к экономии времени и денег. При выполнении этой важной работы файловые клерки выполняют множество основных задач, таких как следующие:
Изучение или создание системы хранения документов
В каждом офисе есть свои методы хранения документов. Файловые клерки должны хорошо разбираться в системе своего работодателя. Такие знания гарантируют, что документы попадут туда, куда нужно, чтобы любой, кто разбирается в системе регистрации, мог их найти. Например, документы, связанные с судебными делами, могут быть поданы в адвокатскую контору сначала по фамилии ведущего адвоката, а затем в алфавитном порядке по фамилии клиента. В офисах, где методология подачи документов еще не существует, к регистраторам могут обратиться с просьбой разработать систематический, логичный план организации документов.
Онлайн-системы
Появление цифровых документов расширило сферу деятельности многих файл-клерков. Современные работники часто берут на себя ответственность за электронные документы в дополнение к физическим документам. Они должны использовать точные имена файлов и папок, чтобы эти фрагменты информации оставались упорядоченными и их было легко найти, как и их бумажные аналоги.
Обновление
Время от времени клерки просматривают все файлы. Они могут отбрасывать устаревшие, отправлять неактивные на хранение, добавлять новые данные или проверять контактную информацию. Это действие обеспечивает управляемость и точность записей.
Копирование
Благодаря отличному знанию файловой системы другие сотрудники как внутри офиса, так и за его пределами могут попросить файл-клерка найти конкретную информацию. После извлечения файл-клерку может потребоваться скопировать, отправить по факсу, электронной почте или доставить содержимое. Например, другому медицинскому учреждению может потребоваться копия недавнего анализа крови человека, прежде чем назначать пациента на операцию. Файловые клерки также отслеживают, когда кто-то берет файл, чтобы убедиться, что он возвращен.
Офисные задачи
Помимо работы с файлами, файловые клерки могут быть привлечены для оказания помощи в выполнении других рутинных административных задач, обеспечивающих выполнение операций. Такие работы могут включать набор текста, сортировку почты, ответы на телефонные звонки, передачу сообщений и поддержание запаса канцелярских товаров.
Навыки работы с файлами
Выдающиеся организаторские способности необходимы для файл-клерков, и они должны быть в состоянии без особых усилий расположить вещи в алфавитном и/или числовом порядке. Точно так же клерки должны уделять пристальное внимание тому, что они делают, чтобы документы не терялись. Например, файл пациента, в котором отсутствует медицинская информация, может иметь ужасные последствия. Другие качества, которые менеджеры по найму хотели бы видеть при собеседовании на должность делопроизводителя, включают:
- Хорошо общаться с другими
- Эффективное управление временем для выполнения обязанностей
- Демонстрация готовности изучать новые технологии по мере необходимости
- Демонстрация гордости за свою работу
- Соблюдение конфиденциальности, поскольку файлы могут содержать конфиденциальную или личную информацию
Образование и обучение файловых клерков
Файловые клерки имеют как минимум аттестат о среднем образовании. Около 70 процентов из них прошли хотя бы несколько курсов после окончания средней школы; общие области обучения включают компьютеры, бизнес и офисное управление. Степень младшего специалиста или бакалавра может увеличить перспективы трудоустройства. Новые сотрудники должны ожидать значительного обучения на рабочем месте.
