Административная работа является критически важным видом занятости, который включает в себя предоставление основных услуг, поддерживающих деятельность и выживание компаний. Существует несколько различных видов административной работы, каждая из которых имеет разные профессии для работников. Изучение этого типа занятости может помочь вам найти полезную и подходящую карьеру. Чтобы узнать о том, что включает в себя работа администратора, и узнать о некоторых работах, которые вы можете выбрать в этой области, рассмотрите эту статью.
Что такое административная работа?
Административная работа относится к предоставлению услуг, которые поддерживают основные операции компании. Например, административные работники могут отвечать на телефонные звонки в качестве секретарей, выполнять канцелярскую работу в качестве информационных клерков, помогать менеджерам в качестве старших помощников руководителя или помогать клиентам принимать решения о покупке в качестве виртуальных помощников. Большинство профессий, которые можно отнести к административной работе, связаны с несколькими обязанностями и требуют профессионалов, которые эффективно справляются с многозадачностью. Этот вид работ отличают несколько особенностей, таких как:
- Это предполагает сотрудничество: администраторы обычно должны сотрудничать для достижения своих целей, а не работать независимо. Например, координатор по качеству должен работать с внешними поставщиками, финансовым отделом и производственным отделом для выполнения своих задач. Точно так же секретарь должен работать с коллегами, клиентами и менеджерами, чтобы собирать и предоставлять информацию, представлять работодателя, организовывать мероприятия и решать проблемы.
- Это требует хороших коммуникативных навыков: специалисты по административной поддержке регулярно разговаривают с клиентами, работодателями и коллегами при выполнении своих служебных обязанностей. Следовательно, для достижения успеха необходимо иметь отличные навыки устной, письменной и невербальной коммуникации.
- Это включает в себя навигацию по корпоративной структуре: в соответствии со своими должностными обязанностями профессиональные администраторы должны знать, как работает компания в отношении ключевых процессов, политики сотрудников, управленческой политики и организационных протоколов, чтобы эффективно сотрудничать с другими и выполнять свои обязанности.
Советы по работе с администрацией
Вы можете использовать следующие советы при поиске или улучшении своей работы на должности администратора:
- Используйте свои навыки наблюдения: каждая организация имеет уникальную культуру, которая влияет на поведение и моральный дух руководителей и подчиненных. Административные работники должны быть опытными профессионалами в отношении корпоративной культуры и внутренней политики. Наблюдение за тем, как ваши коллеги и руководители взаимодействуют и выполняют задачи, может помочь вам получить информацию, необходимую для повышения вашей продуктивности на административной работе.
- Делайте все возможное как можно чаще: поскольку работники администрации выполняют основные услуги, эффективные работодатели ценят административных работников, которые делают все возможное для выполнения своих должностных обязанностей. Если вы сделаете все возможное на работе, это поможет вам продвинуться в профессиональном плане. Например, определите возможности, с помощью которых вы можете продвигать интересы своего работодателя, делая больше, чем просто выполняя свои обязанности, и разработайте методы их эффективного использования. Затем используйте эти методы, чтобы показать свою ценность.
- Будьте ответственны за свои ошибки. Несмотря на то, что вы изо всех сил старались хорошо выполнять свои обязанности, вы, вероятно, совершаете ошибки. Чтобы добиться успеха на административной работе, не стесняйтесь брать на себя ответственность за любые ошибки, которые вы допускаете в отношениях с вашим руководителем и коллегами. Это позволит вам управлять последствиями своих ошибок и завоевывать доверие окружающих.
- Принимайте похвалу, когда вы этого заслуживаете: если вы усердно работали над проектом и видите результаты своего труда, не стесняйтесь присваивать себе похвалу за свою работу. Информирование о вашем вкладе в деятельность компании позволит и мотивирует вашего работодателя видеть в вас актив. Кроме того, отслеживайте свои достижения, разрабатывайте соответствующие показатели, которые показывают влияние вашей работы на организацию, и документируйте их в своем резюме. Затем используйте эти данные при ведении переговоров о повышении, подаче заявки на повышение внутри компании или при подаче заявления о приеме на работу в другую компанию.
Виды административной работы
Вы можете использовать следующий список типов административной работы, чтобы найти работу, которая вам подходит:
Административная поддержка
Специалисты по административной поддержке выполняют канцелярские обязанности и необходимы для большинства отраслей. Профессии в этой категории работы администратора включают следующие параметры:
- Секретарь: Секретарь отвечает на звонки, управляет канцелярскими принадлежностями, обрабатывает корреспонденцию, организует поездки и назначает встречи. Некоторые специалисты также могут вести бухгалтерский учет. Чтобы стать секретарем, вам понадобится как минимум аттестат о среднем образовании. В дополнение к навыкам работы с компьютерным программным обеспечением вам потребуются способности в обслуживании клиентов, наборе текста, организации и работе в команде. Большинство секретарей начального уровня приобретают необходимые навыки в течение нескольких недель обучения на рабочем месте.
- Помощник по административным вопросам: Помощник по административным вопросам выполняет основные обязанности секретаря, а также более сложные канцелярские задачи, такие как организация и ведение файлов компании и управление бюджетом офиса. Чтобы получить право на эту работу, вам обычно нужен аттестат о среднем образовании и соответствующий набор навыков, приобретенный благодаря опыту работы секретарем.
- Исполнительный секретарь: в качестве исполнительного секретаря профессионал оказывает секретарские услуги члену высшего руководства компании. Эта позиция обычно доступна для работников среднего звена с несколькими годами соответствующего опыта.
- Административный менеджер: эта должность включает в себя надзор, обучение и набор административного персонала, а также разработку и реализацию операционного бюджета. Для этой должности вам потребуется степень бакалавра и опыт работы по профессии.
Финансы
Административные работники в финансовой сфере предоставляют канцелярские, бухгалтерские услуги и услуги по выставлению счетов. Вы можете выбрать одну из нескольких вакансий в этой категории административной работы, например:
- Финансовый служащий: Финансовый служащий предоставляет финансовые административные услуги, такие как ведение финансовой документации, выполнение денежных операций, расчет сборов и помощь клиентам. Для этой профессии вы можете получить необходимую подготовку во время работы, и вам нужен как минимум аттестат о среднем образовании. Существуют различные типы финансовых клерков, таких как клерки по выставлению счетов и отправке счетов, клерки по кредитам, работники игровой клетки, клерки брокерских компаний, уполномоченные по кредитам, клерки по расчету заработной платы и хронометражу, клерки по страховым претензиям и обработке полисов, а также клерки по закупкам.
- Клерк по бухгалтерскому учету: также называемый клерком по бухгалтерскому учету или клерком по аудиту, этот профессионал разрабатывает финансовые отчеты организации, контролирует их и поддерживает точность финансовых данных. Хотя для получения этой работы вам не нужна ученая степень, вам обычно требуется некоторый опыт работы в колледже в дополнение к основным математическим навыкам, компьютерному программному обеспечению для ведения бухгалтерского учета и электронных таблиц, а также вниманию к деталям. Из-за возросшей компьютеризации финансовых отчетов эти специалисты должны использовать компьютерные технологии для работы с базами данных, бухгалтерским программным обеспечением и отчетами.
- Сборщик счетов и счетов: сборщик счетов и счетов пытается сотрудничать с клиентами, чтобы получить их платежи по просроченным счетам. Обычно для этой должности требуется диплом средней школы, и вам потребуется несколько месяцев обучения во время работы на вашей первой работе.
Информационные технологии
Как администратор в области ИТ, ваша работа будет включать использование различных вычислительных технологий для обработки данных. Варианты для этого типа административной работы включают следующие задания:
- Информационный клерк: справочный клерк выполняет канцелярские услуги по обработке информации о компании путем сбора данных, использования компьютерного программного обеспечения, написания претензий и отчетов, а также ведения записей в бумажном и цифровом форматах. Вы можете получить эту работу с дипломом средней школы, но некоторые работодатели могут потребовать степень младшего специалиста или некоторые курсы в колледже. Существуют различные типы информационных клерков, таких как клерки по переписке, помощники по кадрам, клерки в отелях, интервьюеры по критериям, клерки по файлам, интервьюеры, клерки по поездкам, муниципальные клерки, клерки по заказам и клерки по выдаче лицензий.
- Ключи ввода данных: ключи ввода данных вводят информацию в различные типы компьютеров, проверяют их ввод, верифицируют данные и подготавливают материалы для печати. Печатание, точность и внимание к деталям — вот некоторые из навыков, которые вам понадобятся для этой работы. Вакансии доступны для специалистов с высшим образованием и соответствующими способностями.
Юридические услуги
В юридической отрасли административные работники предоставляют канцелярские и исследовательские услуги. Вы можете рассмотреть следующие административные вакансии:
- Параюрист или помощник юриста: Параюрист поддерживает юристов, предоставляя услуги административной поддержки, такие как набор текста, исследование прецедентного права, ввод данных, организация электронной базы данных, закупка судебных документов и другие формы материально-технической поддержки. Как правило, для работы по этой профессии вам нужен сертификат параюридического образования, степень младшего специалиста или степень бакалавра. Некоторые работодатели могут предлагать обучение на рабочем месте перспективным кандидатам, не имеющим юридического образования или опыта.
- Клерки судебного права: Клерк судебного права предоставляет канцелярские услуги, чтобы помочь членам судебной власти в судах. В то время как вам обычно требуется степень бакалавра и юридическое образование, чтобы работать судьей в федеральных судах, вы можете работать в судах штата, имея степень бакалавра и по крайней мере один год обучения в юридической школе.
- Секретарь по правовым вопросам: у этих специалистов те же обязанности и квалификация, что и у секретаря, но им может потребоваться более длительный период обучения, чтобы изучить специфическую для отрасли юридическую терминологию.
