Благодарственные письма, написанные любезно и искренне, необходимы в деловом мире. Если бывший начальник предоставил вам рекомендацию, деловой контакт порекомендовал вас своему работодателю, коллега помог вам с проектом или потенциальный новый начальник только что провел собеседование с вами о вакансии, важно найти время чтобы поблагодарить всех, кто помогает в вашей карьере, поиске работы или бизнесе.
Благодарственные письма — отличный способ выразить признательность людям за помощь.
Они также могут помочь вам и другими способами. Благодарственное письмо может помочь вам поддерживать контакт с кем-то в вашей сети. Это может помочь вам напомнить менеджеру по найму, почему вы подходите для этой должности. Это также может показать вашему руководителю, что вы профессиональны и вежливы.
Убедитесь, что вы знаете и о чем писать в письме, и о том, следует ли отправлять email, письмом или открыткой. Сказание правильных слов в правильном формате произведет на вашего собеседника впечатление и заставит его почувствовать, что его ценят.
Email с благодарностью
Email в наши дни является в значительной степени стандартом делового общения. Если необходимы быстрые последующие действия — например, если вы хотите выразить благодарность за возможность пройти собеседование до того, как комитет по найму примет свое решение, — лучше всего подойдет email.
Отправленные по почте благодарственные письма
Физические благодарственные письма могут иметь форму неформальной рукописной записки или официального печатного письма. То, как вы пишете письмо, должно показывать ваше понимание компании и человека, которого вы благодарите.
Если вы знаете, что у вас есть время передать благодарность по почте, письменное спасибо показывает, что вы сделали дополнительный шаг, чтобы выразить свою признательность.
Более традиционные компании часто предпочитают печатное письмо или рукописную заметку. Однако, если вы хотите по-настоящему персонализировать свое сообщение благодарности (например, если вы благодарите коллегу, с которым работали годами), подумайте о рукописной открытке.
Что включить в благодарственное письмо
Независимо от того, в какой форме вы отправляете благодарственное письмо, вы всегда должны включать определенные компоненты.
Обращайтесь к человеку соответствующим образом. В начале письма обратитесь к человеку с надлежащим приветствием, например «Уважаемый господин Фамилия». или «Уважаемое Имя». Если вы хорошо знаете человека, используйте его имя. В противном случае обращайтесь к нему или к ней как «мистер», «мисс» или другое подходящее название.
Скажи спасибо. Быстро переходите к сути своей заметки. Скажите слова «спасибо» в первых двух предложениях, чтобы человек знал, зачем вы пишете. Если вы отправляете email, также укажите фразу «Спасибо» в строке темы.
Приведите (некоторые) подробности. Убедитесь, что вы указали, за что благодарите человека. Расскажите немного о деталях, чтобы человек понял, что вы цените. Например, если вы говорите спасибо тому, кто дал вам совет по работе, объясните, что вы считаете наиболее полезным. Если вы говорите спасибо после собеседования, напомните человеку о конкретном моменте из собеседования (или напомните ему, почему вы подходите для этой работы).
Немного подробностей покажет человеку, что вы действительно цените и почему.
Еще раз скажи спасибо. Перед тем как выйти, еще раз выразите свою признательность.
Выйти. Используйте подходящее завершение, например «С уважением» или «С уважением». Затем завершите свою подпись (написанную от руки и напечатанную, если это письмо, рукописную, если это карточка, и напечатанную, если это email).
Советы по написанию благодарственного письма
Отправьте его как можно скорее. Напишите и отправьте сообщение как можно скорее. Не откладывайте благодарность, особенно после собеседования. Если вы не отправите благодарственное письмо после собеседования, это снизит ваши шансы получить работу.
Будьте позитивными, но искренними. Выразите благодарность, но не переусердствуйте. Люди могут сказать, когда благодарственное письмо неискренне. Например, если вы благодарите работодателя после увольнения с работы, вы должны выразить свою благодарность и сосредоточиться на том, что вам нравится в работе там. Однако не лгите и не говорите, что любили все, если на самом деле не любили. Сосредоточьтесь на положительном, но не лгите.
Персонализируйте каждое письмо. Персонализируйте каждое отправляемое вами благодарственное письмо. Например, если вы отправляете благодарственные письма всем, с кем проходили собеседование при приеме на работу, добавьте что-нибудь к каждой заметке о вашем конкретном разговоре с каждым человеком. Не копируйте и вставляйте одно и то же сообщение для каждого человека — это покажется неискренним.
Будьте краткими. Благодарственные письма должны быть короткими. Сохраняйте заметку не длиннее пары кратких абзацев.
Вычитайте и редактируйте. Благодарственное письмо на рабочем месте должно быть профессиональным. Это означает, что он должен быть хорошо написан и не содержать ошибок. Перед отправкой внимательно прочтите свое письмо.
