Ассистент руководителя: Описание профессии, навыки и возможности

Исполнительные помощники похожи на административных помощников или секретарей в том, что все они поддерживают чью-то работу — обычно руководителя — выполняя или контролируя служебные обязанности. Разница в том, что исполнительный помощник — это, в частности, старший сотрудник офиса, назначенный высшему руководителю. Это включает в себя надзор и обучение других офисных сотрудников, а также решение задач, которые могут оказать существенное влияние на успех компании.

Исполнительный помощник Обязанности и ответственность

Эта работа обычно требует способности выполнять следующую работу:

Просмотрите документы
Бухгалтерия/бухгалтерия
Управление календарем
Провести исследование
Отношения с клиентами
Разработать и поддерживать файловую систему
Обрабатывать информационные запросы
Организация встреч
Вести учет
Упорядочить планы поездок
Ввод
Планировка события
Готовить статистические отчеты
Обработка отчетов о расходах
Ведите протокол встречи

Обязанности помощника руководителя включают в себя те же обязанности, которые выполняют помощники по административным вопросам: выполнение и прием телефонных звонков; отправка заметок, электронных писем и писем от имени руководителя; прием посетителей; планирование работы; и больше.

Помощники руководителя действуют как привратники, принимая решения о том, кто получает доступ к руководителю и какую информацию получает руководитель.

Они часто проводят исследования и готовят отчеты, влияющие на политику компании. Эти обязанности означают, что помощники руководителя должны полностью понимать работу своего работодателя. В результате эти работники также могут выступать в качестве связующего звена между исполнительной властью и остальным канцелярским персоналом.

Образование, обучение и сертификация

Существует несколько требований к образованию, чтобы начать работать секретарем, но получить должность исполнительного помощника обычно можно только после нескольких лет опыта. ³

Образование: Диплома средней школы достаточно для большинства вакансий начального уровня, но те, у кого есть степень младшего специалиста или бакалавра в областях, связанных с бизнесом, будут более востребованы.
Сертификация: никто не должен быть сертифицирован, чтобы стать помощником руководителя, но есть сертификаты, доступные через онлайн-курсы для большинства программ, требующих навыков. Такие сертификаты могут сделать кандидата на работу более привлекательным.
Обучение: опыт и доверие приобретаются в процессе выполнения работы, и исполнительные помощники, как правило, зарекомендовали себя в течение длительного периода времени.

Навыки и компетенции помощника руководителя

Печатание, работа с файлами и другие канцелярские навыки важны, но лучшие помощники руководителей часто обладают сильным характером, который проявляется в нескольких полезных навыках межличностного общения: ⁴³

Навыки общения: помощники руководителя часто выступают в роли контролера, решая, какие сообщения и какие посетители или звонящие должны направляться непосредственно их работодателю, а какие должны быть перенаправлены или обработаны каким-либо другим образом. Это включает в себя способность быстро собирать информацию от тех, кто требует времени от своего босса.
Тайм-менеджмент: любой, кто управляет временем другого человека, как это часто делают помощники руководителя для своих боссов, также должен уметь управлять своим собственным временем.
Надежность: помощники руководителей часто имеют доступ к конфиденциальной информации, и руководители, на которых они работают, должны полностью доверять им, чтобы они могли быть максимально эффективными в своей работе.
Многозадачность: помощники руководителя регулярно выполняют более одной задачи одновременно, следя за графиками своих начальников и следя за их выполнением.

Перспективы работы

По данным Бюро статистики труда США, количество рабочих мест для исполнительных секретарей и помощников по административным вопросам, как ожидается, сократится примерно на 20% за десятилетие, заканчивающееся в 2029 году. ⁵ Это намного хуже, чем 4%-й рост, прогнозируемый для всех профессий, и значительно хуже, чем 9%-й спад, прогнозируемый для всех секретарей и помощников.

Снижение связано с увеличением числа менеджеров в организации, которые делят одного помощника. Это более вероятно, потому что мобильные и другие электронные средства связи сделали это таким образом, что руководители с большей вероятностью будут заниматься своей корреспонденцией и планировать свои дела.

Рабочая среда

Помощники руководителя обычно работают в офисе и взаимодействуют с посетителями, звонящими и другими руководителями в дополнение к своим начальникам. Работа может быть быстрой и требовательной, а роль привратника иногда требует, чтобы исполнительные помощники говорили «нет» людям, которые не хотят принимать «нет» за ответ.

График работы

Часы часто соответствуют обычным часам типичной рабочей недели. Однако руководители, которые работают допоздна, иногда ожидают, что их помощники также будут доступны в нерабочее время.