Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое, казалось, никто не понял, что заканчивалось нарушением графика всего проекта? Или написали отчет, который вам потом приходилось устно объяснять всем после того, как они его прочли?
Даже если вы не занимаетесь писательской деятельностью, которая является основным компонентом ваших профессиональных обязанностей, вы, вероятно, используете свои навыки письма каждый день, чтобы общаться с другими с помощью текстовых сообщений (будь то по электронной почте или в Slack, в ежемесячном или квартальном отчете, в форме обновления проекта или иным образом). На самом деле, сильные письменные коммуникативные навыки являются одним из главных качеств, которые ищут работодатели, независимо от того, на какую работу они нанимаются.
Есть несколько различных типов навыков письма, и с практикой вы можете укрепить их — и продемонстрировать их при следующем поиске работы.
Почему важны навыки письма?
Если вы занимаетесь писательской или писательской деятельностью (например, занимаетесь маркетингом), вы, возможно, уже знаете, как ваши навыки письма помогают вам ежедневно. Но даже если вы не работаете ни на одной из этих профессий, «письмо — это важный навык на рабочем месте, особенно сегодня, когда все больше и больше людей работают удаленно», — говорит карьерный коуч Muse Дженнифер Смит, основатель Flourish Careers. В мире, который становится все более онлайновым, «меньше личного общения и больше письменного общения».
Сильные навыки письма помогут вам общаться с другими людьми без необходимости планировать встречу или телефонный звонок. Они гарантируют, что читатели поймут ключевые моменты того, что вы пытаетесь донести, уйдут с идеями и впечатлением, которые вы от них хотите, и, во многих случаях, предпримут действия, чтобы сделать то, что вы надеетесь, что они сделают.
«Большинству профессионалов приходится составлять деловые электронные письма, — говорит карьерный коуч Muse Тара Гудфеллоу, владелица Athena Consultants. Электронные письма могут использоваться для того, чтобы вы информировали свою команду о проекте, запрашивали информацию у коллеги или как вы отслеживали встречу с четкими дальнейшими шагами. А в некоторых случаях электронная почта — это то, как вы производите первое впечатление на нового человека. Например, если вы являетесь менеджером по работе с клиентами и общаетесь с потенциальными клиентами по электронной почте или через LinkedIn, «хорошо написанное коммерческое предложение важному клиенту повысит доверие к вам и поможет найти нового клиента», — говорит Смит.
Вы, вероятно, также используете навыки письма вне электронной почты. Может быть, вы готовите презентации, которые включают текст, или вам нужно написать отчет о результатах того, что вы сделали или исследовали. Или, возможно, вы собираетесь в отпуск и записываете то, что вам нужно, чтобы ваши товарищи по команде или отчеты знали или о чем позаботились, пока вас нет.
Письмо — это то, к чему другие могут вернуться в любой момент, в отличие от устного общения, которое, возможно, придется повторять и которое требует одновременного присутствия обеих сторон. Письменные записи могут быть особенно полезны, когда вы пытаетесь стандартизировать то, как ваша команда или компания справляется с повторяющимися задачами, или обучаете новых сотрудников их выполнению. «Четкое написание и документирование новых процедур может обеспечить согласованность в будущем и улучшить контроль качества», — говорит Смит, даже если вы не можете встретиться и объяснить процессы каждому новому человеку, который их берет на себя.
Примеры навыков письма
Есть несколько типов навыков, которые в совокупности делают кого-то сильным писателем, в том числе:
Исследовательская работа
Прежде чем написать хоть одно слово, вам нужно изучить тему, о которой вы пишете. Сбор актуальной и точной информации является ключевой частью написания, и этот процесс может помочь вам понять, какой контент включить. В зависимости от того, что вы пишете, исследование может включать в себя изучение вашего целевого клиента — будь то общий целевой рынок или отдельная компания — оценку источников на предмет силы и надежности, общение с экспертами, просмотр и анализ данных или общение с другими членами вашего сообщества. команда.
Планирование и/или описание
План — это урезанный набросок того, какие моменты или темы будут затронуты в документе, над которым вы работаете, и как вы планируете структурировать информацию, что может дать вам дорожную карту, которой вы будете следовать при написании. Создание плана и его следование гарантирует, что вы включите всю важную информацию в правильном порядке, не будете повторяться или слишком далеко отклоняться от своей точки зрения. Часто бывает проще получить сторонний вклад в набросок, чем написать весь отчет или что-то подобное только для того, чтобы обнаружить, что ключевая информация отсутствует. Навыки составления плана также можно использовать для заблаговременного планирования проекта, не связанного с письмом, или планирования процесса, что может быть особенно полезно, если вы делегируете полномочия другим или сотрудничаете с ними.
Грамматика и ясность
Грамматика — это набор правил, регулирующих использование языка. Это то, что побуждает всех общаться одинаково и, как следствие, лучше понимать друг друга. Существует множество правил английской грамматики, и вам обязательно следует знать основные из них. Но если вы не писатель или редактор, знание неясных маленьких причуд грамматики обычно не требуется. Что необходимо, так это знать, как построить четкое, легко читаемое и понятное предложение, чтобы вы могли общаться в письменной форме.
Проверка и редактирование
Редактирование — это процесс исправления и изменения собственного или чужого текста для его усиления. Вы можете пересматривать или редактировать, внося существенные изменения в структуру, организацию или содержание произведения. Или вы можете откорректировать часть письма, проверяя любые орфографические ошибки, грамматические ошибки или опечатки. В других случаях вы можете корректировать предложения или абзацы, чтобы они лучше звучали или отражали определенный тон. Сильные навыки редактирования могут быть полезны в самых разных профессиональных ситуациях — от просмотра отчета или презентации для коллеги до обнаружения ошибки в электронном письме, которое вы собираетесь отправить всей компании.
Навыки коммуникации
Даже если письмо не является основной частью вашей работы, вы, скорее всего, будете использовать его для общения на рабочем месте. Это может означать составление электронного письма, отправку сообщения кому-либо в Slack или Teams, отправку отзыва, создание повестки дня собрания или обновление проекта. Умение ясно общаться в письменной форме поможет вашей работе идти более гладко, повысит ваши шансы получить то, что вы хотите и в чем нуждаетесь, от других, предотвратит недопонимание и позволит вашим коллегам чувствовать себя информированными и вовлеченными, что в конечном итоге укрепит ваши профессиональные отношения.
9 советов, как улучшить свои навыки письма
«Хорошее письмо может помочь вам выделиться и продвинуться вперед», — говорит Смит. Так как же улучшить свои навыки письма? Вот несколько советов:
1. Освежить в памяти основы грамматики
Если вы уже чувствуете, что ваши глаза стекленеют, не волнуйтесь. Если вы не являетесь писателем, редактором или кем-то подобным, вам не нужно знать, кто или кто и когда использовать длинное тире или точку с запятой (и, честно говоря, редакторы не всегда знают все эти вещи).). Но вы должны знать основы: как писать целыми предложениями, а не фрагментами или повторениями; как использовать кавычки и запятые в типичных сценариях; и когда использовать там, они или их, чтобы назвать несколько.
2. Читайте (и изучайте) тип письма, который вы хотите улучшить
Один из лучших способов улучшить свое письмо — много читать. Обратите внимание на то, что письмо находит отклик у вас, и внимательно посмотрите на это письмо, чтобы увидеть, как оно составлено. Он использует много технических слов? Тон разговорный или более серьезный? Использует ли писатель много коротких предложений, в основном длинные предложения, или и то, и другое?
Чтение любого типа может помочь вам получить представление о различных способах эффективного сочетания всех элементов письма. Но может быть особенно полезно сосредоточиться на тех же типах письма, которые вы хотите улучшить. Чтение Шекспира — это здорово, если вам это нравится, но вряд ли это улучшит вашу электронную почту. Если вы хотите повысить уровень своего маркетингового текста, технических отчетов или письменных коммерческих предложений, вам следует изучить эти типы письма наиболее внимательно.
3. Выберите правильный формат для ситуации
Вы должны быстро сообщить своему боссу о том, что вы сделали за последнюю неделю. Как лучше всего это сделать? Собираетесь ли вы открыть новый документ Google и написать отчет на пяти страницах, охватывающий каждую деталь? Возможно нет. Скорее всего, вы наберете электронное письмо с несколькими короткими абзацами или маркерами, которые охватывают ключевые моменты таким образом, чтобы ваш начальник мог быстро прочитать.
С другой стороны, если вы подробно описываете результаты недельных исследований, этот пятистраничный отчет может понадобиться вашему непосредственному руководителю или коллеге по команде, которому нужно знать о вашем процессе. Но если вы делитесь этими результатами с другим отделом, может быть, имеет смысл передать только ключевые выводы или действия в презентации PowerPoint с несколькими маркерами или кратким резюме на каждом слайде.
Знание и выбор правильного формата для данного фрагмента письма — в зависимости от ваших целей и предполагаемой аудитории — даст вам подходящее количество и тип пространства, чтобы поделиться тем, что вам нужно, а также правильно определит ожидания ваших читателей. Возвращаясь к предыдущему примеру, если ваш менеджер увидит сообщение Slack, он будет ожидать, что его чтение займет не более нескольких минут, но если вы отправите ему длинный документ, он будет готов получить много информации. (и могут воздержаться от чтения, пока у них не будет времени, необходимого для его переваривания).
4. Набросайте план, прежде чем писать
Особенно, когда вы пишете что-то более длинное или особенно важное, предварительное наброски могут сделать законченный проект более сильным и сделать процесс более плавным. Лучший способ наброска будет зависеть от ваших личных предпочтений и того, что вы пишете.
В большинстве случаев вы захотите разделить свой план на разделы (независимо от того, обозначают ли эти разделы главы, абзацы, слайды или что-то еще) и отметить цель каждого раздела. Почему он включен и на какой вопрос этот раздел отвечает вашему читателю? Как только вы это узнаете, вы сможете быстро отметить, какая информация должна быть в этом разделе вашей статьи. При составлении плана убедитесь, что порядок разделов имеет смысл. Кому-нибудь понадобится немного информации или контекста, которые в настоящее время запланированы для более позднего раздела, чтобы понять, о чем вы здесь говорите? Переместите эту информацию или раздел вверх в своем плане.
Если у вас есть несколько пунктов, которые вы хотели бы затронуть, но вы не знаете, в каком порядке или как они сочетаются друг с другом, план может быть еще более полезным. Запишите каждый ключевой момент так, чтобы его было легко перемещать — например, маркированный список в документе Word или Google или даже отдельные каталожные карточки — и начните с группировки похожих и связанных пунктов вместе. Затем организуйте эти группы таким образом, чтобы они были логичными. Если вы еще не уверены в своих ключевых моментах, вы можете проделать то же упражнение со всеми небольшими фрагментами информации, которые вы хотите включить, и сформулировать ключевые моменты, как только вы увидите, как вся ваша информация сочетается друг с другом.
5. Будьте в курсе своей аудитории и подходящего тона для вашего письма
Чтобы хорошо общаться посредством письма, важно понимать, кто будет читать и какой язык подходит.
Подумайте, насколько формальным является ваш язык — если вы ругаете товарища по команде, вы можете быть более расслабленным в своем тоне и выборе слов, чем когда вы отправляете электронное письмо клиенту или готовите презентацию для заинтересованных сторон. В большинстве профессиональных ситуаций вам следует пропустить смайлики и избегать использования нескольких знаков препинания, если ситуация действительно не требует этого. «Редко ‘!!!!!!’ необходимо», — говорит Гудфеллоу. И не пишите заглавными буквами, если вы действительно не хотите кричать.
Прежде чем писать, обратите внимание на уровень знаний вашей аудитории по теме. «Если они знают о ситуации, им [может быть] не нужно много подробностей», — говорит Гудфеллоу. Например, если вы информируете других членов команды разработчиков о функции, которую вы закодировали, вы можете использовать технический жаргон и пропустить предысторию, но если вы пишете о новой функции в блоге для клиентов, вам может понадобиться объяснять вещи немного более подробно, выбирать более распространенные слова и явно указывать, почему это важно для них.
Прежде чем закончить какой-либо текст, найдите время, чтобы перечитать его, принимая во внимание точку зрения аудитории. «Имейте в виду, что то, как вы намереваетесь написать электронное письмо, может не соответствовать тому, как оно будет воспринято», — говорит Гудфеллоу. Тон сложно передать текстом, особенно юмором, и вам не следует подразумевать отношение, которого вы не имеете в виду. Если вы отвечаете на цепочку электронных писем, пишете комментарий в текущей ветке или каким-либо образом продолжаете разговор, постарайтесь отражать тон сообщений раньше своего, говорит Гудфеллоу.
6. Обратите внимание на механику вашего письма
Вот несколько основных рекомендаций, которые следует помнить и которые помогут сделать почти все, что вы пишете, более легким для чтения и понимания:
- Не используйте сложные слова, когда подойдут простые слова. Если вам кажется, что вы использовали функцию тезауруса через каждые несколько слов, это, вероятно, отвлечет вашего читателя или заставит его потерять фокус. Вы также получите бессвязный тон, и вы рискуете, что кто-то не поймет, что вы хотите донести.
- Варьируйте предложения. Если все ваши предложения имеют одинаковую длину или имеют одинаковую структуру, ваше письмо может стать утомительным для чтения. «Одна общая проблема, которую я вижу, — это каждое предложение, начинающееся с «я», — говорит Гудфеллоу. Думайте: «Я хочу [x]. Мне нужно [у]. Я бы хотел [з]. Это становится повторяющимся, и читателю легче потерять свое место, если все выглядит одинаково.
- Используйте определенные слова и фразы. По возможности четко указывайте, что вы имеете в виду, а не используйте расплывчатые слова, такие как «вещи», или фразы, такие как «и так далее». Эта практика сделает ваше письмо более сильным и легким для восприятия.
- Не повторяйтесь. Когда вы пишете и говорите, обычно говорят одно и то же несколько раз, но немного по-разному. Повторение может излишне загромождать ваш текст и привлекать внимание людей к отказу от него.
- Удалите слова-наполнители и язык фильтрации. Такие слова, как «просто» и «тот», часто не нужны, чтобы донести вашу точку зрения и утяжелить текст. Вы также должны взглянуть на любые наречия и прилагательные, которые вы используете, чтобы увидеть, поможет ли более сильное, более конкретное существительное или глагол. Точно так же фильтрация таких слов, как «я думаю» или «похоже», может ослабить ваше сообщение и сделать вас менее уверенным. Использование фильтрующих выражений особенно характерно для женщин, которых социализировали, чтобы смягчить свое мнение, чтобы не обидеть.
- Проведите своего читателя через каждый из ваших пунктов. Переходя от одной темы к другой, делайте это плавно. Если вы потратили последний абзац на обсуждение проекта, который завершили на прошлой неделе, а затем сразу переходите к описанию предстоящего проекта без перехода, ваш читатель, скорее всего, запутается. И для каждого нового пункта убедитесь, что вашему читателю понятно, почему вы поднимаете его и как он связан с общей темой.
7. Получите отзывы о своем письме
Если вы хотите улучшить свои навыки письма, получение мнения других людей о том, как вы сейчас справляетесь, может быть чрезвычайно полезным. Вы можете не осознавать, что склонны использовать неправильную форму слова «ваш» или что ваши предложения слишком длинные. Но может кто-то другой. Люди также часто используют одни и те же слова и фразы снова и снова, не осознавая этого. Точно так же вы можете думать, что пишете ясно и по делу, но читатель может чувствовать, что отсутствует ключевой контекст. Когда вы получаете отзывы от нескольких человек или по нескольким статьям, обращайте внимание на любые комментарии или критические замечания, которые вы получали более одного раза, и в первую очередь сосредоточьтесь на этой области.
Попросите товарища по команде, менеджера или кого-то еще, чьему мнению вы доверяете, посмотреть на то, что вы написали, и спросить, что может сделать ваш текст сильнее. (Если это кто-то, с кем вы работаете, проще всего будет попросить его написать отзыв о том, что ему все равно нужно прочитать).
По словам Смита, в зависимости от того, над каким текстом вы хотите работать, вы также можете присоединиться к писательской группе или сообществу, где люди обмениваются текстами и критикуют друг друга. Вы можете найти семинары по письму (как онлайн, так и лично) в университетах и других общественных программах — они часто стоят денег, но проводятся с опытным инструктором или фасилитатором — или вы можете найти (обычно бесплатные) группы по письму в Интернете. Meetup.com и профессиональные организации — отличные места для начала поиска.
8. Вычитка
Независимо от того, что вы пишете, последний просмотр на наличие опечаток или ошибок может избавить вас от головной боли в долгосрочной перспективе. Вы где-то сами себе противоречили или упустили глагол из предложения? Прочитайте все, что вы написали вслух, если это возможно. Иногда на экране все выглядит нормально, но когда вы пытаетесь это сказать, вы понимаете, что что-то не так. Точно так же вы можете распечатать свое письмо и исправить его на бумаге, говорит Смит. Часто этого достаточно, чтобы увидеть свой текст по-другому, что облегчает обнаружение ошибок. Если текст имеет более высокие ставки или впечатление, которое он производит на читателя, имеет большое значение, постарайтесь, чтобы его прочитал кто-то еще, говорит Гудфеллоу.
9. Используйте технические инструменты в качестве вспомогательных средств, а не заменителей
Существует множество программ и подключаемых модулей, которые утверждают, что «исправляют» ваше письмо, например, WritingProAid, Sapling, Grammarly и даже средства проверки орфографии и грамматики, встроенные в текстовые процессоры. По словам Смита, эти инструменты облегчают написание хороших текстов. Но они не должны быть вашим единственным источником правды. Компьютерные программы, как правило, пропускают ключевой контекст, понятный читателям-человекам. «Проверка орфографии может помочь, но есть много слов, которые являются «правильными», но могут не соответствовать вашим намерениям», — говорит Гудфеллоу.
Ни один из этих инструментов не должен заменять собой тщательную корректуру. Как профессиональный редактор, я использую такие инструменты, чтобы привлечь внимание к возможным ошибкам, но я всегда смотрю на их предложения, прежде чем принять их, и оцениваю, действительно ли они правильны или ясны. Я также тщательно ищу ошибки, которые инструменты вообще не уловили. Компьютерные программы могут легко пропустить путаницу омофонов, напряжённые переходы между предложениями, неправильный выбор слов и другие проблемы. А иногда вам может понадобиться писать в стиле, для поддержки которого эти инструменты не запрограммированы. Например, если вы пишете об инвестировании, они могут пометить биржевые тикеры и распространенные финансовые сокращения как ошибки.
Демонстрация ваших навыков письма при поиске работы
Если вы претендуете на работу, связанную с письменным трудом, вас могут попросить отправить образец письма вместе с вашим заявлением или пройти тест навыков в какой-то момент во время собеседования. Но вы можете продемонстрировать свои навыки письма и на других этапах, независимо от того, на какую работу вы претендуете.
В вашем резюме
Если конкретный тип писательского навыка, такой как опыт работы с копиями в социальных сетях или знакомство с определенным руководством по стилю, не указан в описании работы или явно не представляет большой ценности для конкретной должности, ваши навыки письма обычно не относятся к раздел ваших навыков — по крайней мере, это не то место, где их будут искать рекрутеры и менеджеры по найму. Вместо этого они будут смотреть на то, как написано ваше резюме, чтобы увидеть эти навыки в действии. Вот несколько рекомендаций, которым нужно следовать:
- Используйте правильную и последовательную грамматику — никаких случайных переключений времен глаголов.
- Пишите четкие и краткие маркированные списки, стараясь выбирать определенные слова и сильные, активные глаголы.
- Избегайте расплывчатых или чрезмерно используемых слов. Это означает, что нужно избегать бесконтекстных модных словечек, таких как «страстный» и «синергический», которые могут звучать кричаще, но сами по себе ничего не значат. И вместо таких слов, как «руководил» и «руководил», говорит Смит, стремитесь к интересным и креативным, но в то же время четким и конкретным словам, которые рекрутер не видел тысячу раз в этот день.
- Корректировка!
Если вы работаете в сфере, где письмо является основным компонентом вашей работы, вы также можете ссылаться на примеры написания прямо из своего резюме, даже если вас не просят их предоставить, чтобы еще больше продемонстрировать свою квалификацию.
В сопроводительном письме
При написании сопроводительного письма (а вы должны написать сопроводительное письмо), вы захотите следовать всем тем же советам, что и при написании резюме. Но сопроводительные письма дают вам больше возможностей, чтобы по-настоящему продемонстрировать свои навыки письма. Вместо того, чтобы перечислять списки своих квалификаций, используйте сопроводительное письмо, чтобы написать краткие, но убедительные анекдоты, которые вместе составляют связную историю о том, почему вы подходите для этой работы. Выберите прошлый опыт, который имеет отношение к работе, которую вы хотите, и поддерживает ваш общий рассказ. Следите за тем, чтобы ваши предложения и абзацы строились логично, и всегда было понятно, зачем в них включается информация. Вы также можете добавить больше голоса и индивидуальности в сопроводительное письмо, чем в резюме, чтобы дать читателю представление о том, кто вы есть как личность.
На протяжении всего процесса собеседования
Конечно, интервью не часто проводятся в письменной форме. На самом деле, если для этого нет веских причин (например, для вас или для интервьюера, вам нужно предоставить инвалидность), полнотекстовое собеседование может быть красным флагом для мошенничества с работой.
Но вы по-прежнему будете общаться со своим потенциальным работодателем по электронной почте на протяжении всего процесса. «Потратить время на составление хорошо написанных ответов на электронные письма — отличный способ произвести сильное первое впечатление», — говорит Смит. «Рекрутеры и менеджеры по найму заметят разницу между хорошо продуманными ответами и поспешными комментариями».
Помните, что вас оценивают не только за вашу способность выполнять конкретную работу, но и за ваш потенциал в качестве товарища по команде. Коллега или прямой подчиненный, который общается по электронной почте четко и профессионально, в конечном итоге облегчит всем работу, в то время как человек, которого трудно понять в письменном виде, может показаться будущей головной болью, которую ему придется решать, особенно если вы будем общаться с людьми за пределами компании по электронной почте.
