Личные помощники похожи на помощников руководителя или офисных помощников в том, что все они выполняют рутинные задачи административного типа, так что кому-то другому это не нужно. Обязанности, вероятно, будут включать просмотр или ответ на телефонные звонки, письма и электронные письма, управление графиками и ведение заметок на собраниях.
Разница с личными помощниками заключается в том, что они помогают только одному человеку, а также могут помогать с личными задачами, такими как покупки или планирование социальных мероприятий.
Некоторые люди делегируют работу над проектом своим помощникам или заменяют их помощниками в их отсутствие.
Требования к персональным ассистентам
Хотя не существует установленных минимальных требований к личным помощникам с точки зрения образования, опыт работы в бизнесе или административной работе помогает. В некоторых случаях также может быть важен второй или третий язык. В общем, навыки, которые у вас есть, важнее вашего образования. Обсуждение некоторых из этих необходимых навыков может помочь вам решить, подходит ли вам этот тип работы.
Вот список навыков личного помощника для резюме, сопроводительных писем, заявлений о приеме на работу и собеседований. Требуемые навыки будут различаться в зависимости от должности, на которую вы претендуете, поэтому также ознакомьтесь с нашим списком навыков, перечисленных по должностям и типам навыков. Просмотрите эти списки и посмотрите, использовали ли вы эти навыки на предыдущих работах или приобрели их в процессе обучения.
Делайте заметки о том, когда и как вы использовали или развили эти навыки. Затем добавьте их в свое резюме и сопроводительное письмо или держите под рукой для заполнения заявлений о приеме на работу. Люди, которые проверяют приложения, часто ищут ключевые навыки. Сопоставьте свои навыки с теми, которые размещены в соответствии с требованиями для работы. Затем убедитесь, что они упомянуты в вашем сопроводительном письме и перечислены в вашем резюме.
Вы также должны разработать ответы на интервью о том, как вы использовали свои навыки на предыдущих должностях. Приведите пример того, как вы решили проблему на рабочем месте, используя один или несколько из этих навыков. Покажите, как использование ваших навыков способствовало успеху проекта.
Примеры необходимых навыков
Этот список не является исчерпывающим, но включает в себя некоторые из наиболее важных и востребованных навыков для личных помощников.
Организация и тайм-менеджмент
Как личный помощник, большая часть вашей работы будет заключаться в том, чтобы организовать кого-то другого и соблюдать график. Поэтому вы должны быть хорошо организованы сами. К счастью, организаторским навыкам можно научиться. Существуют определенные приемы, которые вы можете применить, чтобы сделать свое время более эффективным и в остальном поддерживать порядок в своей жизни и жизни вашего менеджера.
Письменное и устное общение
Вам придется понимать и следовать инструкциям, а также передавать информацию четко и честно. В зависимости от деталей вашей должности вам, возможно, также придется приветствовать клиентов, отвечать на корреспонденцию или создавать отчеты и презентации. Все эти задачи требуют первоклассных коммуникативных навыков, включая устную и письменную речь, аудирование и чтение.
Точность и внимание к деталям
Внимание к деталям является важным компонентом как для поддержания организованности, так и для хорошего общения.
Расплывчатость или неточность в лучшем случае приводят к неэффективности, а также могут привести к серьезным ошибкам или оттолкнуть коллег вашего руководителя.
Знание соответствующего ПО
Программное обеспечение, с которым вам придется работать, может различаться, но, скорее всего, оно будет включать в себя обработку текстов, электронные таблицы, базы данных, календари, настольные издательские системы и PowerPoint или что-то подобное. Возможность обеспечить хотя бы минимальную техническую поддержку является плюсом. Возможно, вам придется оценить несколько различных программ и приложений, чтобы выбрать для себя наиболее подходящие инструменты для достижения целей вашего менеджера. Ваша задача всегда состоит в том, чтобы облегчить и упростить работу вашего менеджера, а для этого может потребоваться много скрытого решения проблем.
Такт и осторожность
Как личный помощник, вы будете часто иметь дело с секретными материалами, от коммерческой тайны до очень личной информации, которую вам необходимо будет хранить в тайне.
Родственным навыком является тактичность, способность мягко или совсем не реагировать на информацию, которую другие люди могут счесть трудной или смущающей. Другими словами, вы должны быть безопасным человеком, чтобы ваш менеджер был уязвим рядом с вами. Ведь только вы будете знать, какая помощь им нужна.
Список навыков
Административные навыки
Эти навыки часто являются частью описания работы личного помощника или являются навыками с добавленной стоимостью. Вашему работодателю может понадобиться кто-то, кто может выполнить эти задачи за нее.
- Административный
- Назначения
- Переписка
- поручения
- События
- Планировка события
- Подача
- Реализация процедур
- Ведение расписаний
- Встречи
- Офис-менеджмент
- Управление проектом
- Исследовательская работа
- Планирование
- Диктовка
- Получение сообщений
- Делать заметки
- Организация поездок
- Планирование путешествия
Навыки общения
Для работы личного помощника важны все аспекты коммуникации. Будьте готовы показать свой опыт или подготовку.
- Ответить по телефону
- Коммуникация
- Электронное письмо
- Приветствие посетителей
- Обработка запросов
- Сеть
- Невербальная коммуникация
- Проверка звонков
- Вербальные коммуникации
- Письменные сообщения
Финансовые навыки
Есть ли у вас опыт или подготовка для этих задач?
- Бухгалтерский учет
- Бюджетирование
- Покупка
- Источник
- покупка товаров
Технологические навыки
Умеете ли вы использовать разные платформы и устройства и выполнять базовые действия по устранению неполадок?
- Компьютер (ПК, Mac, планшет)
- Управление базами данных
- Microsoft Office
- Подготовка презентации
- отчеты
- Обработка текстов
Навыки личного мастерства
Эти навыки часто являются частью вашей личности. Покажите, как вы их использовали и развивали.
- Конфиденциальность
- дипломатический
- Осмотрительность
- Гибкость
- Межличностный
- Многозадачность
- Организация
- Положительный настрой
- Решение проблем
- Профессиональное поведение
- самомотивированный
- Командный игрок
- Тайм-менеджмент
- Работать независимо
Если вы не использовали эти навыки на предыдущей работе, посмотрите, как вы развили их на волонтерской или неоплачиваемой работе или используете их в своей личной жизни. Используете ли вы эти навыки в религиозной общине или для студенческого проекта в школе? Вы развили навыки в составе спортивной команды или индивидуального вида спорта? Этот опыт также может быть ценным и сделать вас лучшим кандидатом на эту должность.
В следующем образце резюме, разработанном для личного помощника, обратите внимание на то, как некоторые из упомянутых выше навыков включены в текст, особенно «основные квалификации».
Образец резюме личного помощника
Это пример резюме на должность личного помощника. Загрузите шаблон резюме (совместимый с Google Docs и Word Online) или см. ниже дополнительные примеры.
Образец резюме личного помощника
Carly Applicant
999 Main Street
New York 10003
(123) 555-1234
[email protected]
КАРЬЕРНАЯ ЦЕЛЬ
Ориентированный на детали и хорошо организованный личный помощник, хорошо разбирающийся в оказании беспрепятственной поддержки руководителям высшего звена, а также в самостоятельном выполнении административных обязанностей, назначении встреч и поездок, совершении покупок и планировании мероприятий с легкой эффективностью, ищет должность личного помощника с топ-менеджером. фирма.
ОСНОВНЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ
- Способен обрабатывать конфиденциальные данные и обрабатывать всю корреспонденцию и диктовку с бескомпромиссной целостностью и конфиденциальностью.
- Я могу легко установить взаимопонимание с клиентами, поставщиками и заинтересованными сторонами проекта как лично, так и в письменной форме.
- Способен использовать образование в области бухгалтерского учета, чтобы точно сбалансировать бухгалтерские книги и выполнять функции бюджетирования и закупок.
- Всегда поддерживает позитивное и в высшей степени профессиональное поведение, способное внушать доверие и участие других.
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ
GLENGARRY INCORPORATED, Колумбия, Миссури,
личный помощник президента, сентябрь 2016 г. — настоящее время
Обеспечьте всестороннюю административную и личную поддержку основателю бутиковой финансовой консультационной фирмы, в сферу ответственности которой входят диктовка, переписка, делопроизводство, отношения с поставщиками, планирование встреч, координация поездок и планирование мероприятий.
- Планировал все детали для очень успешных мероприятий по работе с клиентами, включая выходные на гольф- и теннисных курортах, семинары по финансовому планированию и банкеты для акционеров.
- Найдены и обеспечены рентабельные поставщики услуг в сфере путешествий и развлечений, которые сокращают расходы на командировки на 15%.
- Использование Adobe Creative Suite для создания визуально привлекательных новых маркетинговых брошюр и ежемесячного информационного бюллетеня.
ОБРАЗОВАНИЕ
Бакалавр наук в области делового администрирования (специальность: бухгалтерский учет) 2016 г.; GPA 3.9
Университет Миссури, Колумбия,
Список деканов штата Миссури; Окончила с отличием
Технические навыки: Microsoft Office Suite, QuickBooks и Adobe Creative Suite. Свободно владеет испанским языком.
