Перечисление навыков MS Office в резюме похоже на то, что вы можете пользоваться мобильным телефоном:
Это очевидно.
Но если вы хорошо владеете Microsoft Office, недостаточно указать «MS Excel» в верхней части списка навыков вашего резюме. Менеджеры по найму хотят доказательств. Вот почему вам нужно уметь перечислять и описывать свои навыки, как мастер MOS.
Это руководство покажет вам:
- Список навыков Microsoft Office по программам.
- Как описать навыки Microsoft Office в резюме, чтобы доказать, что вы профессиональный пользователь MS.
- Указывать навыки работы с Microsoft Office в резюме — не лучшая идея.
- Как получить сертификат Microsoft Office и повысить свои шансы на работу.
1. Навыки Microsoft Office
Microsoft Office Suite, широко известный как Microsoft Office или просто Office, представляет собой набор инструментов для повышения производительности, используемых предприятиями по всему миру. Однако он используется не только для написания текстов в Word и создания таблиц в Excel. Этот пакет позволяет пользователям выполнять сотни сложных задач.
Верно — для некоторых вакансий требуются только базовые знания. Но для большинства должностей среднего и высокого уровня вам также необходимо знать несколько сложных функций.
MS Office состоит из:
- Microsoft Word: программа для обработки текстов, позволяющая писать и редактировать тексты. Он содержит набор полезных языковых инструментов и различные параметры доступности.
- Microsoft Excel: это программа для работы с электронными таблицами для организации данных и управления ими.
- Microsoft Powerpoint: воплощает ваши идеи в жизнь в виде презентаций и позволяет создавать дизайны, анимацию слайдов, 3D-модели и значки.
- Microsoft Outlook: это ваша электронная почта, календарь и список контактов.
- Microsoft OneNote: цифровая записная книжка, которая помогает собирать информацию в виде текста, рисунков, вырезок с экрана и даже аудиофайлов.
Microsoft Office Suite предлагает программы, которые можно использовать как в веб-браузере, так и на компьютере.
Две старые добрые вещи ниже теперь можно использовать только на ПК:
- Microsoft Access: система управления базами данных, из которой можно напрямую подключаться к другим приложениям и базам данных.
- Microsoft Publisher: инструмент макета, который позволяет пользователям стилизовать тексты, изображения, границы и т. д.
Компании очень часто используют Microsoft Office 365 Business с Microsoft Teams и другими приложениями, такими как Microsoft OneDrive и Microsoft SharePoint, которые упрощают командную работу.
Тем не менее, когда в объявлении о вакансии говорится «навыки Microsoft Office», они, вероятно, имеют в виду этот квартет: MS Word, Excel, PowerPoint и Outlook:
Навыки Microsoft Office
- Создание электронной таблицы
- Создание таблиц
- Создание сводных таблиц
- Запуск и создание макросов
- Анализ данных
- Визуализация данных
- Проверка данных
- Создание документов
- Управление таблицами содержания
- Подготовка документов к печати
- Вычитка и редактирование копии
- Создание слайд-шоу
- Встраивание видео и изображений
Введите классическую модную фразу для резюме:
Владею Microsoft Office
Опыт работы с Microsoft Office обычно означает, что вы можете использовать MS Word для редактирования текстовых документов, создания шаблонов и автоматизации создания оглавлений. Знание Excel означает запуск и создание функций, сводных таблиц и диаграмм. Кроме того, вы можете создавать слайд-шоу в PowerPoint.
Это теория. На практике большинство кандидатов чувствуют себя обязанными использовать эту фразу в своем резюме, не имея возможности сделать что-то большее, чем обращаться с электронными таблицами как с таблицами и писать отчет в Word.
Вот что делать вместо этого:
Как описать знание Microsoft Office в резюме
Свободное владение Microsoft Word, знание Microsoft Excel — это можно сформулировать по-разному в вашем резюме, но вы должны помнить, что это означает нечто большее, чем просто редактирование текста или суммирование ячеек.
Так что, если у вас есть только эти базовые навыки работы с Microsoft Office —
Оставьте их. Почему?
Во-первых, все знают основы офисного пакета. Это основное ноу-хау.
Во-вторых, вы можете запутать рекрутера. Они видят знание Excel и думают: макросы, сводные таблицы и ВПР. Что вы думаете: добавление строки, форматирование таблицы и удаление дубликатов.
Если вам зададут об этом вопрос или, того хуже, практическое задание, вы окажетесь лжецом. А это означает мгновенное «Нет, спасибо».
Так что берегите свою репутацию и не перечисляйте навыки работы с Microsoft Office, которыми вы обладаете лишь базовыми знаниями.
Когда еще указание MS Office в резюме является плохим решением?
Когда очевидно, что ты можешь это использовать.
Вам не нужно упоминать MS Office, если вы профессионал в области высоких технологий.
Или если вы ищете работу, которая, вероятно, не потребует навыков MS Office, например, уход за больными, графический дизайн или, скажем, актерское мастерство.
Теперь давайте проверим, что на самом деле означает знание Microsoft Office:
Навыки Microsoft Word
- Настройка страницы
- Форматирование текста
- Редактирование
- Создание шаблонов
- Текстовые поля
- СмартАрт
- Быстрый доступ
- Заголовок и лента
- Проверка орфографии
- Проверка грамматики
Навыки Microsoft Excel
- Таблицы
- Рабочие тетради
- Формулы
- Связывание данных
- Сводные таблицы
- Графики
- Анализ данных
- Макросы и автоматизация (VBA)
- Заявления ЕСЛИ
- Проверка достоверности данных
Навыки Microsoft Powerpoint
- Дизайн презентации
- Шаблоны
- Пользовательские слайды
- Анимация
- Рукописи
- Создание графиков и диаграмм
- Устранение неполадок с презентациями
Навыки Microsoft Outlook
- Навигация
- Архивация
- Назначение задач
- Распределение задач
- Настройка параметров электронной почты
- Фильтры электронной почты
- Управление календарем
- Планирование
Все эти технические навыки требуют здоровой дозы более мягких навыков:
- Ввод данных
- Анализ данных
- Аналитические навыки
- Письменное сообщение
- Сотрудничество
- Работа в команде
- Обмен документами
- Дизайн
Видеть? Это очень много умений. И если вы можете отметить только некоторые из этих пунктов для каждого компонента MS Office, это означает, что вы не владеете им.
Уровни владения Microsoft Office
Владение MS Office иногда описывается с точки зрения уровней владения: начальный, средний, продвинутый. Самый нижний уровень позволяет пользователям открывать или создавать документы, вводить или обновлять информацию. Промежуточные пользователи смогут вносить массовые изменения или операции. Опытные пользователи должны иметь возможность запускать макросы и создавать свои собственные, использовать функцию ВПР и сводные таблицы.
В Word они смогут добавлять мультимедиа и создавать автоматические оглавления. Как видите, разные инструменты представляют собой разные уровни сложности. Кроме того, рекрутеры не очень любят самооценку, поэтому лучше пропустить уровни квалификации и объяснить, что именно вы можете сделать.
2. Как перечислить навыки Microsoft Office в резюме
- Поместите свои навыки MS Office в раздел навыков резюме.
- Перечислите только те способности, которыми вы действительно обладаете.
- Включите самые передовые навыки в свой раздел опыта резюме.
- Используйте маркеры, чтобы описать свои достижения.
- Покажите результаты своей работы и оцените свой успех.
- Не хвастайтесь своим знанием MS Word, если только это не требуется в объявлении о вакансии.
- Будьте конкретны и справедливы в своей самооценке.
Посмотрите пример ниже, чтобы лучше понять, что мы имеем в виду:
| ПРАВИЛЬНО |
|
Почему этот пример работает так хорошо?
Во- первых, наш кандидат составил основной список всех навыков MS Office, которыми он обладал.
Затем внимательно прочитайте предложение о работе и выделите важные навыки.
Наконец, они выбрали только те навыки из основного списка, которые соответствовали описанию работы.
Совет профессионала: еще одна причина, по которой вам следует адаптировать свое резюме к объявлению о работе? Системы отслеживания кандидатов (ATS). Сегодня многие компании используют его для сканирования резюме кандидатов на наличие навыков. Навыки MS Office в объявлении о вакансии почти всегда упоминаются в настройках АТС.
3. Курсы и сертификаты MS Office
LinkedIn перечисляет науку о данных, бизнес-анализ, письмо и редактирование среди 25 основных навыков, которые больше всего нужны компаниям в 2021 году. Это означает, что базового понимания MS Office недостаточно.
Если вы хотите официально продемонстрировать свое знание Microsoft Office, доказать свои продвинутые навыки и повысить свои шансы на получение приглашения на собеседование, подумайте о том, чтобы присоединиться к одной из программ сертификации Microsoft Office.
К ним относятся:
- Специалист по Microsoft Office (MOS)
- Специалист по Microsoft Office (MOS) Эксперт
- Специалист по Microsoft Office (MOS) Master
Все программы заканчиваются выпускным экзаменом и сертификацией.
Существует также множество онлайн-курсов по MS Office (попробуйте Udemy, Coursera или Skillshare).
Заключение
Вот краткий обзор того, как указать свои навыки работы с MS Office в резюме:
- Следуйте основному списку всех навыков Microsoft Office, чтобы начать. Выберите навыки, которые имеют отношение к вашей будущей должности.
- Докажите свои навыки в описании работы. Покажите рекрутеру, как вы их используете на практике и чего вы добились благодаря им.
- Если вы не «владеете MS Office», не говорите об этом в резюме. Честно говорите об уровне своих навыков.
- Рассмотрите возможность получения сертификата Microsoft Office. Это поможет вам выделиться среди других кандидатов.
