Когда работодатели нанимают, одним из главных навыков, которые они ищут в кандидатах, является организация. Организационные навыки являются одними из наиболее важных и передаваемых рабочих навыков , которые может приобрести сотрудник. Они включают в себя набор возможностей, которые помогают человеку планировать, расставлять приоритеты и достигать своих целей, что, в свою очередь, может сэкономить время и деньги компании.
Организационные навыки необходимы для многозадачности и обеспечения бесперебойной и успешной работы бизнеса. Работодатели стремятся набирать соискателей, которые могут последовательно добиваться результатов, даже когда возникают непредвиденные задержки или проблемы.
Как человек, который постоянно совмещает две карьеры — писателя-фрилансера и тренера по жизни и успеху, — я не могу не подчеркнуть, насколько важны организационные навыки. Действительно важно. Организационные навыки — это основополагающие навыки, которые позволяют мне работать эффективно, выполнять свою работу вовремя и, что наиболее важно, сохранять душевное спокойствие.
Организационные навыки могут не только помочь вам справляться с текущей работой — где бы и как бы вы ни работали, — но они также могут помочь вам найти новую работу или получить повышение. И, к счастью, вы можете улучшить свои организаторские способности и продемонстрировать их в поиске работы.
Что такое организаторские способности?
С таким количеством запросов, задач и ожиданий на вашей тарелке организационные навыки — это то, что поможет вам эффективно использовать свое время, ресурсы, энергию и умственную работоспособность для достижения ваших целей и выполнения работы с меньшим стрессом. Организационные навыки могут помочь вам в организации вашего цифрового и физического пространства, а также в управлении, расстановке приоритетов и планировании всего, что вам нужно сделать. Проще говоря, организационные навыки оптимизируют результаты на рабочем месте. Они позволяют вам быть лучшими в своей работе.
5 основных организационных навыков на рабочем месте
Узнайте о некоторых основных организационных навыках на рабочем месте и получите советы по их совершенствованию.
1. Физическая организация
Поддержание организованного физического рабочего пространства может улучшить ваше мышление и производительность за счет устранения стресса и траты времени на поиск необходимых вещей. Организованное пространство также создает более спокойную атмосферу — вы бы предпочли работать за чистым столом или за столом, заваленным бумагами и файлами? Физическая организация может включать в себя поддержание порядка и отсутствия беспорядка на рабочем месте, размещение документов в папках с разными метками, чтобы вы могли легко их найти, возврат предметов туда, где они должны быть после использования, а также организацию любых других физических ресурсов, необходимых для работы.
Чтобы улучшить или оптимизировать свою физическую организацию, попробуйте «создавать и разрабатывать разумные стратегии и физические решения для облегчения рабочего процесса, чистоты и эффективности на рабочем месте», — говорит Элизабет Пирсон, карьерный коуч. Другими словами, создайте физические организационные системы и придерживайтесь их.
Начните с расхламления. Спросите себя, какие предметы вам действительно нужны, а какие просто занимают драгоценное место — буквальное место на столе и фигуральное пространство в мозгу.
Затем назначьте «дом» для всего, чтобы вы точно знали, где его найти, экономя время и нервы в будущем. Эмпирическое правило при выборе дома для предмета — убедиться, что все доступно. Если вам приходится изо всех сил пытаться положить что-то на место — скажем, в коробку высоко на полке, до которой вы не можете дотянуться, — скорее всего, вы не потратите время и усилия на то, чтобы убрать это, и ваши физические организационная система рухнет. Чем проще засунуть предмет обратно в назначенное ему место, тем больше вероятность того, что вы сохраните свою организационную систему.
Вы также можете запланировать от 5 до 10 минут на уборку в своем календаре в конце каждого дня, чтобы привести вещи в порядок, чтобы вы начинали каждый день с вещей, расставленных по своим местам.
2. Цифровая организация
Учитывая, что многие из нас в основном работают на компьютерах, организация нашей цифровой жизни также имеет важное значение. Когда вы не тратите драгоценное время на отслеживание важных файлов или сообщений электронной почты, вы можете эффективно использовать свое время и повысить свою производительность. Цифровая организация может охватывать как индивидуальное использование вашего компьютера (например, правильную маркировку и хранение файлов и сообщений электронной почты в разных папках, расположение часто используемых приложений на переднем плане и по центру рабочего стола или док-станции, а также добавление в закладки ссылок, которые вы часто посещаете), так и общие цифровые ресурсы (для например, использование цифровых инструментов управления проектами для управления задачами вашей команды и создание основных документов с ресурсами, к которым ваша команда может регулярно обращаться).
Чтобы улучшить вашу цифровую организацию, решите, какие вещи будут сохранены, где и как. Когда это применимо, сообщите об этих новых правилах всем в вашей команде, у которых будет доступ к этим ресурсам. Например, вы можете создать мастер-таблицу Google с четкой маркировкой в общей папке, куда ваша команда будет добавлять определенные сведения о клиентах. Для вашего почтового ящика Пирсон предлагает создавать метки или папки и использовать фильтры для сортировки электронных писем, что упрощает поиск сообщений и их приоритетность в соответствии с важностью и срочностью.
И, наконец, чтобы оставаться на вершине своей цифровой организации, выделяйте несколько минут в конце каждой недели на резервное копирование важных файлов, их маркировку и правильную организацию. Pearson также рекомендует регулярно проверять вашу цифровую систему организации, чтобы убедиться, что она работает в полную силу.
3. Планирование
Планирование требует как долгосрочного, так и краткосрочного мышления, чтобы «организовать задачи и поручения таким образом, чтобы повысить производительность и производительность», — говорит доктор Брук Вахтлер, лицензированный психолог и основатель BEW Consulting and Training LLC. Вы можете использовать навыки планирования на работе, чтобы наметить большие проекты, разбить их на более мелкие задачи, а затем решить, когда каждая задача должна быть завершена и как.они будут выполнены с учетом необходимых ресурсов. Эти навыки планирования также пригодятся для управления проектом, когда в нем участвуют другие, чтобы определить, кто будет нести ответственность за какие части проекта и как элементы, выполненные разными людьми или командами, будут объединяться. Планирование — это, по сути, создание дорожной карты с четкими указаниями и инструкциями для всех участников, позволяющих достичь желаемого результата наиболее эффективным способом.
Чтобы улучшить свои навыки планирования, начните с обратного проектирования всего, что вы пытаетесь спланировать. Например, если вы планируете большой новый проект, определите конечную цель, а затем проведите мозговой штурм по всем возможным шагам, которые потребуются для ее достижения. Задачи могут меняться, но полезно иметь их в общих чертах с самого начала. Оттуда расположите различные шаги в логическом порядке и установите сроки и крайние сроки для каждого из них. Если в проекте участвуют другие, вы можете принять решение о том, кто что будет делать и как они должны выполнять каждую задачу. Планируйте встречи с вашей командой, чтобы всегда были ясны как долгосрочные, так и краткосрочные ожидания, говорит Вахтлер.
Самое главное, опирайтесь на свою интуицию. Не всегда будет кристально ясно, какое решение является правильным, но полагаясь на свою интуицию, вы сможете начать работу вместо того, чтобы тратить время на догадки, и вы всегда сможете скорректировать свое планирование по мере получения дополнительной информации.
4. Тайм—менеджмент
В то время как планирование заключается в планировании задач, навыки тайм-менеджмента больше связаны с планированием вашего времени изо дня в день, что в конечном итоге влияет на то, насколько эффективно вы сможете придерживаться составленных планов. «Правильное управление временем позволяет вам расставлять приоритеты в проектах, которые принесут наибольшую отдачу», — говорит Пирсон. «Это также предотвращает промедление, потому что у вас есть полное понимание вашего плана действий и того, когда задачи должны быть выполнены».
По словам Вахтлера, если ваши навыки тайм-менеджмента нуждаются в обновлении, две ключевые вещи, на которых следует сосредоточиться, — это расстановка приоритетов и планирование. «Начните с написания списка дел. Затем расставьте приоритеты задач в списке дел на основе сроков и ожиданий». Как только вы узнаете, что важнее всего сделать и когда это нужно сделать, «Составьте расписание на день, в котором укажите, когда вы будете работать над каждым пунктом, начиная с высокоприоритетных и заканчивая низкоприоритетными», — говорит Вахтлер. Она также предлагает выделить в своем календаре блоки времени, чтобы вы точно знали, когда собираетесь работать над каждой задачей. Вы должны учитывать непредвиденные обстоятельства, оставляя в своем расписании некоторое пространство для маневра для просьб или требований, которые могут возникнуть.
Совет: используйте приложение для отслеживания времени или подобное. Отслеживание вашего времени позволяет вам лучше предсказать, сколько времени займет у вас задача, когда вы планируете свои дни.
Не существует универсального подхода к тайм-менеджменту. Стиль производительности каждого человека уникален и зависит от различных факторов, таких как их энергия и окружающая среда. Начните обращать внимание на то, в какое время дня вы работаете лучше всего, и используйте эту информацию для соответствующего планирования своего времени. Это может потребовать некоторых экспериментов, но оно того стоит. Например, предположим, что утром вы обнаруживаете, что ваш ум наиболее острый, а после обеда ваша энергия падает. Зная это, вы можете заблокировать свое утро, чтобы работать над своими самыми важными задачами, не отвлекаясь, и зарезервировать вторую половину дня для других задач, связанных с администрированием, таких как встречи и ответы на электронные письма.
5. Общение
Хотя общение может быть не вашей первой мыслью при перечислении организационных навыков, «многие проблемы возникают из-за недопонимания», — говорит Вахтлер. «Чтобы эффективно работать с нашими коллегами, мы хотим иметь возможность выражать свою точку зрения, четко задавать вопросы и эффективно обмениваться отзывами». Другими словами, сильные коммуникативные навыки гарантируют, что все останется организованным. Они помогают другим понимать и следовать вашим планам и организационным системам, а также помогают вам понять, чего от вас ожидают в отношении всего, что вы пытаетесь организовать на работе.
Имейте в виду, что общение — это не только вербальное выражение, но и невербальное общение, такое как поза, зрительный контакт и язык тела, а также ваша способность слушать, — говорит Вахтлер.
На самом деле, улучшение ваших коммуникативных навыков начинается с укрепления ваших навыков активного слушания. «Когда мы слушаем, чтобы ответить, мы можем упустить то, что на самом деле говорит другой человек, поскольку мы сосредотачиваемся на себе», — говорит Вахтлер. «Слушание, чтобы понять, помогает нам по-настоящему понять точку зрения другого человека и реагировать более эффективно». Попробуйте резюмировать их точку зрения, чтобы убедиться, что вы их правильно поняли (например, «Я слышу…»), запросить примеры (например, «Можете ли вы назвать конкретное время, когда это произошло?») или попросить открытые разъяснения. вопросы (например, «Что вы имели в виду, когда сказали…?»), прежде чем предлагать ответ. Чем больше информации вы сможете собрать из каждого разговора на рабочем месте, тем лучше вы сможете организовать себя и реагировать на проблемы с помощью того, что вы запланировали.
Когда вы пытаетесь что-то сообщить, Вахтлер рекомендует сначала подумать о том, что вы хотите сказать, и быть максимально прямым. «Когда нас беспокоит реакция другого человека, мы можем стараться не говорить то, что на самом деле имеем в виду, но это может привести к плохой коммуникации», — говорит Вахтлер. Поэтому, если вы пытаетесь делегировать задачи в соответствии с планом, который вы составили, или даете обратную связь, которая поможет придерживаться этого плана, «гораздо полезнее для другого человека общаться четко и убедиться, что вы говорите то, что имеете в виду». сказать.»
В целом, четкая и прямая коммуникация сэкономит вам и вашим коллегам время на попытки понять друг друга и, в свою очередь, поможет оптимизировать рабочий процесс.
Как продемонстрировать свои организаторские способности при поиске работы
Учитывая, насколько важны организационные навыки на рабочем месте, важно подчеркнуть их для потенциальных работодателей, когда вы подаете заявление о приеме на работу. Вот как это сделать:
В вашем резюме
Pearson рекомендует включать организационные навыки, такие как способность создавать и соблюдать сроки, делегирование полномочий, постановку целей, принятие решений, управление командой, управление проектами, координацию мероприятий, руководство командой и реализацию стратегии, в свое резюме и профиль LinkedIn.
То, как вы продемонстрируете эти навыки в своем резюме, очень важно. Вместо того, чтобы просто перечислять их в разделе навыков, включите их в свой опыт работы и дайте им контекст, используя сильные маркеры. Выдающийся пункт, демонстрирующий ваши навыки цифровой организации, может выглядеть так:
- Создал цифровую организационную систему, включающую мастер-документы и базы данных ресурсов, которые оптимизировали рабочий процесс команды и повысили производительность.
Во время вашего интервью
Суть в том, чтобы не просто сказать интервьюеру, что у вас отличные организаторские способности, а показать и доказать это, поделившись конкретными историями, которые подчеркивают эти навыки. «Подготовьте конкретные примеры для каждого из навыков, которые вы [перечислите в своем резюме], и будьте готовы говорить о результатах, полученных каждым навыком», — говорит Пирсон.
Не ждите, пока работодатель прямо спросит вас о ваших организаторских способностях (скорее всего, этого не произойдет). Используйте каждый вопрос как возможность продемонстрировать их на конкретных примерах. Распространенные вопросы на собеседовании, такие как « Каковы ваши сильные стороны ?» или « Что делает вас подходящим для этой роли ?» дать вам возможность немного рассказать о своих организаторских способностях и о том, как вы можете повысить ценность. Например, если ваша самая сильная сторона заключается в планировании и управлении проектами, вы можете рассказать своему интервьюеру о времени, когда вы наметили график запуска крупного продукта, установили сроки, делегировали задачи своей команде и разработали системы для оптимизации рабочего процесса., что привело к успешному запуску.
Пирсон также предлагает потренироваться с другом или консультантом по карьере, разыграть интервью по ролям и поделиться своими примерами в данный момент.
В общем, независимо от того, какая у вас работа или в какой компании вы работаете, две вещи очевидны: организационные навыки необходимы на рабочем месте, и преимущества постоянной работы над их улучшением всегда стоят затраченных усилий.
Что такое организаторские способности?
Организационные навыки связаны с созданием структуры и порядка, повышением производительности и определением приоритетности задач, которые должны быть выполнены немедленно, по сравнению с теми, которые можно отложить, делегировать другому человеку или вообще исключить.
Поддержание сильных организационных навыков может снизить вероятность развития плохих рабочих привычек, таких как прокрастинация, беспорядок, недопонимание и неэффективность.
Руководители ищут сотрудников, которые не только могут поддерживать порядок в своей работе и на своем рабочем столе, но и могут быстро приспособиться к организационной структуре компании.
Развивайте эти навыки и подчеркивайте их в заявлениях о приеме на работу, резюме, сопроводительных письмах и собеседованиях. Демонстрация того, что у вас есть навыки, которые ищет компания, поможет вам получить работу и продвижение по службе.
Навыки внутренней и внешней организации
Навыки внутренней организации. Организационные навыки включают в себя больше, чем просто поддержание порядка на рабочем столе и компьютере. Хотя поддержание свободного пространства для работы важно, аккуратность — это лишь один из нескольких ключевых организационных навыков. Сотрудники с отличными организаторскими способностями также могут сохранять спокойствие и быть готовыми с помощью систематического планирования и составления графиков.
Внешние организационные навыки: Рабочие проекты обычно сосредоточены вокруг жесткой временной шкалы, и разделение работы на более мелкие проекты и цели может быть эффективным способом их выполнения. Работодатели ищут работников, которые могут планировать и делегировать эти небольшие задачи себе и другим сотрудникам, чтобы не отставать от сроков и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью.
Примеры организационных навыков
Физическая организация
Физическая организация включает в себя не только аккуратный стол, но и расположение комнат, этажей и целых зданий, и это выходит далеко за рамки поддержания опрятного внешнего вида. Плохо организованное пространство приводит к физическому дискомфорту, потере времени, потерям вещей и даже людей. Пространство, в котором работают люди, во многом зависит от того, насколько хорошо они работают. Кто-то должен спроектировать эти пространства, а затем все остальные должны поддерживать порядок.
- Административный
- Оценка
- Внимание к детали
- лаконичность
- Координация
- Креативное мышление
- Документация
- Эффективность
- Детали обработки
- Выявление проблем
- Определение ресурсов
- Управление встречами
- Владение Microsoft Office
- Применение политики
- Приоритизация
- Производительность
- Ситуационная оценка
- Анализ задачи
- Оценка задач
- Решение задачи
- Анализ рабочего процесса
- Управление рабочим процессом
Планирование
Без плана цель — это только желание. Для любого проекта планирование означает предвидение того, какие ресурсы потребуются и сколько времени займет проект, затем сбор этих ресурсов и выделение необходимого времени. При необходимости работнику может даже потребоваться изменить план в зависимости от наличия ресурсов и нехватки времени.
План может быть таким же простым, как решить, какой конец коридора убирать в первую очередь, или он может наметить корпоративную стратегию на следующие десять лет. Мелкомасштабное планирование может быть проще и быстрее, но оно не менее важно. Навыки, связанные с планированием, можно описать с помощью следующих ключевых слов:
- Анализ
- Анализ проблем
- Бюджетирование
- Бизнес-аналитика
- Данные
- Тенденции данных
- Сроки
- Принятие решения
- Дизайн
- Разработка
- Прогнозирование
- Сбор информации
- Метрики
- Планирование развития
- Прогнозирование развития
- Решение проблем
- Программный менеджмент
- Управление проектом
- Исследовательская работа
- Обзор
- Планирование
- Стратегическое планирование
- Разработка стратегии
- Структурное планирование
- Успешное планирование
- Тенденции
Работа в команде
В хорошо организованной команде у каждого члена своя роль, и задачи распределяются соответственно. Создание организационной структуры новой команды — это умелое достижение, но не менее важно давать и принимать соответствующие полномочия, следовать указаниям и четко общаться с нужными людьми. Хорошо организованные люди понимают и поддерживают структуру команд, частью которых они являются. Ниже приведены термины, используемые для описания навыков, связанных с командной работой:
- Внимательное слушание
- Сотрудничество
- Коммуникация
- Уверенность
- Делегация
- Разница в разрешении
- Направление других
- Оценка
- Содействие
- Цели
- Постановка целей
- Групповое лидерство
- Выполнение
- Реализация решений
- Инструктаж
- Управление
- Управление конфликтом
- Соблюдение сроков
- Достижение целей
- Мотивация
- Многозадачность
- Переговоры
- Устное общение
- Убеждение
- Презентация
- Предоставление обратной связи
- Публичное выступление
- Обязанность
- Брать на себя ответственность
- Преподавание
- Тимбилдинг
- Работа в команде
- Тайм-менеджмент
- Обучение
- Работа с другими
- Письмо
Больше организационных навыков
Вот дополнительные организационные навыки, которые вы можете использовать в резюме, сопроводительных письмах, заявлениях о приеме на работу и на собеседованиях. Требуемые навыки будут различаться в зависимости от должности, на которую вы претендуете, поэтому также ознакомьтесь с нашими навыками, перечисленными по должностям и типам навыков.
- Активное слушание
- Добросовестность
- Принятие решения
- Подача
- Поддержание фокуса
- Владение Microsoft Excel
- Проактивность
- Находчивость
- Самомотивация
- Стратегическое планирование
- Взять инициативу
Что именно нужно, чтобы считаться организованным? Вам нужна канбан-доска, куда бы вы ни пошли? Или достаточно заправить постель и выкроить время на хобби?
В этой статье мы попытаемся найти лучшее определение организационных навыков, покажем вам, почему они так важны на работе и как включить их в свое резюме. Вы также найдете список вдохновляющих ресурсов, которые помогут вам улучшить свои организационные навыки.
Эта статья покажет вам:
- Определение лучших организационных навыков.
- Какие организаторские способности указать в резюме.
- Примеры организаторских способностей, которые ценит каждый работодатель.
- Как улучшить организаторские способности.
1. Что такое организаторские способности?
Организационные навыки — это способности, которые позволяют вам оставаться сосредоточенным на различных задачах и эффективно использовать свое время, энергию, силу, умственные способности, физическое пространство и т. д. для достижения желаемого результата.
В настоящее время-
Широта определения организационных способностей приводит к определенному парадоксу.
С одной стороны, они чрезвычайно желательны для работодателей всех мастей. Кто не хотел бы, чтобы их сотрудники были эффективными и действенными?
С другой-
Чертовски трудно указать, что именно они собой представляют. Достаточно ли содержать свое рабочее место в чистоте и порядке, иметь список дел и придерживаться сроков, чтобы называться организованным ?
Не волнуйтесь.
Мы проясним ситуацию!
2. Организационные навыки — примеры
Прежде чем мы рассмотрим некоторые примеры организационных навыков, давайте проясним одну вещь.
Организаторские способности передаются.
Что это означает?
Ну, у нас есть целая статья, объясняющая, что такое передаваемые навыки.
Короче-
Если вы хорошо организованный человек, вы останетесь хорошо организованным независимо от работы, которую будете выполнять. Это один из навыков межличностного общения, который вы привнесете с собой на любую должность. И это считается важным навыком трудоустройства для любого работодателя.
Почему важны организаторские способности?
Что ж-
Сильные организационные навыки важны по целому ряду причин, но все они имеют один общий знаменатель:
Они превращают вас в эффективного и результативного сотрудника.
И именно поэтому работодатели так ценят сильные организаторские способности. У вас есть правильный набор сложных навыков, но без сильных организационных навыков ваша продуктивность резко падает. Вот почему для того, чтобы быть первоклассным сотрудником, важны как профессиональные, так и социальные навыки.
Рассмотрим более подробно организационные навыки:
Организационные навыки на рабочем месте и для резюме
Сотрудничество
Ваш успех может зависеть от того, насколько эффективно вы сможете организовать свое сотрудничество с другими. Кроме того, не менее важно определить, с кем сотрудничать и в каких проектах.
Коммуникация
Неорганизованное и суматошное общение повредит вашей продуктивности. Вы должны говорить и писать четко, чтобы ваше сообщение было понято. Это означает, что ваши коммуникативные навыки и навыки активного слушания должны быть на должном уровне, чтобы добиться успеха на рабочем месте.
Работа в команде
Организация работы в группе так же важна, как и подбор правильных людей для создания команды. Если ваши организаторские способности на высоте, вы сможете собрать команду исключительных талантов и добиться синергетических результатов, повысив при этом свои лидерские качества.
Делегация
На самом деле ваши навыки делегирования связаны с вашими навыками работы в команде. Хорошо организованные люди знают, что они могут сделать сами, а что им нужно делегировать другим членам команды для достижения наилучших результатов. Это также показывает, что у вас есть сильный набор навыков межличностного общения.
Планирование
Мы легко можем сказать, что самая важная часть хорошо организованного предприятия происходит еще до того, как происходит что-либо еще. Способность планировать, возможно, является наиболее важным качеством любого человека, который утверждает, что обладает сильными организаторскими способностями.
Расстановка приоритетов
Умение отдавать приоритет своим задачам гораздо важнее, чем отмечать пункты в списках дел. Если вы можете заранее определить препятствия, разбить сложные проекты на более мелкие компоненты и оценить их влияние на результат, вы улучшите свои навыки управления проектами и разовьете сильные навыки решения проблем, когда что-то идет не по плану.
Умственные организаторские способности
Это выходит далеко за рамки способности мыслить логично и упорядоченно. Умственные организаторские способности позволяют вам исследовать и анализировать ситуации, готовить документацию или стратегически мыслить среди прочего. Благодаря своим аналитическим способностям вы можете применять методический подход к решению проблем. Вот список некоторых из наиболее важных умственных организационных навыков:
- Административный
- Анализ
- Оценка и оценка
- Внимание к детали
- Концептуальный
- Креативное мышление
- Критическое мышление
- Принятие решения
- Документирование
- Выявление проблем
- Исследовательская работа
- Стратегическое мышление
Физическая организация
Умение поддерживать порядок на рабочем месте также важно. Если вы не можете найти нужные документы, офисные утилиты или рабочий стол вашего компьютера настолько загроможден, что вы не помните, как выглядят ваши обои, ваш рабочий процесс настигнет сбой. Вот пара навыков, которые попадают в эту категорию:
- Подача
- Офис-менеджмент
- Бухучет, ведение учета, делопроизводство
- Складской инвентарь
Тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — чрезвычайно важный организационный навык. Уберскилл, если хотите. Способность выполнять свои задачи своевременно, планировать и придерживаться сроков — это Святой Грааль сильных организаторских навыков. Если вы сможете дисциплинировать себя и свою команду, ваша организация выиграет от вас во всех отношениях.
Баланс между работой и личной жизнью
Да, это определенно жизненно важный организаторский навык. Эффективность на работе начинается с хорошего ночного сна и свежих мыслей. Организуйте свою умственную и физическую гигиену, чтобы было место для работы и развлечений. Помните: работа и отсутствие игр делают Джека скучным мальчиком.
3. Организационные навыки — написание резюме
Даже если вы окажетесь самым организованным человеком в мире, вам никто не поверит.
Если вы не докажете это.
В вашем резюме организационные навыки могут проявиться, по крайней мере, несколькими способами. Какие-то более, какие-то менее очевидные.
Вот более подробное рассмотрение трех способов, которыми вы можете подчеркнуть свои организаторские способности в резюме:
Организационные навыки в резюме — макет
Прежде чем любой рекрутер прочитает хоть одно слово в вашем резюме, он бросит небрежный взгляд на документ.
Доли секунды достаточно, чтобы сформировать первое впечатление.
Поэтому убедитесь, что ваше резюме хорошо организовано и привлекает внимание рекрутера на долгое время.
Вот как:
- Выберите формат резюме в обратном хронологическом порядке. Это выводит ваш опыт и ключевые достижения на передний план. Если вы меняете карьеру или пишете свое первое резюме, прочитайте наше руководство о том, как выбрать формат резюме.
- Выбирайте простые и читаемые шрифты. Они не только хорошо выглядят, но и совместимы с программным обеспечением ATS.
- Пишите простые заголовки. Они помогут рекрутеру быстро определить различные разделы резюме.
- Используйте пустое пространство с пользой и избегайте беспорядка в своем резюме. Вы хотите произвести впечатление организованного. Беспорядок — ваш враг.
- Будьте лаконичны. Если вы можете уместить свое резюме на одной странице, сделайте это. Вы можете поэкспериментировать с размером шрифта, количеством столбцов и т. д. С нашим конструктором резюме это сделать очень просто.
- Начните свое резюме с резюме или цели карьеры. Прочтите наше руководство о том, как написать резюме резюме или как написать цель резюме.
- Затем добавьте опыт и образование. Узнайте, как описать свой опыт работы в резюме и как оформить раздел «Образование».
- Включите раздел ключевых навыков, чтобы убедиться, что они действительно выделяются.
Помните-
Хорошо организованный макет резюме послужит веским доказательством ваших организаторских способностей.
Но это еще не все.
Хотите, чтобы ваше резюме навсегда привлекло внимание рекрутера? Прочтите одно из наших руководств:
- Как составить резюме на работу: руководство по написанию
- 6 советов, как адаптировать свое резюме к описанию работы
Организационные навыки в резюме — описание работы
В написании резюме есть только одно правило.
Актуальность.
Вот почему недостаточно выбрать лучший шаблон для своего резюме.
Вы должны определить организационные навыки, которые ищет работодатель, и показать им, что у вас есть то, что им нужно.
Начните с просмотра предложения о работе.
Список вакансий может выглядеть примерно так:
Помощник по административным вопросам — организационные навыки (описание работы)
- Инвентаризация, получение и хранение повседневных расходных материалов.
- Проверяет счета-фактуры/упаковочные листы, чтобы убедиться в правильности отгрузки.
- Планирует комнаты, встречи и/или экскурсии.
- Выполняет рутинную, простую регистрацию и некритическое копирование. Собирает документы, раздает почту.
- Направляет звонки, приветствует посетителей и предоставляет стандартную информацию в ответ на телефонные или личные запросы.
- Выполняет простой ввод данных на одном экране.
Это описание работы взято из списка на должность помощника по административным вопросам, который должен обладать отличными организаторскими способностями.
Все навыки планирования и организации, которые требуются работодателю, выделены желтым цветом.
В настоящее время-
Хитрость заключается в том, чтобы подготовить раздел опыта вашего резюме на основе объявления о вакансии.
Вот как вы можете описать свои организаторские способности в резюме:
- Руководил офисом с более чем 50 сотрудниками.
- Разработал и внедрил систему отслеживания, которая инвентаризировала и отслеживала повседневные поставки.
- Еженедельно проверял более 100 счетов и упаковочных листов, чтобы убедиться, что все отгрузки выполнены правильно.
- Запланировано более 10 конференц-залов, организованы встречи и корпоративные мероприятия. Внедрена система общего календаря для координации офисной логистики.
Посмотри, как это работает?
Подобное описание работы делает три вещи:
- Он нацелен на соответствующие организационные навыки, указанные работодателем.
- Он описывает ваши организаторские способности с точки зрения достижений.
- Это дружественно к ATS, потому что использует фразу из объявления о работе.
Мы все еще можем сделать еще один шаг вперед.
Организационные навыки для включения в резюме — раздел «Ключевые навыки»
Если вы еще раз взглянете на приведенное выше описание работы и уберете из него самую суть, вы получите список, который выглядит примерно так:
- Внимание к детали
- Документирование
- Офис-менеджмент
- Планирование
- Бухучет, ведение учета, делопроизводство
- Складской инвентарь
Чтобы уделить больше внимания этим организационным навыкам, поместите их в отдельный раздел ключевых навыков.
Таким образом, они не только будут действительно выделяться в вашем резюме, но и будут полностью оправданы тем, что вы указали в разделах опыта.
Подводить итоги-
Есть как минимум три способа показать свои сильные организаторские способности в резюме:
- Разместив свое резюме в хорошо организованной и удобной для навигации форме.
- Определив организационные навыки, перечисленные работодателем в объявлении о работе, и включив их в описание работы в вашем резюме.
- Предоставив им дополнительную известность в разделе ключевых навыков.
Вы случайно не пишете резюме для административного помощника? Что ж, у нас есть руководство по написанию резюме специально для вас: Образец резюме помощника по административным вопросам и руководство (более 20 примеров)
При создании резюме в нашем конструкторе перетаскивайте маркеры, навыки и автоматически заполняйте скучные элементы. Проверка орфографии? Проверить. Начните бесплатно создавать шаблон профессионального резюме здесь.
4. Организационные навыки — вопросы для интервью
Как только ваше резюме приведет вас к долгожданному собеседованию —
Вы должны быть готовы ответить на вопрос о ваших организаторских способностях.
Что ожидать?
Что ж, вас ждет приятный сюрприз.
Но прежде чем я расскажу вам, чего именно ожидать и как правильно отвечать на ваши вопросы, давайте подробнее рассмотрим определенную технику проведения интервью.
Слышали ли вы о так называемых поведенческих вопросах интервью?
Это вопросы, которые относятся к конкретным ситуациям из вашего прошлого опыта работы, и их цель состоит в том, чтобы узнать, как вы справились или вели себя в этой ситуации.
Например:
- Расскажите мне о случае, когда вы попали в стрессовую ситуацию на работе и как вы с ней справились.
- Расскажите о ситуации, когда вам удалось достичь цели.
- Приведите пример цели, которую вам не удалось достичь.
В настоящее время-
Чтобы правильно ответить, лучше придерживаться так называемой ЗВЕЗДОЧНОЙ структуры. STAR — это аббревиатура, которая расшифровывается как:
- Ситуация _
- Т спроси
- Действие _
- РЕЗУЛЬТАТ _
Хороший ответ состоит из всех четырех элементов:
Вы описываете ситуацию, когда вам дали конкретное задание, связанное с вопросом интервьюера. Затем вы объясняете действия, которые вы предприняли, чтобы справиться с заданием, и обсуждаете результаты своих действий.
В случае вопросов на собеседовании, чтобы определить ваши организаторские способности, вы можете ожидать что-то вроде:
«Расскажите мне о ситуации, когда ваши навыки планирования и внимание к деталям имели значение».
Вот обещанные хорошие новости —
Вопросы для собеседования для оценки ваших организаторских способностей будут основаны на вашем резюме.
Итак, если вы следовали шагам, описанным в предыдущем разделе:
Вы будете точно знать, чего ожидать.
Поскольку ваше резюме подчеркивает ваши навыки планирования и внимание к деталям среди других, ожидайте, что рекрутер будет заинтересован в этих организационных навыках в частности.
В настоящее время-
Единственное, что вам нужно сделать, это связать эти навыки с достижениями в вашей должностной инструкции и структурировать свой ответ в соответствии с методом STAR.
Ваш ответ может рассказать о том, как ваше внимание к деталям и сосредоточенность помогли вам еженедельно просматривать более 100 счетов-фактур и упаковочных листов, чтобы убедиться, что все поставки правильные.
Вы можете подробно описать свой процесс и сообщить рекрутеру, какие шаги вы предпринимаете для эффективного выполнения задачи. Может быть, был момент, когда это задание было особенно сложно выполнить? Как вам удалось все исправить? Если вы потерпели неудачу, чему вы научились?
Что касается ваших навыков планирования, сосредоточьтесь на том, как внедрение системы общего календаря помогло вам координировать офисную логистику.
Расскажите рекрутеру о проблемах, с которыми вы сталкивались раньше, и о том, как календарь помог вам с ними справиться.
Помните-
Вопросы на собеседовании для проверки ваших организаторских способностей не будут случайными. Они будут основываться на вашем резюме и требованиях к должности.
5. Как улучшить организационные навыки
Если кто-то скажет вам, что вы не можете научиться организационным навыкам…
Они либо лгут, либо понятия не имеют, о чем говорят.
В конце концов, мы не говорим о талантах.
Мы говорим о навыках.
И навыки, которым вы можете научиться.
Первый шаг — осознать, что вам необходимо развивать свои организаторские способности.
Но-
Мы можем с уверенностью предположить, что вы прошли этот этап.
Итак, без лишних слов, вот список ресурсов, которые могут оказаться полезными:
Смотрите TED Talks, посвященные развитию организационных навыков
Внутри разума мастера-прокрастинатора
Тим Урбан когда-то был самопровозглашенным мастером прокрастинации, который понял, что жизнь слишком коротка, чтобы откладывать дела на потом. И придумал блестящий способ организоваться.
Как получить контроль над своим свободным временем
Лаура Вандеркам — эксперт по тайм-менеджменту. В своем выступлении она научит вас, как «строить жизнь, которую мы хотим, в то время, которое у нас есть».
Как более эффективно управлять своим временем (согласно машинам)
Этот короткий урок TED предлагает совершенно новый взгляд на планирование. Если вы хотите стать хозяином своего времени, то это как раз для вас.
Как спасти мир (или хотя бы себя) от плохих встреч
Как следует из названия, Дэвид Грейди покажет вам несколько способов сделать ваши встречи более эффективными.
Тайм-менеджмент: как написать список дел и узнать, куда уходит ваше время
Джина Трапани, автор книги «Обновите свою жизнь», покажет вам, как правильно использовать простые списки дел, чтобы лучше контролировать свое время.
Забудьте о многозадачности, попробуйте монозадачность
Как дизайнер продукта, Паоло Кардини должен работать эффективно и результативно. В своем выступлении Паоло ставит под сомнение ценность многозадачности, поощряя монозадачность, то есть выполнение одной задачи за раз.
Читайте книги по организационным навыкам
Тайм-менеджмент и организационные навыки для студентов
Эта книга предназначена не только для улучшения навыков тайм-менеджмента и организационных навыков старшеклассников, но и для их родителей.
Приведение дел в порядок: искусство продуктивной работы без стресса
Эта классическая книга Дэвида Аллена поможет вам собраться и избавиться от стресса.
7 навыков высокоэффективных людей: важные уроки личностных изменений
Еще одна классика. Стивен Р. Кови научит вас, как добиться максимальной эффективности и продуктивности.
Заправьте свою постель: мелочи, которые могут изменить вашу жизнь… и, возможно, весь мир
Что ж, если вы хотите взять себя в руки и убедиться, что ваши организаторские способности не имеют себе равных, узнайте, как это сделать, у бывшего морского котика. Военный опыт генерала Макрейвена можно универсально применить во многих невоенных контекстах.
Попробуйте приложения для организационных навыков
- Календарь Google — самый простой способ следить за своим временем
- Evernote — универсальное приложение для создания заметок. Его премиум-версия предлагает некоторые мощные функции, такие как интеграция с Chrome или вырезание веб-сайтов.
- Google Keep — простое приложение для создания заметок
- Todoist — это приложение для тайм-менеджмента, которое поможет вам понять свои ежедневные или еженедельные цели.
- Trello — канбан-доска на стероидах с множеством дополнительных функций. Это дает вам представление о том, что было сделано, над чем работали и кто чем занимается.
Заключение
Вот краткий обзор того, что вам нужно знать об организационных навыках:
- Ваши организаторские способности помогают вам оставаться эффективными и продуктивными — как в профессиональном, так и в личном плане.
- Организаторские способности являются одними из наиболее востребованных навыков работодателями.
- Вы можете отображать свои организаторские способности в своем резюме разными способами.
- Если вы правильно составите свое резюме, вы сможете легко подготовиться к вопросам и ответам на собеседование по организационным навыкам.
- Существует множество ресурсов (онлайн, книги, приложения и т. д.), которые могут помочь вам улучшить свои организационные навыки.
